SISTEM MANAJEMEN DAN PERENCANAAN STRATEGIS DALAM ORGANISASI

Oleh : Tasya Reviana Azhari (@B31-Tasya)

PENGERTIAN MANAJEMEN

        Manajemen berasal dari Bahasa inggris “Management” dengan kata kerja “to manage” yang secara umum mengurusi. Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasn yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan – tujuan tertentu dengan menggunakan SDM dan SDA yang ada. 

FUNGSI MANAJEMEN

George R. Terry,1958 dalam bukunya Principles of Management (Sukarna, 2011: 10) membagi empat fungsi dasar manajemen, yaitu:

1. Planning (Perencanaan) : Perencanaan adalah pemilih fakta dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan atau asumsi-asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2. Organizing (Pengorganisasian) : Pengorganisasian ialah penentuan, pengelompokkan, dan penyusunan macam-macam kegiatan yang dipeelukan untuk mencapai tujuan, penempatan orang-orang (pegawai), terhadap kegiatan-kegiatan ini, penyediaan faktor-faktor physik yang cocok bagi keperluan kerja dan penunjukkan hubungan wewenang, yang dilimpahkan terhadap setiap orang dalam hubungannya dengan pelaksanaan setiap kegiatan yang diharapkan.
3. Actuating (Pelaksanaan / penggerakan) : Penggerakan adalah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar supaya berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan.
4. Controlling (Pengawasan) : engawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standard, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan, dan bilaman perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standard (ukuran).

PERAN MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

        Organisasi merupakan sekumpulan dua orang atau lebih yang memiliki visi dan misi yang sama. Dalam organisasi tidak hanya terdapat manusia, melainkan terdapat juga struktur dan tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut, tidak hanya melibatkan manusia melainkan juga sumber daya yang lain seperti dana, mesin/peralatan dan cara kerja yang penting bagi organisasi untuk diproses untuk mencapai tujuannya. Manajemen berperan dalam organisasi karena manajemen diperlukan untuk mengelola dan mengatur jalannya organisasi agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

1. Perencanaan Strategik (Strategic Planning Level) : Kegiatan manajemen tingkat atas sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.
2. Pengendalian Manajemen (Management Control Level) : Sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien.
3. Pengendalian Operasional (Operational Control Level) : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

1. Keputusan Terprogram (Programmed Decision) : Keputusan yang berulang – ulang dan rutin, sehingga dapat deprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.
2. Keputusan Setengah Terprogram (Semi-Programmed Decision) : Keputusan yang sebagian dapat di program, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan – perhitungan serta analisis yang terperinci.
3. Keputusan Tidak Terprogram (Non-Programmed Decision) : Keputusan yang tidak terjadi berulang – ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

        Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang direncanakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menyebarluaskan data berupa informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai fungsi manajemen. Sistem informasi manajemen memiliki fungsi diantaranya meningkatkan akurasi data, memudahkan koordinasi, meningkatkan kualitas SDM, serta meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya. 

        Sistem informasi manajemen memiliki 3 tipe yaitu, informasi pengumpulan data yang berupa akumulasi atau pengumpulan data yang berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personilnya, informasi pengarahan perhatian yang berfungsi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, dan informasi pemecahan masalah yang berfungsi untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan permasalahan yang dihadapinya.

PENGERTIAN PERENCANAAN STRATEGI

        Perencanaan berasal dari kata rencana yang berarti rancangan atau rangka sesuatu yang akan dikerjakan. Secara umum, perencanaan dapat diartikan sebagai suatu tahap awal dalam aktivitas suatu organisasi yang berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi.

        Secara Bahasa, strategi berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Stratogos” yang artinya ilmu para jenderal untuk memenangkan pertempuran dengan sumber daya terbatas. Secara istilah, strategi adalah suatu pendekatan yang semua berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, serta eksekusi dalam aktivitas yang memiliki kurun waktu tertentu.

        Dapat disimpulkan bahwa Perencanaan strategis merupakan perencanaan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya yang ada. Perencanaan strategis ini berlaku bagi organisasi secara keseluruhan.

FUNGSI DAN TUJUAN MANAJEMEN STRATEGI

        Fungsi dari manajemen strategi, yaitu membantu membuat keputusan terbaik, meningkatkan kemampuan untuk mengatasi masalah, meningkatkan keuntungan atau profit perusahaan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari setiap kegiatan operasioal perusahaan.

        Berdasarkan kutipan dari buku Manajemen Strategik dan Kepemimpinan (2021) karya Muhammad Gafur dan kawan-kawan, tujuan utama dari penerapan manajemen strategi adalah untuk mengatasi berbagai permasalahan yang ada di perusahaan.

        Berdasarkan buku Manajemen Strategi (2021) karya Mukhlis Catio dan kawan kawan, manajemen strategi memiliki tujuan yaitu menjaga kepentingan banyak pihak, memberi arah untuk mencapai tujuan, mengantisipasi perubahan dan mencapai efektivitas serta efisiensi. 

TAHAPAN MANAJEMEN STRATEGI

1. Tahap Perumusan Strategi : mengembangkan visi dan misi organisasi, mengidentifikasi peluang dan ancaman eksternal organisasi, menentukan kekuatan dan kelemahan internal organisasi, menetapkan tujuan jangka panjang organisasi, membuat sejumlah strategi alternatif untuk organisasi, dan memilih strategi tertentu untuk digunakan.
2. Tahap Implementasi : menetapkan sasaran tahunan, membuat kebijakan, memotivasi karyawan, mengalokasikan sumber daya sehingga perumusan strategis dapat dilaksanakan, dan mencakup pengembangan budaya yang mendukung strategi, penciptaan struktur organisasi yang efektif, pengarahan kembali usaha– usaha pemasaran, penyiapan anggaran, pengembangan dan pemanfaatan sistem informasi, serta menghubungkan kompensasi untuk karyawan dengan kinerja organisasi.
3. Tahap Evaluasi Strategi : Mengkaji ulang faktor-faktor eksternal dan internal yang menjadi landasan perumusan strategi yang diterapkan sekarang ini, mengukur kinerja, dan melakukan tindakan-tindakan korektif. 

MANFAAT MANAJEMEN STRATEGI

1. Memberikan arah jangka panjang yang akan dituju
2. Membantu organisasi beradaptasi pada perubahan – perubahan yang terjadi
3. Membuat suatu organisasi menjadi lebih efektif
4. Keterlibatan anggota organisasi dalam pembuatan strategi akan lebih memotivasi mereka pada tahap pelaksanaannya
5. Mengidentifikasikan keunggulan komparatif suatu organisasi dalam lingkungan yang semakin beresiko.

HUBUNGAN PERENCANAAN STRATEGI DAN MANAJEMEN STRATEGI

        Perencanaan Strategi adalah kegiatan yang menentukan tujuan dan mempertimbangkan lingkungan internal dan eksternal untuk merancang, mengimplementasikan, menganalisis dan menyesuaikan strategi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.

        Manajemen strategis adalah seni dan ilmu penyusunan, penerapan dan pengevaluasian keputusan – keputusa yang berfokus pada proses penetapan tujuan organisasi, pengembangan kebijakan dan perencanaan untuk mencaoau sasaran. 

        Jadi, secara sederhana perencanaan strategi adalah bagian dari manajemen strategi karena ruang lingkup manajemen strategis lebih besar daripada perencanaan strategis. 

PROSES PERENCANAAN

1. Perumusan sasaran

Langkah perumusan sasaran ini sangat penting bahkan merupakan langkah yang terpenting dalam proses perencanaan strategis. Sasaran yang dipilih akan melibatkan sebagian besar sumber daya yang dimiliki organisasi dan akan menentukan banyak kegiatan untuk jangka waktu yang panjang. Jadi, perumusan sasaran adalah tanggungjawab kunci bagi para pemimpin organisasi puncak.

2. Pengenalan pada tujuan dan strategis yang ada saat ini.  

Langkah kedua ini sebagai pemimpin organisasi harus berusaha memberikan pengenalan atau penyesuaian tujuan dan strategis yang sudah ada. 

3. Analisis lingkungan. 

Tujuan analisis lingkungan adalah untuk menentukan cara bagaimana perubahan dalam ekonomi, teknologi, sosial, budaya, politik, dan hukum suatu organisasi dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.

4. Analisis sumber daya

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar sumber daya organisasi yang dimiliki. Sumber daya itu selain sumber daya manusia, juga sumber daya keuangan (sumber dana) juga sumber daya lainnya yang berpengaruh pada organisasi.

5. Mengenali kesempatan dan ancaman strategis. 

Kesempatan dan ancaman dapat timbul dari banyak faktor. Bahkan lingkungan yang sama dalam organisasi merupakan ancaman bagi suatu organisasi dapat menjadi kesempatan bagi orang lain. Karena itu, mengenali kesempatan dan ancaman strategis merupakan keharusan dalam penyusunan perencanaan strategis.

6. Menentukan sejauh mana perubahan strategis dibutuhkan. 

Langkah ini adalah langkah untuk mengantisipasi jika terjadi perubahan kondisi lingkungan atau situasi organisasi berubah saat melakukan kegiatan. Ini untuk mencegah terjadi kekacauan dalam organisasi dan dapat menjadi alternatif untuk mencapai tujuan organisasi.

HASIL PERENCANAAN STRATEGIS

1. Rumusan kesepakatan tentang maksud utama dari organisasi
2. Rumusan kesepakatan tentang misi organisasi
3. Rumusan kesepakatan tentang visi organisasi
4. Rumusan kesepakatan tentang isu dasar dan isu strategis yang akan menjadi focus perhatian organisasi dan tujuan akhir yang ingin dicapai.
5. Rumusan tentang strategi organisasi untuk mencapai tujuan akhir
6. Rumusan tentang rencana – rencana tindakan yang akan dilaksanakan organisasi.

REFERENSI

• Ellyza. 2022. MANAJEMEN ITU KETIKA URUSAN DIURUS OLEH PENGURUS (#OMPI01C). https://www.youtube.com/watch?v=_YIDBW1T4nQ
• Yulfara. 2022. PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK KEBERHASILAN ORGANISASI (#OMPI02A). https://www.youtube.com/watch?v=YOGeSWqYtjs
• Ellyza. 2022. PERENCANAAN STRATEGI MANAJEMEN STRATEGI DAN KEPEMIMPINAN (#OMPI02B). https://www.youtube.com/watch?v=DDU8QNXwW_o
• Hestanto. 2018. "Teori Manajemen Menurut George R. Terry". https://www.hestanto.web.id/teori-manajemen-menurut-george-r-terry/. Diakses pada 19 Maret 2022.