Langkah Awal Implementasi Manajemen Secara Efektif dan Efisien untuk Mencapai Tujuan Organisasi

 

Organisasi dan Manajemen

           Organisasi merupakan suatu wadah yang digunakan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan bersama dari setiap individu yang tergabung. Setiap individu tentunya  mengetahui tujuan organisasi yang menjadi landasan anggota organisasi dalam melakukan berbagai tugas. Namun, setiap individu tersebut memerlukan adanya pengelolaan secara teratur supaya kinerja mereka dapat terukur dan mampu memberikan dampak secara efektif dan efisien. Dengan mempertimbangkan hal tersebut, ilmu manajemen diimplementasikan sebagai pengaturan perusahaan dalam mengoptimisasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi

        Manajemen merupakan upaya perencanaan, pengkoordinasian, pengorganisasian, dan pengontrolan sumber daya yang ada (SDM dan SDA) untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif. Manajemen mampu melakukan pengelolaan dan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab dalam pelaksanaannya di dalam organisasi. Hal yang harus diperhatikan dalam manajemen adalah adanya pengawasan dan bimbingan untuk kegiatan yang dilakukan orang dalam organisasi supaya tujuan dapat tercapai yang sudah ditetapkan.

             Pemahaman mengenai efektif dan efisien mampu memberikan hasil yang maksimal dari implementasi manajemen dalam organisasi. Efektif bermakna bahwa melakukan kegiatan-kegiatan secara tepat dan menjalankan strategi yang paling cocok untuk menghasilkan sesuatu sehingga tercapainya tujuan yang diharapkan. Di sisi lain, efisien menunjukkan proses untuk produktif itu dapat diselesaikan dengan menggunakan sumber daya secara tepat sehingga dapat dicapai waktu yang sesingkat mungkin. Implementasi manajemen yang dapat dilakukan secara efektif dan efisien dapat dikatakan sebagai produktif sehingga dalam pelaksanaannya dapat memperhatikan jumlah yang dihasilkan dan kepuasan pengguna atas apa yang dihasilkan.

          Implementasi manajemen memiliki kaitan erat dengan organisasi. Manajemen mampu memberikan pengaturan dan pengelolaan yang teratur dalam organisasi supaya tujuan organisasi dapat tercapai. Manajemen ini dapat mengelola berbagai asas-asas organisasi yang menjadi fundamental dalam pelaksanaan aktivitas organisasi. Asas-asas tersebut adalah sebagai berikut :

1.       Organisasi harus memiliki tujuan yang jelas 

2.       Skala hierarki

3.       Kesatuan perintah/komando

4.       Pelimpahan wewenang

5.       Pertanggungjawaban

6.       Pembagian pekerjaan

7.       Jenjang/rentang kendali

8.       Fungsional

9.       Pemisahan

10.   Keseimbangan

11.   Fleksibilitas

12.   Kepemimpinan

      Perencanaan sebagai Langkah Awal Implementasi Manajemen

     Sebelum melakukan implementasi manajemen ke dalam organisasi, Perencanaan merupakan langkah awal yang penting untuk dilakukan. Perencanaan adalah proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Langkah tersebut merupakan proses yang terpenting dari fungsi manajemen karena fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan bila perencanaan tidak dilakukan. Selain itu, perencanaan mampu memberikan arah tindakan pada organisasi, menetapkan dasar bagi kerjasama tim, dan memfokuskan perhatian pada sasaran-sasaran dan hasil-hasil yang hendak dicapai.

Bentuk-bentuk perencanaan dapat dibedakan atas :

-          Kebijaksanaan (policy) adalah rencana yang menerangkan keseluruhan batasan kegiatan secara umum dan komprehensif yang menjadi pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan

-          Prosedur adalah rencana yang mendefinisikan tata cara pengerjaan suatu kegiatan secara kronologis

-          Metode adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan

-          Standard yaitu suatu gambaran pencapaian yang diharapkan dari kegiatan-kegiatan yang direncanakan

-          Anggaran yaitu rencana mengenai penerimaan dan pengeluaran uang dalam suatu kegiatan

-          Program adalah rencana komprehensif yang menyangkut pemakaian sumber daya secara integratif termasuk jadwal pelaksanaan kegiatan-kegiatan

Langkah-langkah dalam melakukan perencanaan terdiri dari :

1.       Menetapkan tujuan

2.       Mengumpulkan informasi

3.       Merencanakan upaya atau kegiatan

4.       Mengurangi hambatan dan resiko

5.       Menentukan sumber daya dan bantuan

6.       Melaksanakan rencana

7.       Evaluasi hasil

Perencanaan manajemen organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien tentu dihadapkan dengan kendala-kendala. Kendala yang dihadapi seperti lemahnya informasi dan terlalu berfokus pada masa kini. Organisasi tidak mempunyai data yang cukup untuk melakukan perencanaan yang baik dan data historik untuk melihat pola atau tren yang dapat membantu mengambil keputusan. Hal tersebut dapat menghambat proses perencanaan yang sedang berjalan. Kendala lain yang dapat ditemukan adalah ketidakmampuan membuat rencana yang baik, kurangnya komitmen dalam proses pembuatan rencana, dan proses perencanaan hanya mengandalkan unit perencanaan organisasi. Oleh karena itu, perencanaan juga menyiapkan strategi dalam pelaksanaan manajemen dalam organisasi.

Strategi merupakan suatu kegiatan komprehensif yang menentukan petunjuk dan pengarahan yang kritis terhadap pengalokasian sumber daya untuk mencapai sasaran jangka panjang organisasi. Strategi yang dibuat untuk perencanaan organisasi tersebut diharapkan mampu menghadapi lingkungan yang kompetitif. Strategi memiliki tingkatan-tingkatan yaitu strategi korporasi, strategi unit bisnis, dan strategi fungsional. Strategi fungsional biasanya dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mengendalikan kepentingan dan operasi perusahaan yang memiliki lebih dari satu lini usaha. Tujuannya adalah untuk mengarahkan pengalokasian sumber daya untuk perusahaan secara total yang berhubungan dengan penggunaan sumber daya untuk melakukan berbagai keputusan. Selanjutnya, strategi unit bisnis menyangkut kepentingan dan operasi bisnis unit tertentu. Secara khusus keputusan strategi unit bisnis meliputi pemilihan bauran produk, fasilitas lokasi, atau teknologi baru dan sebagainya. Strategi ini berupaya menentukan pendekatan apa yang sebaiknya diambil unit bisnis itu untuk pasarnya dan bagaimana sebaiknya bisnis dilakukan dengan sumber daya dan kondisi pasarnya. Terakhir, strategi tingkat fungsional mengarahkan kegiatan dalam bidang fungsional untuk beroperasi yang mendukung setiap unit bisnis dalam organisasi.

Tahapan perencanaan menjadi langkah awal organisasi dalam mencapai tujuan organisasi supaya dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Referensi

https://youtu.be/SBCSmTPbJ30 MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN ORGANISASI YANG LEBIH EFEKTIF DAN EFISIEN (#OMPI01B)

https://youtu.be/_YIDBW1T4nQ MANAJEMEN ITU KETIKA URUSAN DIURUS OLEH PENGURUS (#OMPI01C)

https://youtu.be/Q1wp64IoH6M PERENCANAAN YANG BAIK UNTUK KEBERHASILAN PENCAPAIAN VISI DAN MISI ORGANISASI (#OMPI02E)

https://youtu.be/y8GN4Y7fN-g PROSES PERENCANAAN KEBIJAKAN DAN STRATEGI (#OMPI02C)