SISTEM MANAJEMEN YANG BAIK DALAM MEMIMPIN ORGANISASI

 

Oleh : Tasya Reviana Azhari (@B31-Tasya)

Abstrak

        Artikel ini membahas tentang sistem manajemen yang baik dalam memimpin suatu organisasi. Latar belakang dari artikel ini yaitu banyaknya sistem manajemen yang berantakan membuat organisasi tidak berjalan dengan efektif dan efisien sehingga tujuan yang dimiliki organisasi tersebut tidak tercapai. Artikel ini disusun bertujuan agar para pemimpin organisasi dan masyarakat yang ingin membuat suatu organisasi menyadari bahwa sebuah organisasi memerlukan sistem manajemen agar organisasi tersebut dapat mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

Kata Kunci : Manajemen, Organisasi, Pemimpin.

Pendahuluan

        Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk  mencapai tujuan tertentu. Organisasi membutuhkan sistem manajemen yang baik untuk mencapai tujuannya. Manajemen merupakan cabang ilmu  sosial yang diterapkan pada suatu organisasi untuk mengarahkan roda organisasi untuk mencapai tujuannya.

        Setiap organisasi mempunyai tujuan yang telah ditetapkan, karena dengan tujuan tersebut akan mengarahkan seluruh aktifitas dan dapat dijadikan tolak ukur efektifitas kegiatan organisasi dan pencapaiannya dengan memaksimalkan faktor sumber daya yang ada. Dalam menjalankan organisasi selalu ada pemimpin  yang menjadi penentu untuk melakukan berbagai perubahan di dalam organisasi. Hal tersebut dikarenakan para pemimpin memiliki wewenang yang melampaui semua orang yang dipimpinnya. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan organisasi para pemimpin harus memiliki sistem manajemen yang baik. 

Rumusan Masalah

1. Apa itu Manajemen ? 
2. Apa saja fungsi dari manajemen ?
3. Bagaimana cara menerapkan sistem manajemen yang baik ?
4. Bagaimana cara mempertahankan sistem manajemen yang baik ?

Pembahasan

• Definisi Manajemen

        Menurut kbbi manajemen adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Penggunaan sumber daya secara efektif ini dirincikan dari berdasarkan tesaurus kelas kata verba dari pencarian kata ‘manajemen’, yaitu: melaksanakan, menadbirkan, mengadministrasikan, mengarahkan, mengatur, mengelola, mengorganisir, mengoordinasi, mengurus, menjalankan, menyelenggarakan; memegang kendali, memimpin, mengendalikan, mengepalai, mengetuai, mengomando.

        Encyclopaedia of The Social Sciences, mengartikan manajemen sebagai sebuah proses di mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Dapat diartikan bahwa suatu hal apapun yang memiliki maksud dan tujuan tertentu yang diselenggarakan, kemudian adanya pengawasan dalam penyelenggaraan itu dapat diartikan manajemen.

        Menurut Terry dan Franklin, manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari aktivitas perencanaan, pengaturan, penggerakan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan memenuhi sasaran hasil yang diwujudkan dengan penggunaan manusia dan sumber daya lainnya.

        Luther Gulick menyatakan bahwa manajemen dikatakan sebagai ilmu, karena manajemen dipandang sebagai bidang pengetahuan yang secara sistematik berusaha memahami mengapa dan bagaimana orang bekerja sama.

        Berdasarkan beberapa definisi yang telah disebutkan diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan guna memperoleh suatu hasil yang efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan.

 

• Fungsi Manajemen

        Untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, para manajer hendaknya mampu menguasai fungsi manajemen. Fungsi manajemen menjadi elemen dasar yang selalu melekat dalam proses manajemen organisasi dan menjadi acuan dalam melaksanakan fungsi organisasi. Ada 5 fungsi manajemen pengelolaan organisasi yang wajib dijalankan dengan baik yaitu:

1. Perencanaan 

        Menurut Terry (1986:163), perencanaan adalah tindakan yang meliputi memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan dilakukan berdasarkan data dan fakta, serta terdapat prasyarat, tujuan yang perlu dicapai dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Pengorganisasian

        Terry (1986:233) mengartikan pengorganisasian sebagai “tindakan mengusahakan hubungan-hubungan perilaku yang efektif di antara orang-orang sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu”. Sederhananya adalah kegiatan menyusun struktur organisasi untuk menempatkan seseorang agar dapat menjalankan tugas, peran dan fungsi tertentu dalam organisasi yang merupakan bagian dari kontribusinya untuk pencapaian tujuan.

3. Penggerakan

        Dalam pandangan Terry (1986:313), penggerakan adalah “usaha untuk menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi yang bersangkutan dan sasaran-sasaran anggota organisasi tersebut oleh karena para anggota itu ingin mencapai sasaran tersebut”.

4. Pengendalian

        Terry (1986:395) memandang pengawasan sebagai “menentukan apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, melaksanakan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan perencanaan”. Dapat diartikan sebagai tindakan untuk menemukan dan memperbaiki penyimpangan data tindakan.

5. Pengawasan

        Pengawasan atau controlling atau yang diistilahkan dengan pengendalian adalah penemuan dan penerapan cara dan fasilitas atau alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

• Cara Menerapkan Sistem Manajemen Yang Baik

1. Merancang Perencanaan Kinerja

        Perencanan kinerja adalah awal dari proses sistem manajemen kinerja. Dengan adanya perencanaan kinerja dapat menetapkan sasaran kinerja individu dengan mengidentifikasi, memahami, dan menyepakati target yang harus dicapai oleh karyawan yang dinilai, kompetensi yang harus dicapai oleh karyawan yang dinilai, serta metode untuk menilai kinerja karyawan yang dinilai.

2. Komunikasi Kinerja, Bimbingan, dan Dokumentasi

        Komunikasi kinerja, bimbingan, dan dokumentasi merupakan proses pemecahan masalah dengan mengkomunikasikannya dan mengidentifikasi penyebab dasar yang sebenarnya dari permasalahan atau kegagalan kinerja yang terjadi sehingga dapat dirumuskan penyelesaian dari masalah tersebut. Menurut Bacal (2001:35) komunikasi kinerja yang dilakukan secara terus menerus akan memberi jalan bagi manajer dan karyawan untuk saling bekerjasama mencegah timbulnya masalah, menyelesaikan masalah yang terjadi, dan memperbaiki kinerja.

3. Peniliaian Kinerja dan Evaluasi

        Penilaian kinerja merupakan tahap yang menentukan apakah pejabat penilai atau karyawan yang dinilai telah berhasil menunjukkan kinerja yang sesuai dengan sasaran yang diharapkan atau tidak. Setelah itu dilakukan evaluasi kinerja yang memungkinkan pejabat penilai dan karyawan yang dinilai bekerjasama untuk mengidentifikasi kekurangan yang ditemukan sehingga tidak dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan, kemudian diperbaiki dalam rencana kinerja selanjutnya

4. Konsep Penerapan Kompetensi dalam Sistem Manajemen Kinerja

        Kompetensi merupakan apa yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan pekerjaannya dalam bentuk jenis dan tingkatan perilaku yang berbeda. Identifikasi bentuk jenis dan tingktan perilaku ini dibedakan dari kemampuan, pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai tugas yang berhubungan dengan pekerjaannya.

        Selain sistem manajemen yang baik, setiap organisasi juga harus memiliki pemimpin yang baik agar organisasi dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pemimpin yang baik dan ideal memiliki beberapa sifat diantaranya yaitu :

1. Cerdas 

        Kecerdasan didapat dari hasil belajar, sehingga kaya akan ilmu pengetahuan. Jika seseorang akan cerdas, maka sangat diperlukan semangat belajar dengan tekun dan rajin. Dalam hal ini seorang pemimpin akan bisa dengan cepat dan tepat membuat suatu.

2. Bertanggung Jawab

        Seorang pemimpin yang ideal harus Bertanggung jawab, dalam artian bahwa bertanggung jawab terhadap dirinya dan juga terhadap anggotanya dalam suatu organisasi.

3. Jujur

        Seorang pemimpin yang mempunyai sifat jujur, pasti akan membuat seluruh anggota percaya terhadap segala perkataan dan tindakannya. 

4. Dapat Dipercaya

        Seorang pemimpin yang ideal harus dapat dipercaya, sehingga akan mampu untuk saling percaya dan tidak ada kecurigaan.

5. Inisiatif 

        Seorang pemimpin yang ideal harus inisiatif, sehingga akan mampu untuk memutuskan segala hal dengan benar dan memiliki kemampuan untuk menemukan solusi yang baik demi kemajuan organisasinya.

6. Konsisten dan Tegas

        Konsisten dalam artian bahwa seorang pemimpin akan mampu menjalankan setiap aturan dan kebijakan. Sedangkan tegas yang dalam artian bahwa seorang pemimpin tidak membebaskan anggotanya, namun juga tidak mengekang anggotanya. 

7. Adil

        Seorang pemimpin yang ideal harus berbuat adil, sehingga mampu untuk memperlakukan anggotanya dengan perlakuan yang sama sesuai dengan tugas dan bidangnya masing-masing.

8. Lugas

        Seorang pemimpin yang ideal harus lugas, sehingga akan mampu untuk menjelaskan pemikirannya secara langsung dan tidak bertele-tele

9. Peduli

        Seorang pemimpin yang ideal harus memiliki kepedulian pada kepentingan bersama dan didukung oleh hati nurani yang bersih, tulus, dan ikhlas.

 

• Cara Mempertahankan Sistem Manajaemen

1. Meninjau Struktur Organisasi

        Peninjauan ulang struktur organisasi adalah hal yang sangat penting karena struktur organisasi dibuat untuk memberikan kejelasan bagian atau fungsi, kewenangan, tugas dan tanggung jawab sehingga pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih serta segala bentuk aktivitas akan mudah dikontrol dan dikendalikan.

2. Meninjau Sarana dan Prasarana Organisasi

        Sarana dan prasarana organisasi sangat penting untuk meningkatkan sistem manajemen organisasi. Hal ini diperlukan untuk mendukung berjalannya sistem manajemen sehingga sistem yang ada akan lebih efektif dan efisien. Sarana dan prasarana yang kurang memadai pada dapat menyebabkan sistem tidak berfungsi bahkan terbatas di lapangan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memeriksa sarana dan prasarana tersebut agar sistem dapat beroperasi secara optimal dan baik di dalam Organisasi.

3. Meninjau kembali efektivitas sistem yang sudah berjalan di dalam Organisasi

        Tinjauan terhadap sistem yang sedang berjalan untuk melihat apakah sistem yang berjalan sebelumnya efektif atau tidak. Saat membangun sistem manajemen, hal yang aling penting adalah implementasi di lapangan dan tidak meniadakan kebutuhan sistem. Oleh karena itu, sangat penting untuk menyesuaikan jenis sistem manajemen yang  dapat diterapkan  dengan situasi organisasi, gaya kepemimpinan manajemen, dan kemampuan karyawan untuk memimpin sistem. 

4. Meninjau kembali komitmen dari pimpinan organisasi

        Agar organisasi dapat berjalan dengan optimal maka diperlukan untuk meninjau kembali komitmen dari pimpinan organisasi. Karena semuanya berpangkal pada komitmen pimpinan untuk menjaga roda organisasi tetap berjalan. Kenyamanan manusia, sistem, infrastruktur, dll merupakan wujud pemenuhan komitmen manajemen. Tanpa komitmen dan dukungan kepemimpinan/manajemen yang baik dan kuat, tidak semuanya optimal.

Kesimpulan

        Manajemen merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan guna memperoleh suatu hasil yang efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan. Manajemen akan berjalan dengan baik apabila organisasi tersebut telah menguasai fungsi-fungsi dari manajemen agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

        Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang berbeda-beda, tetapi agar memiliki sistem manajemen yang baik dapat menerapkan 4 hal yaitu perencanaan kinerja, membangun komunikasi kinerja, bimbingan dan dokumentasi, menilai kinierja dan melakukan evaluasi, serta penerapan kompetensi agar karyawan dapat melaksanakan tugas yang berhubungan dengan pekerjaanya.  

 

Daftar Pustaka

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2016). Tentang: Manajemen. Diambil kembali dari Situs web KBBI Daring: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/Manajemen

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2022). Tentang: Manajemen. Diambil kembali dari Situs web Tesaurus Tematis Bahasa Indonesia: http://tesaurus.kemdikbud.go.id/tematis/lema/manajemen

Hidayati, I., Siti, E. A., & Iqbal, M. (2014). Analisis Penerapan Sistem Manajemen Kinerja Berbasis Kompetensi. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 15 No. 1. Diambil kembali dari https://media.neliti.com/media/publications/84575-ID-analisis-penerapan-sistem-manajemen-kine.pdf

Iriantara, Y. (t.thn.). Konsep Dasar, Proses, Fungsi, dan Pendekatan Manajemen.

Musfah, J. (2015). Manajemen Pendidikan: Teori, Kebijakan, dan Praktik. Jakarta: Prenadamedia Group.

Mustari, M. (2014). Manajemen Pendidikan. Jakarta: PT Raja Grafindo.

PT. Manajemen Sertifikasi Indonesia. (2016). Tentang: Sitem Manajemen yang Baik dan Benar. Diambil kembali dari MSICERTIFICATION.ID: http://msicertification.id/news/read/44/sistem-manajemen-yang-baik-dan-benar.html

Sahadi, Husni, O. T., & Kusumah, A. K. (2020). Karakter Kepemimpinan Ideal dalam Organisasi. Jurnal Moderat, Volume 6, Nomor 3. Diambil kembali dari https://jurnal.unigal.ac.id/index.php/moderat

Susanto, P. (2016). Produktivitas Sekolah: Teori dan Praktik di Tingkat Satuan Pendidikan. Bandung: Alfabeta.

Thaib, D. (2008). Fungsi Manajemen dalam Organisasi. Mediastima: Jurnal Ilmiah STIMA KOSGORO.

Wijaya, C., & Rifa'i, M. (2016). Dasar-Dasar Manajemen: Mengotimalkan Pengelolaan Organisasi Secara Efektif dan Efisien. Medan: Perdana Publishing.