Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan terdiri dari dua suku kata yaitu analisis dan pekerjaan, Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya, sedangkan  pekerjaan merupakan sebuah kegiatan aktif yang dilakukan oleh manusia atau sebuah kegiatan /tugas yang dapat menghasilkan sebuah karyayang mempunyai nilai. Maka analisis perkerjaan merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang di butuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus di pekerjakan untuk pekerjaan tersebut. 

Analisis pekerjaan menurut Sastrohadiwiryo(2002)  dalam Irrineayu (2015), Analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan system. Analisis pekerjaan juga memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan adalah daftar pekerjaan, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi pekerjaan, dan tanggung jawab penyelia. Deskripsi pekerjaan (job description) adalah dokumen yang memberikan informasi berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Kualifikasi minimum yang dapat diterima, yang harus dimiliki seseorang agar dapat menjalankan pekerjaan tertentu dimuat dalam spesifikasi pekerjaan ( job spesification). Spesifikasi pekerjaan (Job Spesification) adalah daftar “persyaratan tenaga kerja”  untuk pekerjaan, yaitu syarat pendidikan, keterampilan, kepribadian dan seterusnya.

Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

• Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
• Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
• Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
• Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
• Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
• Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
• Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan.
• Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
• Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
• Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
• Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.
• Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (Gary, 2004:70) disebtkan bahwa penyelia atau spesialis SDM mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan:

1.      aktivitas pekerjaan

2.      perilaku manusia

3.      mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan

4.      standar prestasi

5.      konteks pekerjaan

6.      persyaratan manusia

        Langkah-langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan yaitu:

1.      Penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku, atau kewajiban-kewajiban yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan.

2.      Penetapan pengetahuan (knowlwdge), kemampuan-kemampuan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan, atau karakteristik fisik dan mental yang diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa hasil analisis pekerjaan umumnya berupa; deskripsi pekerjaan yang berkaitan dengan isi (content) dan lingkup (scope) serta klasifikasi pekerjaan.

Metode Mengumpulkan Analisis Pekerjaan

Melakukan analisis pekerjaan biasanya melibatkan gabungan dari seorang spesialis SDM, pekerja, dan penyelia pekerja. Spesialis SDM (manaajer SDM, analis pekerjaan, atau konsultan). Penyelia dan pekerja bisa mengisi kuesioner yang berisi aktivitas bawahanya. Penyelia dan pekerja nantinya bisa menelaah dan mengesahkan kesimpulan analis pekerjaan mengenai aktivitas dan kewajiban pekerjaaan itu.

Metode yang paling populer untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan adalah wawancara, kuosioner, observasi, dan diary/catatan laporan.

1.      Wawancara

Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan, yaitu wawancara individual dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan sekelompok karyawan yang memiliki pekerjaan sama, dan wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut.

Jenis wawancara apapun yang digunakan, penanya harus yakin bahwa orang yang diwawancarai memahami sepenuhnya alasan wawancara, karena ada kecenderungan bahwa wawancara adalah bentuk dari penilaian benar atau salah yang menjadi evaluasi efisiensi.

2.      Kuesioner

Sebelumnya harus menentukan bagaimana struktur kuesioner dan pertanyaan yang digunakan. Setiap karyawan harus mengisi satu dari kemungkinan ratusan kewajiban atau tugas khusus. Orang tersebut diminta untuk menunjukan apakah melaksanakan setiap tugas dan berapa lama waktu yang digunakanya. Menggunakan kuesioner adalah cara yang cepat dan efisien. Namun, mengembangkan dan mengujinya (dengan meyakinkan pekerja memahami pertanyaanya) bisa menjadi mahal dan memakan waktu.

3.      Observasi

Metode ini berguna untuk pekerjaan yang terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati (ex.pekerja perakitan dan petugas akunting). Namun tidak sesuai untuk pekrjaan yang membutuhkan banyak aktivitas mental (pengacara, insinyur perancangan) dan bila karyawan hanya sekali-kali terlibat dalam aktivitas penting (seorang juru rawat yang menangani gawat darurat). Masalah yang lain adalah reaktivitas, pekerja berubah perilakunya karena kegiata pengawasan. Pendekatan yang dilakukan adalah mengamati pekerjaan selama siklus pekerjaan berlangsung dan mencatatnya. Kemudian mengakumulasikan informasi dan hasil wawancara dengan pekerja. Lalu memintanya untuk menjelaskan hal yang tidak dipahami dan aktivitas yang tidak diamati. Pengamatan dan wawancara juga dapat dilakukan secara simultan (bertanya saat pekerja melakukan pekerjaanya).

4.      Catatan Laporan Partisipan

Pendekatan lain adalah dengan menanyakan kepada pekerja untuk menyimpan sebuah catatan laporan tentang aktivitas yang mereka lakukan beserta waktunya. Ini dapat menghasilkan gambaran yang lengkap tentang pekerjaan, khususnya saat ditambahkan wawancara dengan pekerja dan penyelianya. Meskipun karyawan mungkin membesarkan atau mengurangi aktivitas lainnya. Namun, sifat yang rinci dan kronologis dari laporan cenderung untuk mengurangi masalah ini.

Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional  (traditional job description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job description).

1)      Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yakni:

a.       Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.

b.      Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan;

c.       Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

2)      Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi  kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyat            aan-pernyataan, seperti;

a.       Task  merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.

b.      Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

c.       Standartds       merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

d.      SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

e.       Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

DAFTAR PUSTAKA

Ayu, Irrine. 2015. “Analisis pekerjaan : Pengertian, Tujuan, Manfaat, Tahapan, Jenis dan Metode”. https://irrineayu.wordpress.com/2015/04/17/analisis-pekerjaan-pengertian-tujuan-manfaat-tahapan-jenis-dan-metode/. Diakses pada tanggal 12 Oktober 2016

Astuti, Windy Vinorika Yuli. 2014. “ Analisis Pekerjaan Manajemen Sumber Daya Manusia”. http://windhyveronica.blogspot.co.id/2014/11/makalah-analisis-pekerjaan-msdm_4.html. Diakses pada tanggal 12 Oktober 2016

Sukroni, Muhammad. 2014. “ Analisis Pekerjaan”. http://msdmkelasc.blogspot.co.id/p/contoh.html. Diakses tanggal 12 Oktober 2016

Yusuf, Luthfina Tari . 2015. “ Analisis Pekerjaan, Perencanaan Stratejik, dan Perencanaan Sumber Daya Manusia”. http://elestraqueenassignment.blogspot.co.id/2015/07/analisis-pekerjaan-perencanaan.html. Diakses pada tanggal 12 Oktober 2016