MANAJEMEN PROYEK SEBAGAI IMPLEMETASI DARI DASAR-DASAR ILMU MANAJEMEN

Oleh : Bayu Anggara (@B03-Bayu)

   

ABSTRAK:

Manajemen secara umum adalah suatu upaya untuk mencapai suatu tujuan dengan sumber daya seminimal mungkin (efisien). Sementara itu, proyek adalah rencana pekerjaan dengan suatu target pencapaian tertentu yang diselesaikan dalam rentang waktu tertentu. Manajemen proyek memiliki sejumlah tujuan, di antaranya:​ Menyelesaikan tepat waktu, Menjaga anggaran, Menjaga kualitas, Melancarkan proyek. Selain targer manajemen proyek juga memiliki ruang lingkup manajemen proyek, diantaranya: Waktu proyek dimulai, Perencanaan lingkup proyek, Pendefinisian ruang lingkup proyek, Verifikasi proyek dan kontrol ketika proyek sedang dijalankan.

Kata kunci: Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Proyek, Tahapan Manajemen Proyek

Pendahuluan:

Dalam menyelesaikan sebuah proyek, hal utama yang perlu diperhatikan adalah manajemen waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Sehingga, setiap kebutuhan dapat terencana dengan baik dan terstruktur. Salah satu cara untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan menerapkan strategi manajemen proyek yang optimal. Lantas, apa itu sebenarnya manajemen proyek? Pada artikel kali ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai tujuan, tahapan, hingga contoh penerapannya.

Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.

Pembahasan

    Pengertian Manajemen Proyek adalah disiplin ilmu yang berfokus pada perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian untuk dapat mencapai tujuan (objective) dari proyek. Istilah proyek disini adalah kegiatan yang sifatnya sementara dan telah ditentukan waktu awal hingga akhir proses pengerjaannya.

    Dimana, untuk mencapai tujuan tersebut banyak parameter yang harus dikerjakan mulai dari manajemen anggaran, resources, tim proyek, hingga operasional kerja. Salah satu ciri utama dari sebuah proyek adalah sifatnya yang repetitif.

    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek adalah pengelolaan pemberdayaan yang paling efektif bagi orang – orang yang terlibat dalam sebuah proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek yang meliputi:

• Mengembangkan Rencana Sumber Daya Manusia

Merupakan Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan pekerjaan , tanggung jawab keterampilan yang dibutuhkan , melaporkan hubungan dan menciptakan rencana manajemen staff proyek. Biasanya dimulai dari Perencanaan Organisasi yang dimana meliputi kegiatan mengidentifikasi dan mendokumentasikan pekerjaan, tanggung jawab dan melaporkan hubungan proyek.

• Memperoleh Tim Proyek

Proses mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkan tim yang dibututhkan untuk menyelesaikan tugas – tugas proyek.  Dalam memperoleh orang yang memenuhi syarat untuk tim itu sangat penting. Dan apabila sudah memperolehnya perencanaan pengelolaan staff dan prosedur perekrutan yang baik juga penting, termasuk insentif untuk merekut dan retensi. Sebagai contoh  beberapa perusahaan memberikan karyawan mereka satu dolar untuk setiap jam dimana seseorang yang baru mereka bantu perekerjaan. Selain itu beberapa organisasi memungkinkan orang untuk bekerja dari rumah sebagai insentif.

• Mengembangkan Tim Proyek

Merupakan Proses Perbaikan Kompetensi, interaktsi tim dan lingkungan sebagai seluruh tim untuk meningkatkan kinerja proyek. Tim Proyek yang dikembangkan merupakan proses yang paling penting dalam manajemen SDM Proyek. Ini adalah proses eksekusi yang berfokus untuk membangun semangat tim guna meningkatkan kinerjanya. Untuk Melakukan pengembangan tim proyek yaitu salah satunya dengan Motivasi.

• Mengelola Tim Proyek

Dalam mengelola tim proyek manajer proyek harus memimpin tim mereka dalam pelaksanaan kegiatam proyek. Dengan adanya pelaksanaan kegiatan proyek maka manajer proyek dapat menilai kinerja tim dan informasi terkait untuk memutuskan pertimbangan :

1. jika perubahan harus dilakukan untuk proyek
2. jika tindakan korektif atau preventif harus direkomendasikan
3. jika pembaruan diperlukan rencana manajemen proyek atau aset dari proses organisasi

 

Tujuan dari manajemen proyek yaitu:

• Menyelesaikan tepat waktu

Pada manajemen waktu, ditentukan linimasa yang berisi kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan harus selesai. Dengan adanya hal tersebut, proyek akan selalu dimonitor supaya dapat selesai dalam waktu yang telah ditentukan. Pengawasan seperti ini melancarkan pengerjaan proyek.

• Menjaga anggaran

Anggaran merupakan salah satu aspek yang dikaji dalam manajemen ini. Dengan pengkajian tersebut, akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi masih dapat menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal (efektif dan efisien).

• Menjaga kualitas

Sebagaimana telah disinggung pada poin sebelumnya, kriteria proyek yang ditentukan di awal harus tercapai. Artinya, manajemen proyek juga membuat standar kualitas dari suatu proyek sehingga ia tidak dikerjakan secara seenaknya saja.

• Melancarkan proyek

Pada akhirnya, proyek yang ideal adalah proyek yang selesai sesuai dengan perencanaan awal, baik dari segi waktu, anggaran, maupun kualitas. Manajemen ini membantu pengerjaan proyek supaya selesai dengan lancar sesuai dengan rencana awal.

• Tahapan Manajemen Proyek

Setidaknya, terdapat lima fase tahapan dalam penyusunan sebuah project management, diantaranya adalah sebagai berikut.

• Inisialisasi

Tahap yang pertama adalah fase inisialisasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan awal proyek yang telah disepakati bersama. Kemudian, menentukan permasalahan dan mendiskusikannya secara bersama – sama untuk menentukan solusi terbaik.

• Planning

Tahap yang kedua adalah planning atau perencanaan, dimana ketika ruang lingkup dan tim proyek telah ditetapkan maka aktivitas dapat dilanjutkan pada fase ini. Dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci dan disesuaikan dengan kebutuhan proyek dari customer.

• Executing / Implementation

Tahap yang ketiga, masuk pada tahapan dimana proyek siap untuk memasuki proses eksekusi. Setiap dokumentasi pada project plan akan dieksekusi oleh setiap tim pengembang. Sehingga, dalam fase ini setiap tujuan dari proyek akan secara fisik akan dibangun dan direalisasikan.

• Control and Monitoring

Tahapan yang keempat adalah pengendalian dan pengawasan proyek, dimana dalam beberapa proses manajemen pengembangan produk akan dilakukan pengecekan dan monitoring secara berkala. Hal tersebut untuk mendukung keberhasilan dalam proses development dan mencegah risiko terjadinya kegagalan lebih awal.

•  Closing

Fase yang kelima adalah aktivitas terakhir yang dilakukan, dimana hasil akhir project beserta dokumentasi akan diserahkan kepada pelanggan atau user. Selain itu, kontak dengan supplier juga diakhiri, project team dibubarkan, serta penyerahan hasil laporan kepada stakeholder yang bersangkutan.

KESIMPULAN

Supaya suatu proyek bisa berjalan lancar menuju tujuan proyek dengan spesifikasi yang telah ditentukan di awal, diperlukan manajemen proyek​ yang baik. Pada proses ini, banyak hal seperti anggaran, tenggat waktu, dan lingkup proyek harus direncanakan. Pada setiap proyek terdapat risiko. Terlebih lagi pada proyek-proyek besar, banyaknya keputusan yang harus diambil membuat banyaknya kemungkinan hambatan dan risiko yang akan muncul. Untuk menghindari risiko-risiko tersebut, Anda bisa mencari jalan keluar dengan mempertimbangkan segala kemungkinan yang dapat terjadi. Keberhasilan sebuah proyek juga didasarkan oleh sistem penghitungan anggaran yang baik dan detail pada pembukuan bisnis Anda. Tanpa melakukan penghitungan anggaran, tentu Anda proyek yang sedang Anda garap akan mengalami kegagalan.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim, 2020, “Manajemen Proyek : Pengertian, Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, dan Contohnya”, Manajemen Proyek : Pengertian, Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, dan Contohnya (accurate.id)

Robith, Muhmmad A. 20211, “Kenali Setiap Hal Tentang Manajemen Proyek yang Perlu Anda Ketahui”, Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, Tahapan, Dan Contoh (sekawanmedia.co.id)

Wikipedia, 2021, “Manajemen proyek”, Manajemen proyek - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Anonim, 2019, “Belajar Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek”, Belajar Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek - Daisma Bali