MANAJEMEN DAN PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK KEBERHASILAN ORGANISASI YANG LEBIH EFEKTIF DAN EFISIEN

  

A.    Manajemen

Definisi Manajemen

Secara Etimologi kata manajemen diambil dari Bahasa Prancis kuno, yaitu management, yang artinya adalah “seni dalam mengatur dan melaksanakan”. Manajemen dapat juga didefinisikan sebagai upaya perencanaan, pengkoordinasian, pengorganisasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif.

Perlunya Manajemen

·    Kerjasama, pekerjaan seberat apapun jika dilakukan secara bersama-sama akan menjadi ringan. Maka diperlukan adanya pembagian kerja dan tugas, tanggungjawab dalam pelaksanaannya.

·       Semua potensi yang dimiliki organisasi harus mencapai daya guna dan hasil guna yang optimal. Sumber daya perlu dikelola sedemikian rupa, perlu ditangani dan diproses agar benar-benar menghasilkan tujuan organisasi.

·     Menghindari terjadinya pemborosan. Jika sumber daya tidak dikelola secara efektif dan efisien, maka akan terjadi pemborosan. Misalnya pada industry banyak sekali kasus pemborosan sumber daya material akibat perencanaan yang kurang tepat.

Pengolahan Sumber Daya dalam Manajemen

Sumber daya dapat berupa fisik/alam, informasi, manusia, modal. Sumber daya akan melalui proses manajemen, dimana terdapat 4 proses yaitu :

1)  Planning : penentuan tujuan dan bagaimana cara pencapaian yang terbaik

2)     Organizing : penentuan bagaimana aktivitas yang akan dilakukan

3)  Leading : proses ini memotivasi anggota agar planning yang telah dibuat dapat dilakukan

4)  Controlling : proses ini merupakan proses monitoring dan perbaikan dari aktivitas yang dijalankan, sehingga nantinya dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien

Sistem Manajemen

·  Manajemen Bapak (Paternalistic Management), setiap usaha dan aktivitas bawahan selalu mengikuti jejak pemimpin.

· Manajemen Tertutup (Closed Management), pemimpin tidak memberitahukan keadaan organisasi kepada bawahan dan pengambilan keputusan tidak melibatkan bawahannya.

· Manajemen Terbuka (Open Management), pemimpin banyak memberitahukan keadaan organisasi kepada bawahan dan selalu meminta pendapat bawahannya dalam pengambilan keputusan. Namun, keputusan tetap dipegang oleh pemimpin.

·    Manajemen Demokrasi (Democratic Management), dalam pengambilan keputusan, bawahan berpartisipasi dalam memberikan saran dan pemikirannya serta ikut menetapkan keputusan berdasarkan suara terbanyak.

B.    Organisasi

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah institusi atau wadah tempat orang berinteraksi dan bekerjasama sebagai suatu unit terkoordinasi terdiri setidaknya dua orang atau lebih yang berfungsi mencapai satu sasaran atau serangkaian sasaran.

Organisasi menurut Ralp Currier Davis (1951) adalah suatu kelompok orang-orang yang sedang bekerja kearah tujuan Bersama dibawah satu kepemimpinan.

Asas-Asas Organisasi

1.   Organisasi harus memiliki tujuan, Tujuannya agar organisasi dapat terarah.

2.   Skala Hirarki, artinya adanya tingkat kepemimpinan, gunanya untuk mempermudah pembagian wewenang dan tanggungjawab.

3.   Kesatuan Perintah/Komando, kesatuan perintah terletak pada puncak kepemimpinan tertinggi.

4.   Pelimpahan Wewenang, terdapat 2 jenis yang bersifat sementara dan permanen.

5.   Pertanggungjawaban, semua pihak harus bertanggungjawab dengan apa yang telah dikerjakan.

6. Pembagian Pekerjaan, dalam sebuah organisasi perlu adanya pembagian kerja sesuai dengan keahlian dari masing-masing anggota.

7.    Jenjang/Rentang Kendali

8.   Fungsional, setiap anggota organisasi harus jelas tugasnya, kewajiban, hubungan kerja, serta tanggungjawab dalam pencapaian tujuan organisasi.

9.  Pemisahan, beban tugas dari setiap orang tidak bisa dilimpahkan kepada orang lain.

10. Keseimbangan, adanya keseimbangan antara beban tugas, imbalan, waktu, dan hasil kerja.

11. Fleksibilitas, organisasi harus bisa tumbuh dan berkembang sesuai dengan perkembangan zaman.

12. Kepemimpinan, dimana pemimpin bertanggungjawab atas kemajuan dan kemunduran organisasi tersebut.

C.    Efektifitas dan Efisiensi

Pengertian Efektifitas dan Efisiensi

Efektif berarti “doing the right thing” yang bermakna melakukan kegiatan-kegiatan secra tepat dan menjalankan strategi yang paling cocok untuk menghasilkan sesuatu sehingga tercapainya tujuan yang diharapkan.

Efisiensi berarti “doing the thing right” yang menunjukkan proses untuk produktif itu diselesaikan dengan menggunakan sumber daya secara tepat dalam waktu yang sesingkat mungkin.

Perbedaan Efektifitas dan Efisiensi

Efektifitas memfokuskan pada tujuan dan pada pemilihan cara yang tepat. Sedangkan Efisiensi memfokuskan pada cara dan pada pemilihan cara yang hemat. Jadi, efisiensi lebih berkaitan dengan biaya, sedangkan efektifitas lebih berkaitan dengan waktu.

Indikator dalam Sebuah Pencapaian antara Efektif dan Efisien

Terdapat 4 kondisi, yaitu :

·     Jika pekerjaan tidak efektif dan tidak efisien, maka tujuan akan sangat lambat tercapai, bahkan cenderung tidak tercapai dan memakan biaya dan sumber daya yang tinggi.

·  Jika pekerjaan tidak efektif namun efisien, maka proses untuk mencapai tujuan akan berjalan lambat namun dengan penggunaan biaya dan sumber daya yang minimal.

·     Jika pekerjaan efektif namum tidak efisien, maka tujuan dapat dicapai namun memakan biaya dan sumber daya yang relative tinggi.

·      Jika pekerjaan efektif dan efisien secara selaras, maka tujuan tercapai dan mendapatkan hasil yang maksimal.

Jadi, yang harus diterapkan didalam organisasi industry atau perusahaan adalah bagaimana pekerjaan itu efektif dan efisien secara selaras.

D.    Perencanaan Strategis

Definisi Perencanaan

Perencanaan merupakan tahap awal dari proses manajemen baik pada tingkat perusahaan maupun organisasi lainnya. Perencanaan berasal dari kata rencana, artinya rancangan atau rangka sesuatu yang akan dikerjakan. Dari pengertian tersebut dapat diuraikan beberapa komponen penting, yakni tujuan (apa yang ingin dicapai), kegiatan (tindakan-tindakan untuk merealisasikan tujuan), dan waktu (kapan bilamana kegiatan tersebut hendak dilakukan).

Definisi Perencanaan Strategis

Istilah perencanaan strategis adalah bagaimana seorang pemimpin merancang sesuatu yang sifatnya strategis. Perencanaan strategis merupakan perencanaan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya yang ada. Perencanaan strategis sangat penting dalam organisasi, karena perencanaan strategis ini berlaku bagi organisasi secara keseluruhan.

Cara Melakukan Sebuah Perencanaan Strategis

·    Sebuah organisasi harus memiliki alat untuk mengembangkan strategi manajemen. Alat-alat tersebut penting sekali bagaimana bagaimana organisasi dikembangkan secara optimal sehingga menghasilkan jasa tertentu sesuai standar kualitas yang ditetapkan.

·   Sebuah organisasi harus memiliki kerangka kerja yang bertujuan agar dapat mengelola sesuatu kedepannya, mengelola situasi yang sangat kompleks, dapat mengembangkan arah dan tujuan serta mampu mengintegrasikan unsur belajar bersama dalam proses perencanaan.

Pentingnya Perencanaan Stategis

·  Kebutuhan akan perencanaan strategis makin dirasakan dalam kehidupan organisasi. Karena sebuah perencanaan strategis merupakan titik awal dalam memahami dan menilai tindakan dalam sebuah organisasi.

·   Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lain. Karena semua kegiatan organisasi bergantung pada strateginya.

·       Memahami perencanaan strategis (yang bisa sangat rumit dan canggih) memudahkan untuk memahami perencanaan lainnya.

Proses Perencanaan

a)  Perumusan masalah, sasaran yang dipilih akan melibatkan sebagian besar sumber daya yang dimiliki organisasi dan akan menentukan banyak kegiatan untuk jangka waktu yang Panjang.

b) Pengenalan pada tujuan dan strategis, jika sudah ada tujuan dan strategis, tinggal disesuaikan dengan perumusan masalah.

c)  Analisis lingkungan, tujuanya adalah untuk menentukan cara bagaimana perubahan dalam ekonomi, teknologi, social, bidaya, politik, dan hukum suatu organisasi.

d)  Analisis sumber daya, hal ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar sumber daya organisasi yang dimiliki.

e)   Mengenali kesempatan dan ancaman strategis, hal ini dapat timbul dari banyak factor. Bahkan lingkungan yang sama dalam organisasi merupakan ancaman bagi suatu organisasi dapat menjadi kesempatan bagi orang lain.

f) Menentukan sejauh mana perubahan strategis dibutuhkan, untuk mengantisipasi jika terjadi perubahan kondisi lingkungan atau situasi organisasi berubah saat melakukan kegiatan.

Manfaat Perencanaan Strategis

Manfaat penerapan manajemen strategis

1.     Memberi arah jangka Panjang yang dituju jelas sehingga lebih focus

2.   Lebih mudah beradaptasi dengan perubahan yang terjadi. Misalnya : era teknologi informasi perubahanya sangat cepat, sehingga harus diantisipasi dengan cara bagaimana beradaptasi secara cepat dan tepat.

3. Organisasi lebih efektif dan efisien, karena sudah mempunyai strateginya.

4.  Keunggulan komparatif bisa diketahui karena adanya identifikasi. Setiap perusahaan organisasi harus mempunyai keunggulan komparatif supaya bisa memenangkan persaingan.

5.  Kemampuan perusahaan untuk mengantisipasi hal-hal yang terjadi dimasa yang akan datang lebih siap. Jika strateginya sudah bagus maka menjadi antisipatif terhadap hal-hal yang bakal terjadi, baik menyangkut gangguan alam, social, teknologi, dsb. Sehingga harus ada prediksi atau perkiraan persoalan yang dihadapi dimasa yang akan datang.

6.   Keterlibatan SDM dalam merancang strategi akan lebih memotivasi untuk ketahapan pelaksanaan harus ada manajemen partisipatif.

7.     Strategi juga bisa mengurangi aktivitas yang tumpeng tindih.

Referensi

MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN ORGANISASI YANG LEBIH EFEKTIF DAN EFISIEN (#OMPI01B) https://youtu.be/SBCSmTPbJ30

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK KEBERHASILAN ORGANISASI BISNIS (#OMPI02A) https://youtu.be/YOGeSWqYtjs