Langkah Langkah Dalam Menentukan Desain Pekerjaan

Pengertian desain pekerjaan

Desain pekerjaan adalah proses mencapai kelayakan maksimal serta efisiensi antara orang dan pekerjaan baik dengan mendesain pekerjaan baru maupun mendesain kembali pekerjaan pekerjaan lama,  desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi

Menurut handoko (1987:31) desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kegiatan kerja seseorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional. Tujuannya adalah untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan kebutuhan organisasi, tekonlogi dan keperilakuan, dari sudut pandang management personalia, desain pekerjaan sangat mempengaruhi kualitas kehidupan kerja, dimana hal ini tercermin pada kepuasan individu para pemegang jabatan

Sedangkan menurut harjanto (2001:110) menjelaskan bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilakukan dimana tugas dikerjakan dan bagaimana tugas itu dilaksanakan.

Elemen atau unsur design pekerjaan

Unsur organisasi mempunyai kaitan erat dengan desain pekerjaan yang efisien. Untuk mencapai output maksimim dari pekerjaan-pekerjaan karyawan(hannaway,2004:119)

Menurut (Handoko,1987:33) berbagai tantangan desain pekerjaan bersumber dari permintaanpermintaan organisasional, lingkungan, dan keperilakuan. Bila tuntutan-tuntutan itu
dipertimbangkan dan dipadukan secara hati-hati dengan desain pekerjaan yang tepat, hasilnya
adalah pekerjaan yang diproduktif dan memuaskan. Tetapi bila berbagai masukan atau keluaran yang diinginkan diabaikan, maka akan menimbulkan masalah-masalah. Berikut elemen-elemen
menurut Handoko :

-          Elemen-elemen Organisasional (Handoko, 1987:33)
Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi.
Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimal. Bila karyawan bekerja berulangulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi. Berikut uraian elemen-elemen organisasional dalam desain pekerjaan:

o   Pendekatan Mekanistik
Berupaya untuk mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar
tugas-tugas dapat diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan.
Setelah identifikasi tugas selesa, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi suatu
pekerjaan. Hasilnya adalah spesialisasi

o   Aliran Kerja
Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa.
Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan.

o   Praktek-praktek Kerja
Merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bias
terbentuk dari tradisi, atau kesepakatan kolektip para karyawan, atau bagian
kontrak (perjanjian) kerja serikat karyawan manajemen. Hal ini mengurangi fleksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-pekerjaan.

-          Elemen-elemen Lingkungan (Handoko, 1987:35)
Seperti dalam hampir semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat
mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan-pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan sosial.

o   Kemampuan dan Tersedianya Karyawan

Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan yang akan melaksanakan pekerjaan.

o   Berbagai Pengharapan Sosial

Desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang semakin berpendidikan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain pekerjaan tertentu, pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para karyawan.

-          Elemen- elemen Keperilakuan (Handoko, 1987:36)
Ada beberapa elemen keperilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan,
yaitu:

o   Otonomi

Yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa yang dilakukan. Pekerjaan pekerjaan

yang memberikan kepada para karyawan wewenang untuk mengambil
keputusan-keputusan, berarti menambah tanggung jawab, akan cenderung
meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan
menyebabkan karyawan menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya.

-          Variasi

Kurangnya variasi pekerjaan bisa menyebabkan kebosanan. Dan selanjutnya,kebosanan menimbulkan kelelahan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahankesalahan.

-          Identitas Tugas
Bila pekerjaan-pekerjaan tidak mempunyai identitas, para karyawan tidak akan
atau kurang merasa bertanggung-jawab dan mungkin kurang bangga dengan
hasil-hasilnya. Ini berarti kontribusi mereka tidak tampak, sehingga kepuasan
kerja bisa menurun.

-          Umpan Balik
Bila pekerjaan-pekerjaan memberikan umpan-balik tentang seberapa baik
pelaksanaan pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai pedoman atau motivasi
untuk melaksanakan dengan lebih baik.

Teknik Desain Pekerjaan

Menurut Simamora (2004:118) teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara :

1.       Simplikasi pekerjaan
Simplikasi pekerjan merupakan suatu teknik desain pekerjaan yangmengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.

2.       Rotasi pekerjaan

Teknik desain pekerjaan dengan memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas akan rendah, hal ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami pekerjaannya.

3.       Pemekaran pekerjaan
Pemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi tingkat kebosanan dan akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang turun dan meningkatkan kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan bagi pegawai yang akan menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.

4.       Pemerkayaan Pekerjaan
Pemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan. Sedangkan Handoko (2001:40) menyatakan teknik-teknik perancangan kembali pekerjaanpekerjaan ada 2 (dua) jenis, yaitu :

a.        Simplikasi pekerjaan

b.        Perluasan pekerjaan

Tahap-tahapan analisis pekerjaan (Hannaway, 2004) yaitu:

1.       Persiapan awal:
Ada dua hal yang harus dipersiapkan dalam hal ini, yaitu identifikasi pekerjaaan dan
penyusunan daftar pertanyaan. Proses identifikasi pekerjaan tergantung besar kecilnya perusahaan. Dalam perusahaan kecil proses indentifikasinya lebih sederhana dibandingkan dengan perusahaan yang besar, sebab dalam perusahaan besar identifikasi pekerjaan dapat disusun atas dasar bagan organisasi, catatan-catatan pembayaran upah, penyelia dan lain sebagainya.
Tahap selanjutnya adalah pemutusan tentang informasi yang diperoleh agar memberikan hasil yang berguna, untuk itu perlu disusun daftar pertanyaan yang isinya mencakup status dan identifikasi pekerjaan, fungsi, tugas, tanggung jawab, karakteristik dan kondisi pekerjaan serta standar prestasi kerja lainnya.

2.       Pengumpulan Data:
Sebagai tindak lanjut dari analisis pekerjaan. Ada lima teknik cara pengumpulan data, yaitu:

a.       Observant.

Yaitu pengamatan langsung terhadap subyek yang akan diamati (karyawan) selama

melaksanakan tugas. Kelemahan yang didapat yaitu memakan biaya banyak, lambat dan kurang akurat. Adapun kebaikannya yaitu memungkinkan analis mendapatkan informasi tangan pertama, memungkink ananalisis untuk mengenal kondisi kerja, ketrampilan dan peralatan yang akan digunakan.

b.       Wawancara.
dengan mewancarai karyawan baik yang menempati posisi karyawan maupun atasan langsung, sehingga dapat memeriksa kebenaran tanggapan yang diterima. Hal ini digunakan untuk mencari ketepatan informasi.,

c.       Kuesioner

pendekatan ini memungkinkan banyak pekerjaan dapat di pelajari secara bérsamaan dan dengan biaya murah.

d.       Logs.
orang yang menduduki posisi diminta untuk memberikan informasi. Logs ini terdiri dari catatan yang di simpan karyawan pelaksana. Logs ini hampir sama dengan kuesioner. Kelemahan dari logs yaitu tidak menunjukkan data-data penting seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, lingkungan dan sebagainya.

e.       Kombinasi

yaitu gabungan dari seluruh metode di atas untuk memperoleh data yang Qualified dan dapat dipercaya kebenarannya.

3.       Penyempurnaan Data:
Dari data yang diperoleh lalu dipisah –pisahkan untuk memperoleh data yang relevan, yang untuk selanjutnya siap digunakan dalam berbagai bentuk seperti diskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar-standar pekerjaan.
Diskripsi Pekerjaan (Job Description).
Yaitu pernyataan tertulis tentang fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja
dan aspek - aspek pekerjaan lainnya. Dalam suatu diskripsi pekerjaan, bagian identitas jabatan bisa mencakup kode pekerjaan, bagian departemen, tanggal penyusunan dan kelas pekerjaan, setelah itu dilanjutkan kebagian peringkasan pekerjaan atau fungsi. Bagian ini menunjukkan apa pekerjaan yang dilakukan, bagaimana dan mengapa hal itu dikerjakan, yang selanjutnya dijabarkan dalam tugas-tugas pekerjaan".
Dalam diskripsi jabatan juga harus diperinci tentang wewenang dan tanggung jawab pekerjaan secara terpisah, siap yang menjadi atasan dan siapa bawahannya serta lingkungan phisik pekerjaan.

o   Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification).
Menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor —faktor manusia yang disyaratkan, antara lain pendidikan, ketrampilan, latihan, pengalaman, serta persyaratan fisik. Spefikasi pekerjaan adalah pembagian kerja berdasarkan keahlian dan spesialisasi keahlian yang dimiliki oleh pekerja dalam suatu organisasi tertentu. Dalam pengerjaan suatu produk misalnya pengerjaan mobil di pabrik Toyota terdapat berbagai divisi seperti divisi perakitan, pengecatan, pemotongan dan sebagainya. Pembagian kerja dalam produksi mobil oleh pabrik Toyota tersebut tentunya demi mempermudah proses pengerjaan produk tersebut. Jadi adanya spesifikasi bertujuan untuk memudahkan pekerjaan dalam suatu organisasi yang sesuai dengan keahlian sumber daya manusia yang dimiliki organisasi tersebut.

o   Standar Prestasi Kerja (Job Performance Standards)

a.       Dasar untuk meniliai prestasi kerja karyawan, ini memberikan dua manfaat:
Target pelaksanaan kerja

b.       Kriteria keberhasilan kerja.

Kesimpulan

Menurut artikel yang saya susun dapat disimpulkan bahwa perusahaan dalam lingkungan bisnis analisis jabatan meliputi deskripsi dan spesifikasi jabatan dan desain jabatan merupakan komponen yang fundamental dalam system management suatu perusahaan dimana pekerjaan itu adalah penghubung antara karyawan dan perusahaan/organisasi tahapan dalam menganalisis pekerjaan dimulai dengan pengenalan organisasi dan tipe pekerjaan secara umum kemudian di identifikasi pekerjaan tersebut, sehingga dalam penyusunan pekerjaan setelah melalui tahap identifikasi pekerjaan selanjutnya mengumpulkan daftar pertanyaan, setelah itu disempurnakan aplikasi pekerjaan seperti deskripsi pekerjaan spesifikasi pekerjaan, dan standar-standar pekerjaan menghasilkan informasi mengenai sumber daya manusia

Daftar Pustaka 

Simamora, Henry. 2001. Management Sumber Daya Manusia. STIE Yogyakarta

Handoko, T. Hani. 1987. Management Personalia dan Sumber Daya Manusia. Edisi Kedua. BPFE

Yogyakarta

Hannaway, Connor. 2004. The Management Quick Difference.

Hasibuan, Malayu S.P. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi: PT. Bumi Aksara, Jakarta.

Simamora, Henry. 2004. Management Sumber Daya Manusia. Edisi Ketiga. STIE Yogyakarta