DESAIN ORGANISASI PADA PT ABC

DESAIN ORGANISASI PADA PT ABC

I PENDAHULUAN

Efektivitas individu kelompok, dan organisasi selain dipengaruhi oleh perilaki dan proses organisasi juga dipengaruhi oleh struktur organisasi. Sementara struktur organisasi memengaruhi perilaku kelompok dan perilaku individu.

Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sementara pada organisasi informal, struktur organisasi merupakan aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

1.1  Rumusan Masalah

Bagaimana perusahaan melakukan peraturan dan kebijakan yang bisa memotivasi karyawan?

Apakah desain pekerjaan malah menghambat seseorang untuk bekerja lebih dari kemampuannya?

II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Desain Organisasi

Menurut Terry (1986) pengorganisasian adalah proses mengusahakan hubungan-hubungan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan tertentu.

Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi, sehingga struktur adalah hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer.

Desain dan struktur organisasi adalah sebuah proses yang meliputi elemen berikut ini:

1.      Spesialisasi kerja, adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.

a.       Tingkat dimana tugas-tugas organisasi dibagi ke dalam pekerjaan pekerjaan terpisah yang setiap tahapnya diselesaikan oleh individu yang berbeda

b.      Over spesialisasi dapat menimbulkan ketidak-ekonomisan manusia dari kebosanan, kelelahan, tekanan, mutu rendah, ketidakhadiran yang meningkat, dan turnover yang lebih tinggi.

2.      Pembagian department, berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses dan jenis customer.

a.       Fungsi: pekerjaan dikelompokkan berdasarkan kinerja fungsi

b.      Produksi: pekerjaan dikelompokkan berdasar lini produk.

c.       Geografis: pekerjaan dikelompokkan berdasarkan teritori atau area geografis

d.      Proses: pekerjaan dikelompokkan berdasar aliran produk atau pelanggan

e.       Pelanggan: pekerjaan dikelompokkan tipe pelanggan dan kebutuhan

3.      Sentralisasi dan Desentralisasi

a.       Sentralisasi, pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan

b.      Desentralisasi, pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi.

4.      Formalisasi, ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan.

2.2 Hubungan antara pembagian kerja, departemensasi, hierarki, dan koordinasi

2.2.1 Pembagian kerja (division of work)

Upaya untuk menyederhanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi besar sederhana dan spesifik, dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut.

o Keuntungan dari spesialisasi pekerjaan yaitu meningkatnya produktifitas, misal dalam pendidikan, ilmu pengetahuan dan seni. Hal ini terjadi karena tidak seorang pun dapat mengerjakan semua pekerjaan dengan hasil yang sama kualitasnya.

o Spesialisasi dan kepuasan kerja, spesialisasi meningkatkan produktifitas terutama pada pekerjaan yang telah dipecah dalam satu kegiatan kecil yang rutin, tetapi semakin spesifik suatu pekerjaan akan membuat seseorang seperti mesin dan tidak manusiawi berdampak pada kepuasan kerja mereka.

Ada 2 dimensi yang menunjukkan suatu spesialisasi pekerjaan, yaitu:

o Kedalaman pekerjaan (job depth), menunjukkan seberapa jauh seseorang diberi wewenang untuk mengontrol pekerjaannya, misalnya ada pilihan dalam kecepatan atau cara mengerjakannya.

o Keluasan pekerjaan (job scope), menunjukkan seberapa luas cakupan tugas seseorang dalam bekerja.

2.2.2 Pengelompokkan pekerjaan (departmentalization)

Pengelompokkan pekerjaan pada dasarnya adalah proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu. Setelah pekerjaan menjadi spesifik, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sama jenisnya.

2.2.3 Penentuan relasi antar bagian dalam Organisasi (hierarchy)

Hierarki adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun horizontal.

            Dua konsep penting dalam hierarki:

a.       Cakupan manajemen control, terkait dengan jumlah orang atau bagian-bagian pendukung di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu.

b.      Rantai perintah, menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hierarki yang paling tinggi hingga yang paling rendah.

2.2.4 Koordinasi

Proses pengintegrasian seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif (Stoner, Freeman, dan Gilbert 1995).

2.3 Motivasi Kerja

   2.3.1 Pengertian Motivasi

Menurut Usman (dalam bukunya, 2008) motivasi ialah keinginan untuk berbuat sesuatu, sedangkan motif motif adalah kebutuhan (need), keinginan (wish), dorongan (desire), atau impuls. Motivasi merupakan keinginan yang terdapat pada seorang individu yang merangsangnya untuk melakukan tindakan tindakan atau sesuatu yang menjadi dasar atau alasan seseorang berperilaku.

2.3.2 Teori Motivasi

         Teori motivasi dibagi menjadi 2, yaitu:

a.       Teori kepuasan (content theory)

Teori yang didasarkan pada kebutuhan insan dan kepuasannya. Teori ini didukung oleh para pakar diantaranya:

o Teori hierarki kebutuhan (Abraham Maslow), meliputi kebutuhan yang bersifat fisiologis atau lahiriah, kebutuhan akan keamanan dan keselamatan kerja, kebutuhan social, kebutuhan akan prestasi, dan kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja.

o Teori tiga motif social (David Clarence McClelland dalam “The Achieving Society”), diidentifikasi sebagai berikut:

-    Kebutuhan akan prestasi (n-ACH)

-    Kebutuhan akan kekuasaan (n-Pow)

-    Kebutuhan untuk berafiliasi atau bersahabat (n-Affil)

o Teori Dua Faktor (Frederick Herzberg)

   Menurut Hasibuan (1990:177) Frederick Herzberg mengemukakan teori motivasi berdasarkan teori dua factor yaitu hygiene dan motivator. Hezberg membagi kebutuhan Maslow menjadi dua bagian yaitu kebutuhan tingkat tinggi (prestise dan aktualisasi diri) dan kebutuhan tingkat rendah (fisik, rasa aman, social), serta mengemukakan bahwa cara terbaik untuk memotivasi individu adalah dengan cara memenuhi kebutuhan tingkat tingginya. Menurut Hezberg factor hygiene tidak akan mendorong minat para pegawai untuk berperforma baik, akan tetapi jika faktor-faktor ini dianggap tidak dapat memuaskan dalam berbagai hal seperti gaji tidak memadai, kondisi kerja tidak menyenangkan, faktor ini bias menjadi sumber ketidakpuasan potensial (Cushway & Lodge 1995).

   Sementara factor motivasi merupakan factor yang mendorong semangat guna mencapai kinerja yang lebih tinggi. Jadi pemuasan kebutuhan tingkat tinggi lebih memungkinkan seseorang untuk berperforma tinggi daripada pemuasan kebutuhan lebih rendah (Leidecker & Hall dalam Timpe 1999).

b.      Teori Motivasi Proses (Process Theory)

Teori ini berusaha agar pekerja giat sesuai dengan harapan organisasi perusahaan. Daya penggeraknya adalah harapan akan diperoleh si pekerja.

Teori motivasi proses yang dikenal adalah sebagai berikut:

o Teori harapan (expectancy theory), komponennya adalah harapan, nilai, dan pertautan.

o Teori keadilan (equity theory), didasarkan tindakan keadilan di seluruh lapisan serta objektif di dalam lingkungan perusahaannya.

o Teori pengukuhan (reinforcement theory), didasarkan pada hubungan sebab akibat dari perilaku dengan pemberian kompensasi.

CASE 5: DESAIN PEKERJAAN DI PT ABC

               Berdasarkan teori-teori yang sudah dijelaskan di atas, saya membandingkan teori tersebut dengan desain PT ABC yang bergerak di bidang perbankan dimana saya bekerja saat ini. Desain organisasi sentralisasi dan desentralisasi berjalan dengan baik sesuai dengan kewenangan masing-masing pegawai berdasarkan dengan ketentuan jobdesc yang diberikan. Spesialisasi pekerjaan pada PT ABC dapat dilihat dari pembagian kerja mulai dari pegawai frontliner hingga branch office manager. Frontliner bekerja dengan kecepatan dan mengambil kewenangan sesuai dengan batasannya sementara branch office manager melingkupi semua pekerjaan cabang sehingga cakupannya lebih luas. Dalam hal memotivasi pegawai PT ABC sangat peduli akan kesejahteraan pegawai dan mendukung setiap pegawai untuk selalu tumbuh lebih maju. Motivasi yang diberikan berupa penghargaan atas prestasi yang sudah diraih oleh pegawai sehingga pegawai merasa perlu untuk berprestasi. Dengan adanya prestasi dan penghargaan yang cukup memuaskan pegawai merasa nyaman dengan pekerjaan yang diberikan bahkan dapat melebihi target yang ditentukan.

III KESIMPULAN

            Pembagian kerja dalam suatu organisasi khususnya perusahaan sangat penting untuk membedakan dan mengukur sejauh mana wewenang seseorang dalam mengambil keputusan dan bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan. Dengan adanya pembagian kerja berdasarkan tanggung jawab masing-masing divisi maka terjadi koordinasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan bersama yaitu perusahaan.

            Selain pembagian kerja, perusahaan harus memberikan motivasi kepada pegawai agar memiliki semangat untuk senantiasa bertumbuh dan melakukan pekerjaan yang melampaui target agar tercapainya prestasi dan penghargaan akan diraih sehingga kepuasan tentu selalu dirasakan.

DAFTAR PUSTAKA

Terry, George R. 1986. Prinsip-prinsip Manajemen. Jakarta: PT. Bumi Aksara