Pentingnya Fungsi & Peranan Manajemen SDM di PT. XI

Oleh   : Maulana Saputra

             41616110014

Mind Map Manajemen Sumber Daya Manusia

1.      PENDAHULUAN

1.1 DEFINISI MSDM

Ada macam-macam definisi dari beberapa ahli mengenai Manajemen Sumber Daya Manusia atau biasa disingkat MSDM. Definisi MSDM secara singkat menurut Amstrong (1994) adalah bagaimana orang-orang dapat dikelola dengan cara yang terbaik dalam kepentingan organisasi. Namun ada definisi lain antara lain sebagai berikut :

-    Menurut Bambang Wahyudi, MSDM adalah “ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan, dan memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapat dengan efisiensi dan ada kepuasan pada diri pribadi-pribadi yang bersangkutan.”

-    Menurut Edwin B. Flippo yang sudah diartikan dalam Bahasa Indonesia, “Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya manusia ke suatu titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat.” ^[1]

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan suatu ilmu pengetahuan yang mengaplikasikan tentang cara bagaimana merencanakan, mengarahkan, mengembangkan dan memelihara Sumber Daya Manusia untuk menjadikan SDM yang berkompeten dalam bekerja dan berorganisasi sehingga dapat mencapai tujuan akhir dari suatu kelompok organisasi secara bersama-sama.

            1.2  FUNGSI MSDM

Dalam menjalankan pekerjaan seharusnya organisasi memperhatikan fungsi-fungsi manajemen dan fungsi operasional seperti yang dikemukakan oleh Flippo. Menurutnya, fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia ada dua, yakni:^[2]

1) Fungsi manajemen

Fungsi ini terdiri dari:

a. Perencanaan (Planning), yakni penentuan mengenai program tenaga kerja yang akan mendukung pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

b. Pengorganisasian (Organizing), untuk merancang struktur hubungan yang mengaitkan antara pekerjaan, karyawan, dan faktor-faktor fisik.

c.  Pengarahan (Directing), terdiri dari fungsi staffing dan leading.

d. Pengawasan (Controlling), yaitu mengatur aktifitas-aktifitas agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan organisasi.

2) Fungsi Operasional

Fungsi ini terdiri dari:

a.   Pengadaan (Procurement), yaitu usaha untuk memperoleh sejumlah tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.

b.   Pengembangan (Development), yaitu usaha untuk meningkatkan keahlian karyawan melalui program pendidikan dan latihan yang tepat.

c.    Kompensasi (Compensation), yaitu usaha untuk memberikan balas jasa atau imbalan yang memadai kepada pegawai sesuai dengan kontribusinya.

d.   Integrasi (Integration), merupakan usaha untuk menyelaraskan kepentingan individu, organisasi, perusahaan, maupun masyarakat.

e.    Pemeliharaan (Maintenance), memelihara sikap pegawai yang menguntungkan perusahaan.

f.    Pemutusan Hubungan Kerja (Separation), yaitu tanggung jawab perusahaan untuk mengembalikan pegawainya ke lingkungan masyarakat dalam keadaan sebaik mungkin.

1.3  PERAN MSDM

MSDM mengatur program kepegawaian yang menyakut masalah-masalah sebagai berikut: ^[3]

1)   Menetapkan jumlah , kualitas dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan job discription, job specification, job requirement, dan job evaluation.

2)   Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasarkan asas the right man in the right place and the right man in the right job bahkan untuk akhir-akhir ini in the right man in the right time.

3)   Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi, dan pemberhentian.

4)   Meramalkan penawaran dan permintaan sumberdaya manusia pada masa yang akan datang.

5)   Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya.

6)   Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan-perusahaan yang sejenis.

7)   Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.

8)   Melaksanakan pendidikan , latihan, dan penilaian prestasi karyawan.

9)   Mengatur mutasi karyawan baik vertikal maupun horizontal.

10)  Mengatur pensiun, pemberhetian dan pesangonnya.

Pihak MSDM juga harus melakukan usaha untuk mempertahankan dan mengembangkan kinerja para karyawannya. Hal ini dikarenakan lebih sulit untuk mempertahankan karyawan yang telah diketahui dan diakui memiliki tingkat kompetensi yang tinggi dan telah berpengalaman, daripada melakukan rekrutmen guna mendapatkan karyawan yang baru untuk menggantikan posisi karyawan lama tersebut.

2.      PEMBAHASAN

Suatu perusahaan yang menginginkan untuk terus berkembang dan tetap bersaing harus memiliki salah satunya Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yang baik. Karena dengan kondisi MSDM yang baik maka perusahaan akan lebih mudah untuk mengelola, memelihara dan mengembangkan SDM yang bekerja di perusahaan tersebut. Sehingga nantinya SDM ini akan bekerja dengan nyaman dan sepenuh hati serta dapat andil dalam usaha mengembangkan perusahaan. Pengelolaan SDM yang baik dimulai saat proses melakukan rekrutmen terhadap calon karyawan dan dilanjutkan dengan proses mengembangkan karyawan dengan cara mengadakan pelatihan, menaikkan kesejahteraan, memberikan motivasi, dan sebagainya.

2.1 Proses Rekrutmen SDM

           

Menurut Henry Simamora (1997:212) rekrutmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. ^[4]

Menurut Henry Simamora (1997:214) proses rekrutmen memiliki beberapa tujuan, antara lain:

1)   Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.

2)  Tujuan pasca pengangkatan (post-hiring goals) adalah penghasilan karyawan-karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.

3)    Upaya-upaya perekrutan hendaknya mempunyai efek luberan (spillover effects) yakni citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan pelamar-pelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan positif terhadap perusahaan.

     2.2  Proses Pemeliharaan & Pengembangan SDM

Setelah proses rekrutmen dilakukan dan didapat karyawan-karyawan yang bekerja di dalam perusahaan, selanjutnya pihak MSDM wajib melakukan pengelolaan terhadap SDM yang ada. Pengelolaan ini meliputi bagaimana cara memelihara, menyejahterakan, dan mengembangkan karyawan yang bekerja baik dari segi kompetensi maupun sosialisasinya. Pengelolaan ini bertujuan agar karyawan dapat menjalankan pekerjaan dengan semangat dan senang hati tanpa adanya permasalahan terkait dengan pekerjaan. Dengan begini, maka produktivitas perusahaan dapat terjaga atau bahkan bisa meningkat.

Demi mencapai tujuan-tujuan tersebut, setidaknya pihak MSDM memperhatikan hal-hal dibawah ini:

1)   Prestasi Kerja

Prestasi kerja adalah hasil kerja secara kuantitas dan kualitas yang dicapai seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. (Mangkunegara, 2006:9).

Dalam MSDM, salah satu hal yang penting agar karyawan dapat bekerja dengan semangat adalah penilaian prestasi kerja. Penilaian prestasi kerja juga berguna untuk mengembangkan suatu perusahaan secara efektif dan efisien, karena dengan penilaian ini pihak manajemen dapat mengetahui tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan mengembangkan karyawannya, sesuai dengan potensi dan keterampilan dari karyawan tersebut. Selain manfaat diatas, menurut Handoko (2001:135) terdapat sepuluh manfaat lain yang dapat dipetik dari penilaian prestasi kerja tersebut, antara lain:

a)   Perbaikan prestasi kerja

b)   Penyesuaian-penyesuaian kompensasi

c)   Keputusan-keputusan penempatan

d)  Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan

e)   Perencanaan dan pengembangan karir

f)    Penyimpangan-penyimpangan proses staffing

g)   Ketidakakuratan informasional

h)   Kesalahan-kesalahan desain pekerjaan

i)     Kesempatan kerja yang adil

j)     Tantangan-tantangan eksternal

2)   Motivasi

Motivasi merupakan proses untuk mencoba memberikan dorongan agar orang mau bekerja bertindak secara tertentu. Motivasi menyangkut reaksi berantai yaitu dimulai dari kebutuhan yang dirasakan. Lalu timbul keinginan yang hendak dicapai, kemudian menimbulkan usaha-usaha untuk merealisasikannya yang pada akhirnya timbul pemuasan kebutuhan tersebut. Oleh karena itu, motivasi merupakan salah satu hal yang sangat penting diperhatikan dalam perusahaan, karena hal ini sangat mempengaruhi prestasi kerja para karyawan yang ada di lingkungan perusahaan tersebut.

Motivasi penting diberikan kepada seluruh karyawan agar mereka dapat menjaga kondisi untuk tetap bekerja dengan baik dan produktif. Dalam hal ini, manajemen Sumber Daya Manusia harus dapat memberikan motivasi atau dorongan kepada SDM agar dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Terutama bagi karyawan yang sedang mengalami masalah berakibat pada produktivitasnya yang menurun dan jiwa sosialnya yang terganggu, motivasi yang intensif harus diberikan baik dari atasan maupun dari rekan kerja di areanya. Tujuannya agar karyawan tersebut dapat kembali bekerja dengan semangat dan produktif.

3)   Pelatihan

Menurut Rivai dan Simamora pelatihan (training) adalah proses sistematis pengubahan tingkah laku para karyawan dalam suatu arah untuk meningkatkan upaya pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Pelatihan berkaitan dengan keahlian dan kemampuan pegawai untuk melaksanakan pekerjaan saat ini, memiliki orientasi saat ini dan membantu pegawai untuk mencapai keahlian dan kemampuan tertentu agar berhasil dalam melaksanakan pekerjaannya

Seorang karyawan dididik dan dilatih bukan saja untuk memperoleh pengetahuan tertentu akan tetapi juga untuk meningkatkan kemampuan kerja dan penghasilan. Pengelolaan SDM di lingkungan perusahaan dilakukan melalui penerapan prinsip prinsip manajemen. Prinsip utama dari manajemen adalah peningkatan efisiensi penggunaan sumber daya manusia yang difungsikan dalam bidang; produksi, waktu, modal, material, dan peningkatan produktivitas tenaga kerja. “Pendidikan dan latihan sudah dikenal sejak ribuan tahun lalu, namun baru sejak tahun 1940-an orang mulai sadar akan hubungan pendidikan dan latihan dengan peningkatan pertumbuhan ekonomi. Penyelidikan mendukung pendapat bahwa negara-negara dengan tingkat pendidikan yang lebih tinggi juga mempunyai pertumbuhan juga mempunyai pertumbuhan ekonomi yang lebih tepat.” (Agus Sunyoto : 1995:20) ^[5]

3.      CONTOH MSDM DI PT. XI

Setelah membahas mengenai definisi dari MSDM, fungsi dan peranan adanya MSDM, serta aplikasi MSDM didalam perusahaan, Saya akan membahas sedikit mengenai aplikasi MSDM di PT. XI. Pembahasan ini difokuskan pada cara perusahaan tersebut melakukan proses rekrutmen dan mengelola karyawan yang bekerja di perusahaan.

3.1 Pengantar

PT. XI merupakan salah satu perusahaan besar yang bergerak di bidang manufaktur, dimana perusahaan ini terdiri dari banyak sekali karyawan mulai dari level operator hingga level direksi. Karena banyaknya jumlah karyawan ini, maka pengendalian dan pemeliharaan organisasi yang berjalan dalam perusahaan ini harus dijaga dengan baik, baik dari perorangan, kelompok kecil, maupun kelompok secara besar.

Demi menjaga agar produktivitas di PT. XI tetap terjaga dan bahkan meningkat, maka diadakan sistem evaluasi terhadap setiap karyawan berupa penilaian. Hal-hal yang diperhatikan dalam penilaian ini meliputi kedisiplinan karyawan (kehadiran, masuk istirahat tepat waktu, dsb), persentase produktivitas, kreativitas (melakukan perbaikan/perkembangan terhadap area kerjanya dengan tujuan memajukan perusahaan), dan banyak lagi hal yang lainnya. Jika nilai dari karyawan tersebut kurang dari standar yang telah ditetapkan perusahaan, maka dengan terpaksa perusahaan harus memutus kontrak hubungan kerja dari karyawan tersebut.

3.2 Proses Rekrutmen di PT. XI

Untuk mengisi kekosongan yang diakibatkan oleh pemutusan kontrak karyawan seperti yang dijelaskan diatas, maka diadakan proses rekrutmen oleh bagian MSDM. Bisa dikatakan bahwa di PT.XI ini menerapkan standar cukup tinggi dalam mencari calon karyawan untuk perusahaan. Pihak manajemen beranggapan bahwa mereka ingin mendapatkan asset (karyawan) yang siap untuk dilatih dan dikembangkan kompetensinya, agar nantinya bisa turut berkontribusi untuk memajukan perusahaan. Mereka tidak mencari orang yang berpikir bekerja untuk mencari uang saja, namun juga memiliki keinginan untuk berkembang. Oleh karena itu, dalam proses rekrutmen diterapkan beberapa tahap penyisihan yang cukup ketat.

Setelah dinyatakan diterima menjadi karyawan PT. XI, karyawan tersebut masih harus melawati masa On Job Training (OJT) selama 6 bulan, dimana selama masa OJT karyawan tersebut harus membuat dan mempresentasikan minimal satu project yang dilakukan untuk mengembangkan perusahaan, minimal di dalam area tempatnya bekerja. Hal ini memang dilakukan pihak manajemen agar dapat mencapai tujuan awal rekrutmen, yaitu mendapatkan asset atau karyawan yang bisa andil dalam memajukan perusahaan.

3.3 Proses Pengelolaan SDM di PT. XI

Dalam mengelola karyawannya, MSDM PT. XI melakukan beberapa terobosan yang bisa membantu karyawannya berkembang baik dalam segi kompetensi maupun sosialisasinya. Bukan hanya itu, kesejahteraannya pun diperhatikan seperti finansial, fasilitas di lingkungan kerja, dan psikologis dari para karyawannya. Hal ini dilakukan agar para karyawan dapat bekerja dengan semangat dan sepenuh hati.

1)      Pelatihan

Untuk mengembangkan kompetensi dan tingkat social dari karyawannya, PT. XI mengadakan beberapa pelatihan yang dilakukan baik diluar maupun didalam perusahaan. Pelatihan seperti training software design, training simulation and analysis products, training leadership dan sebagainya merupakan pelatihan yang bertujuan untk meningkatkan kompetensi dari karyawan, sehingga diharapkan dapat melakukan pekerjaan dengan lebih fokus dan detail.

Selain itu untuk pelatihan sosial seperti pelatihan safety riding, safety awareness, teamwork workshop, dan sebagainya dilakukan agar para karyawan memiliki jiwa sosial yang tinggi terhadap lingkungannya, baik lingkungan kerja maupun lingkungan keluarga.

“Menurut Saya, pengelolaan SDM dari segi pelatihan sudah cukup baik dilakukan oleh pihak MSDM PT. XI. Sebagian besar pelatihan (seperti contoh diatas) dilakukan secara rutin sehingga tiap karyawan akan mendapatkan kesempatan untuk mengikuti pelatihan tersebut. Hanya saja sistem pelatihan dilakukan secara antrian, sehingga yang didahulukan adalah karyawan yang terlebih dahulu tergabung dalam PT. XI”

2)      Fasilitas di lingkungan kerja

Untuk menyejahterakan karyawannya, pihak MSDM PT. XI menyediakan beberapa fasilitas yang cukup memadai. Fasilitas tersebut seperti pantry/kantin makan, masjid, klinik, loker, dan sebagainya. Pihak MSDM juga memberikan asuransi kesehatan yang bekerja sama dengan beberapa rumah sakit sehingga dapat membantu finansial karyawan jika sakit atau mengalami kejadian yang menyebabkan karyawan atau keluarganya masuk rumah sakit.

“Fasilitas yang disediakan cukup lengkap dan memadai, sehingga Saya sebagai karyawan di perusahaan tersebut dapat bekerja dengan tenang, nyaman dan tanpa adanya kekhawatiran.”

3)      Motivasi

Untuk meningkatkan semangat karyawan, pihak MSDM melakukan beberapa hal seperti seminar maupun konseling. Selama ini beberapa seminar sudah dilakukan untuk menambah wawasan karyawan agar termotivasi untuk bekerja lebih baik lagi. Untuk konseling sendiri, di dalam MSDM terdapat satu bagian dimana bagian tersebut khusus melayani konseling dari para karyawan. Konseling bisa berupa masalah pribadi maupun masalah pekerjaan.

4)      Prestasi kerja

Sebagai apresiasi untuk para karyawannya, pihak MSDM PT. XI selalu mengadakan penilaian terkait pekerjaan yang sudah dilakukan selama beberapa waktu sebelumnya. Penilaian pekerjaan ini dilakukan selama sekali dalam satu tahun dan digunakan untuk menentukan prestasi yang didapat oleh karyawan tersebut. Prestasi karyawan bisa berupa kenaikan golongan, kenaikan gaji, pendelegasian untuk pelatihan ke luar negeri, dan sebagainya. Bahkan salah satu prestasi terbesar yang diadakan pihak manajemen adalah Penghargaan Karyawan Teladan, dimana penilaian dilihat bukan hanya dari pekerjaan saja, melainkan dari segi sosial di lingkungan kerja dan lingkungan rumahnya. Reward dari prestasi ini cukup besar sehingga karyawan dapat termotivasi untuk bekerja dan bersosialisasi lebih baik lagi.

4.      KESIMPULAN

Dari pembahasan-pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa fungsi dan peranan dari Manajemen Sumber Daya Manusia sangat penting dalam keberlangsungan organisasi atau perusahaan. MSDM yang baik akan memperhatikan hal-hal kecil dari mulai proses rekrutmen calon SDM hingga proses pengelolaan SDM tersebut dengan cara seperti mengadakan pelatihan, menyediakan fasilitas di lingkungan kerja, memberikan motivasi dan prestasi kerja pada para SDM. MSDM yang baik akan membuat SDM dapat bekerja dengan semangat, nyaman dan sejahtera. Dengan begitu, SDM dapat membawa organisasi/perusahaan tersebut menjadi lebih maju dan tetap bersaing.

5.      DAFTAR PUSTAKA

^[1]  Sumarsih.2014.MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (MSDM) Dalam :

http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/24248/1_Manajemen-SDM.pdf diakses pada tanggal 7 September 2016 pukul 21:00 WIB.

^[2] Anonim.2016.Chapter II Dalam :

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/34107/4/Chapter%20II.pdf diakses pada tanggal 7 september 2016 pukul 21:30 WIB.

^[3] Sumarsih.2014.MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (MSDM) Dalam :

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pengabdian/dra-sumarsih/manajemen-sdm.pdf diakses pada  tanggal 7 September 2016 pukul 21:35 WIB.

^[4]  Bagus, Denny.2009.Rekrutmen (Recruitment) Karyawan : Definisi, Tujuan, Proses, dan Sistem Rekrutmen Dalam :

http://jurnal-sdm.blogspot.co.id/2009/11/rekrutmen-recruitment-karyawan-definisi.html diakses pada tanggal 8 September 2016 pukul 20:00 WIB.

^[5] Purwanto.2005.ARTI DAN PERANAN SUMBERDAYA MANUSIA Dalam :

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=6791&val=444&title=Arti%20dan%20Peranan%20Sumberdaya%20Manusia diakses pada tanggal 7 September 2016 pukul 20:00 WIB.

    Sumber Gambar : https://www.google.co.id/