Pengalaman Melakukan Proses Seleksi di PT. XI

Oleh : MaulanaSaputra

           41616110014

Mind Map Proses Seleksi

1.      PENDAHULUAN

1.1  Definisi Seleksi

Pada dasarnya, seleksi merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh Manajemen Sumber Daya Manusia untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.

Menurut Sunyoto (2012:108), “Seleksi tenaga kerja adalah merupakan serangkaian kegiatan yang dilaksanakan untuk memutuskan apakah seseorang pelamar diterima atau ditolak, dalam suatu instansi tertentu setelah menjalani serangkaian tes yang dilaksanakan”. Selain itu, menurut Rivai dan Ella (2010:158), “Proses seleksi merupakan rangkaian tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima”. ^[1]

1.2  Tujuan Proses Seleksi

Menurut Alpius Rama dan Emiliana dalam Jurnal Ilmiah Dinamika Ekonomi dan Bisnis Vol 1, No 1 (2013), suatu proses rekrutmen dan seleksi yang sesuai dengan prosedur sangat dibutuhkan agar perusahaan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Proses rekrutmen dan seleksi yang memenuhi prosedur, di mana proses tersebut berjalan secara prosedural dan bersifat objektif dapat membawa implikasi dalam pencapaian tujuan perusahaan. ^[2]

Tujuan utama dari proses seleksi adalah untuk mendapatkan orang yang tepat bagi suatu jabatan tertentu, sehingga orang tersebut mampu bekerja secara optimal dan dapat bertahan di perusahaan untuk waktu yang lama. Meskipun tujuannya terdengar sangat sederhana, proses tersebut ternyata sangat kompleks, memakan waktu cukup lama dan biaya yang tidak sedikit dan sangat terbuka peluang untuk melakukan kesalahan dalam menentukan orang yang tepat. Kesalahan dalam memilih orang yang tepat sangat besar dampaknya bagi perusahaan atau organisasi. Hal tersebut bukan hanya karena proses seleksi itu sendiri telah menyita waktu, biaya dan tenaga, tetapi juga karena menerima orang yang salah untuk suatu jabatan akan berdampak pada efisiensi, produktivitas dan dapat merusak moral kerja pegawai yang bersangkutan dan orang-orang di sekitarnya.

2.      PEMBAHASAN

2.1 Tahap-Tahap Proses Seleksi

Hubungan antara kinerja karyawan dengan seleksi sangat erat karena kinerja dipengaruhi oleh tingkat kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan dimana kemampuan dan pengetahuan dari karyawan bisa diketahui perusahaaan saat proses seleksi berlangsung.^[3] Oleh karena itu, untuk mendapatkan calon karyawan yang berkompeten dan siap untuk bekerja di posisi yang kosong, proses seleksi hendaknya dilakukan sedini mungkin, yaitu sejak lamaran masuk, untuk mengetahui apakah lamaran itu memenuhi persyaraan administratif. (Notoatmojo, 2009) Seleksi terhadap persyaratan administratif ini disebut seleksi administratif. Jadi seleksi administratif ialah seleksi atas persyaratan administratif yang diperlukan sesuai dengan tujuan seleksi. Pelamar yang dinyatakan lulus dari seleksi administratif dapat mengikuti seleksi atau tes tahap berikutnya. [4]

Seleksi administratif itu meliputi ; (Notoatmodjo,2009)

            a.       Surat lamaran

            b.      Daftar riwayat hidup

            c.       Salinan ijazah

           d.      Surat keterangan dari instalasi yang berwenang, antara lain surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian.

            e.       Surat- surat yang merinci pengalaman kerja (apabila dibutuhkan)

            f.       Pas foto

            g.      Data diri

Setelah dinyatakan lolos dari seleksi administratif, calon karyawan akan melalui beberapa tahapan proses seleksi berupa ujian yang diberikan oleh manajemen. Menurut Notoatmojo (2009), ujian-ujian tersebut antara lain:

            a.       Ujian tertulis.

             Ujian tertulis dilaksanakan dengan maksud :

-          Secara subjektif, membuat karangan singkat untuk mendapatkan suatu kesan tentang kepribadian si pelamar.

-          Secara objektif, dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan cara :

·   Jawaban singkat, ya atau tidak.

·   Melengkapi jawaban-jawaban yang sudah tersedia dibelakang pertanyaan.

·   Memilih yang benar antara dua jawaban.

·   Memilih yang benar antara dua atau lebih jawaban.

           b.      Ujian Inteligensi, dapat dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu :

-  Ujian inteligensi umum (yaitu psikotes) untuk mendapatkan standar inteligensi (kecerdasan).

-          Ujian inteligensi social

-          Ujian inteligensi mekanik.

         c.       Ujian lisan (interview), yang dilaksanakan untuk memimpin, membentuk, gerak- gerik dan lain-lain yang tidak dapat dilihat dari ujian tertulis.

           d.      Ujian praktek, untuk mengetahui kecakapan dan ketangkasan dalam mempergunakan alat-alat dan mesin kerja.

        e.       Ujian kecakapan khusus, untuk mengetahui jasmani, kecakapan bergerak, keteraturan dan kelincahan gerak, kekuatan ingatan dan kecakapan observasi.

         f.       Ujian perasaan, untuk mengetahui syarat-syarat kepribadian pelamar, yang diperlukan untuk jabatan-jabatan tertentu, misalnya dokter, juru rawat, pelaut, pegawai sosial dan sebagainya.

           g.      Achievement test, untuk mengetahui tingkat kecakapan pelamar dalam suatu pekerjaan dimana ia sudah mempunyai kecakapan tertentu.

          h.      Test kesehatan, untuk mengetahui kesehatan sesuai dengan syarat bagian bagi tiap-tiap jabatan yang lowong yang diperlukan.

2.2 Tantangan-Tantangan dalam Proses Seleksi

Dalam proses seleksi, seringkali manajemen Sumber Daya Manusia dihadapkan pada tantangan-tantangan yang menyebabkan terjadinya potensi kesalahan atau penyimpangan terhadap tujuan dari seleksi. Tantangan-tantangan tersebut meliputi: ^[5]

      a.      Tantangan-tantangan Suplai

Semakin besar jumlah pelamar yang “qualified” maka akan semakin mudah bagi departemen personalia untuk memilih karyawan baru yang berkualitas. Dalam kenyataannya, banyak lowongan jabatan, seperti kebutuhan manajer profesional sekarang ini, sangat sulit dipenuhi. Keterbatasan suplai tersebut menyebabkan organisasi tidak leluasa memilih calon karyawan terbaik.

      b.      Tantangan-tantangan Ethis

Penerimaan karyawan baru karena hubungan keluarga, pemberian komisi dan kantor penempatan tenaga kerja, atau karena suap, semuanya merupakan tantangan bagi pengelola organisasi. Bila standar-standar ethis ini dilanggar, karyawan baru mungkin dipilih secara tidak tepat.

      c.       Tantangan-tantangan Organisasional

Proses seleksi bukan merupakan tujuan akhir, tetapi prasarana dengan mana organisasi berupaya untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasarannya. Secara alamiah, organisasi menghadapi keterbatasan-keterbatasan, seperti anggaran atau sumber daya lainnya yang mungkin akan membatasi proses seleksi. Disamping itu, berbagai strategi, kebijaksanaan dan taktik organisasi juga merupakan batasan-batasan.

3.      PENGALAMAN MENGIKUTI PROSES SELEKSI

Untuk bisa bergabung dalam PT. XI, calon karyawan dari luar perusahaan harus melewati beberapa tahap-tahap seleksi. Tahapan-Tahapan seleksi tersebut meliputi:

      1.      Seleksi Administratif

Merupakan tahap awal seleksi dimana data administrasi berupa surat lamaran, CV, dan dokumen pendukung lainnya dilihat serta dipertimbangkan dengan kriteria perusahaan dan kecocokan posisi yang akan ditempati.

      2.      Psikotes

Setelah lolos seleksi administratif, pelamar akan akan diundang untuk mengikuti psikotes. Tujuan dari psikotes ini adalah untuk mengetahui kemampuan dalam mengerjakan beberapa persoalan dan kepribadian pelamar tersebut.

      3.      Interview psikolog

Tujuan dari interview psikolog ini adalah untuk melakukan verifikasi terkait kepribadian yang sebelumnya sudah ditulis pada psikotes dengan kondisi aktualnya.

      4.      Interview user

Setelah lolos interview psikolog, pelamar akan dihadapkan dengan user yang membutuhkan calon karyawan untuk mengisi posisi yang kosong. User ini biasanya merupakan atasan dari posisi yang kosong tersebut. Pada tahap ini user akan menilai seberapa cocok pelamar yang diwawancarai untuk mengisi posisi tersebut.

      5.      Interview HRD

Setelah user setuju dengan kualifikasi pelamar yang diwawancarai, selanjutnya pihak HRD akan mengundang pelamar tersebut untuk melakukan wawancara kembali. Topik dari wawancara ini meliputi kegiatan sehari-hari, silsilah keluarga, kesiapan pelamar untuk bekerja, dan sebagainya.

      6.      Medical Check Up

Pada tahap ini, pelamar akan diperiksa terkait kondisi kesehatan jiwa dan raganya. Pemeriksaan ini meliputi tes darah, tes urine, tes fisik badan, tes mata, dan sebagainya.

         Setelah berhasil melalui tahap-tahap seleksi diatas, pelamar tersebut sudah bisa dinyatakan untuk bergabung dalam PT. XI dengan penandatanganan kontrak terlebih dahulu. Namun, terdapat beberapa tahap lanjutan agar tujuan dari seleksi dapat tercapai, yaitu mendapatkan karyawan yang berkompeten dan mampu bekerja sesuai dengan posisinya. Oleh karena itu, karyawan yang sudah dinyatakan resmi bergabung harus melalui program pelatihan yang dinamakan On Job Training (OJT) atau masa kontrak. Pada masa OJT/kontrak ini, karyawan diharuskan untuk menerapkan etika-etika bekerja yang berlaku di perusahaan. Selain itu untuk karyawan lulusan D3/S1/keatas, selama masa OJT harus memiliki satu project yang bertujuan untuk mengurangi cost, meningkatkan efektifitas, atau sebagainya. Project ini akan dipresentasikan dan dipertanggung jawabkan saat evaluasi nanti. Masa evaluasi adalah waktu dimana karyawan akan dinilai dari keseluruhan aspek, baik dari segi kepribadiannya, etika dalam bekerja dan bersosialisasi, kemampuan dalam bekerjasama, dan sebagainya. Hal utama yang dilihat juga sebagai penilaian adalah project yang dibuat selama masa OJT itu. Bobot dari hasil project tersebut akan menentukan seberapa besar kemungkinan karyawan akan diangkat menjadi karyawan tetap atau tidak diteruskan (kontrak diputus).

4.      KESIMPULAN

Proses seleksi merupakan salah satu kegiatan yang perlu diperhatikan oleh Manajemen Sumber Daya Manusia. Karena proses seleksi ini menentukan apakah karyawan yang direkrut sesuai dengan kriteria dan kebutuhan perusahaan atau tidak. Jika karyawan yang dipilih sesuai kriteria, maka proses seleksi berhasil karena karyawan tersebut secara langsung atau tidak langsung akan dapat berpengaruh dalam pengembangan perusahaan. Sebaliknya, jika pihak manajemen Sumber Daya Manusia salah dalam memilih karyawan, maka akan berdampak besar pada perusahaan terutama dari segi efisiensi biaya seleksi yang tidak tepat sasaran/tujuan serta waktu yang telah diluangkan untuk proses seleksi tersebut.

5.      DAFTAR PUSTAKA

[1] Pambagio, Nindrijo Sunu.2013.Jurnal Administrasi Bisnis Vol 4 No 1 Dalam :

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=189510&val=6468&title=PENGARUH%20PROSES%20REKRUTMEN,%20PROSES%20SELEKSI,%20DAN%20KOMPETENSI%20KARYAWAN%20TERHADAP%20KINERJA%20KARYAWAN%20(Studi%20pada%20Karyawan%20Bagian%20Tata%20Usaha%20dan%20Keuangan%20PG%20Kebon%20Agung%20Malang) diakses pada tanggal 21 September 2016.

[2] Pujiarti, Emiliana Sri. Bellionardi, Alpius Rama K.2013.Jurnal Ilmiah Dinamika Ekonomi dan Bisnis Vol 1 No 1 Dalam :

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=126517&val=5568&title=Model%20Analisis%20Perekrutan%20Dan%20Seleksi%20Karyawan%20%20Di%20PT.%20Semarang%20Autocomp%20Manufacturing%20Indonesia%20(SAMI) diakses pada tanggal 21 September 2016.

[3] Siburian, Dewi Rismala.2014.Jurnal Online Mahasiswa (JOM) Bidang Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Vol 1 No 2 Dalam :

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=186105&val=6444&title=ANALISIS%20PROSES%20SELEKSI%20DAN%20PENGARUHNYA%20TERHADAP%20KINERJA%20KARYAWAN%20BAGIAN%20REDAKSI%20PT.%20RIAU%20POS%20PEKANBARU diakses pada tanggal 21 September 2016.

[4] Nainggolan, Sesily Chaterine.2011.PROSES REKRUTMEN DAN SELEKSI TENAGA KEPERAWATAN DALAM PENINGKATAN MUTU PELAYANAN KEPERAWATAN RUMAH SAKIT SANTA ELISABETH MEDAN. Dalam :

http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20297186-T30155-Proses%20rekrutmen.pdf diakses pada tanggal 22 September 2016.

[5] Helmi,Syafrizal.2008.PROSES SELEKSI dalam :

https://shelmi.wordpress.com/2008/10/25/proses-seleksi/ diakses pada tanggal 22 September 2016.