Mekanisme, Tujuan dan Kendala Seleksi

 Oleh : PUSPITA EKA ROHMAH

puspitaekarohmah@gmail.com (puspita14028.blogspot.com)

ABSTRAK

               Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang kualifikasi dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.
Mekanisme seleksi dapat diartikan sebagai cara menjalankan proses seleksi atau proses pemilihan suatu anggota baru di sebuah perusahaan, organisasi atau pada instansi tertentu. Mekanisme secara singkat dapat pula dikatakan sebagai suatu proses dari suatu acara atau suatu kegiatan tertentu.

 Tujuan dilaksanakan proses seleksi adalah untuk mendapatkan “The Right Man In The Right Place” (Nitisemo: 2004). Didalam proses seleksi perusahaan harus mendapatkan tenaga kerja yang tepat di dalam posisi yang tepat pula.(Kata Kunci :  Mekanisme, Seleksi, Tujuan )

PENDAHULUAN

Seleksi merupakan bagian materi dari operasional manajemen sumber daya manusia yaitu pengadaan (procurement), sedangkan pengadaan itu sendiri terdiri dari : perencanaan, perekrutan, seleksi, penempatan, dan produksi. Proses seleksi merupakan tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima. 

Proses tersebut dimulai ketika pelamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Proses seleksi merupakan pengambilan keputusan bagi calon pelamar untuk diterima atau tidak. Menurut Teguh (2009) menjelaskan bahwa seleksi adalah proses yang terdiri dari berbagai langkah yang spesifik dari kelompok pelamar yang paling cocok dan memenuhi syarat untuk jabatan tertentu. 

Ada tiga hal yang menyebabkan seleksi menjadi hal yang penting, yaitu : 

1. Kinerja para manajer senantiasa tergantung pada sebagian kinerja bawahannya. 
2. Seleksi yang efektif penting karena biaya perekrutan yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengangkatan pegawai tidak sedikit. 
3. Seleksi yang baik itu penting karena implikasi hukum dari pelaksanaannya secara serampangan. 

MEKANISME SELEKSI

              Mekanisme seleksi dapat diartikan sebagai cara menjalankan proses seleksi atau proses pemilihan suatu anggota baru di sebuah perusahaan, organisasi atau pada instansi tertentu. Mekanisme secara singkat dapat pula dikatakan sebagai suatu proses dari suatu acara atau suatu kegiatan tertentu.

1.      Kriteria dan Teknik Seleksi 

Perusahaan tentu akan mengharapkan para pelamar yang datang memiliki prestasi yang memuaskan dalam pekerjaannya. 

Kriteria seleksi menurut Simamora (2004) pada umumnya dapat dirangkum dalam beberapa kategori yaitu : 

1.      Pendidikan

2.      Pengalaman kerja 

3.      Kondisi fisik 

4.      Kepribadian 

Sebelum perusahaan memutuskan karakteristik yang akan di seleksi, maka perusahaan sebaiknya memiliki kriteria sukses yang telah ditetapkan sebelumnya untuk menentukan cara untuk memprediksi pelamar mana yang mencapai tingkat yang diharapkan. 

Adapun beberapa teknik seleksi antara lain : 

1. Interview 
2. Tes psikologi 
3. Tes mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan 
4. Pusat pelatihan 
5. Biodata 
6. Referensi 
7. Grafologi (ilmu yang berkenaan dengan tulisan tangan) 

Sedangkan langkah-langkah dalam seleksi yaitu : 

1. Seleksi surat-surat lamaran 
2. Pengisian blanko lamaran 
3. Pemeriksaan referensi 
4. Wawancara pendahuluan 
5. Tes penerimaan 
6. Tes psikologi 
7. Tes kesehatan 
8. Wawancara akhir atasan langsung 
9. Memutuskan diterima atau ditolak    

2.      Prinsip Proses Seleksi 

Proses pengambilan keputusan pengangkatan yang baik akan sangat tergantung pada dua prinsip dasar proses seleksi, yaitu : 

1. Perilaku dimasa lalu yang merupakan predictor terbaik atas perilaku di masa yang akan datang. 
2. Perusahaan harus menghimpun data yang handal sebanyak mungkin yang dapat dimanfaatkan untuk menyeleksi pelamar yang terbaik.

3.      Dasar Seleksi 

Dasar seleksi merupakan penerimaan pegawai baru yang hendaknya berpedoman pada dasar tertentu yang telah digariskan secara internal maupun eksternal oleh perusahaan. 

Menurut Hasibuan (2008) dasar-dasar tersebut antara lain : 

1. Kebijakan perburuhan atau tenaga kerja oleh pemerintah 
2. Jabatan 
3. Ekonomi rasional 
4. Etika sosial 

Terdapat empat komponen dalam suatu proses seleksi tersebut :

1.      Kuantitas (jumlah) tenaga kerja yang dibutuhkan,

2.      Standard kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan,

3.      Kualifikasi dari sejumlah calon tenaga kerja,

Kualifikasi yang menjadi dasar dalam seleksi:

a.              Keahlian

b.              Pengalaman

c.              Umur

d.             Jenis Kelamin

e.              Pendidikan

f.               Keadaan Fisik

g.              Tampang, Karakter dan Bakat

h.              Kerja Sama, Kejujuran, Kedisplinan Inisiatif dan Kreatif

4.      Serangkaian alat-alat seleksi.

4.      Pendekatan Seleksi

§  Jenis Seleksi : (1) Seleksi administratif, (2) Seleksi Tertulis, (3) Seleksi Tidak Tertulis.

§  Sistem seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu dan tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.

Menurut Andrew F. Sikula;

(1) Succesive-Hurdles, sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing, yakni jika pelamar tidak lulus pada suatu testing, ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

(2) Compensatory-Approach, sistem seleksi yang dilakukan dengan cara pelamar mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata tes apakah mencapai standar atau tidak. Pelamar yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus, sebaliknya dinyatakan gugur atau tidak lulus.

5.      Metode Seleksi

1.      Metode non ilmiah, yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria, standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi ini tidak berpedoman kepada uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari jabatan yang akan diisi.

Unsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputi; 1) surat lamaran, 2) ijazah terakhir dan transkrip nilai, 3) surat keterangan pekerjaan dan pengalaman, 4) referensi/rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya, 5) walk interview, 6) penampilan dan keadaan fisik, 7) keturuan dari pelamar dan 8) tulisan pelamar.

2.      Metode ilimah, yaitu pengembangan seleksi non ilmiah dengan mengadakan analisis cermat tentang unsur-unsur yang akan diseleksi supaya diperoleh karyawan yang kompeten dengan penempatan yang tepat.

Seleksi ilimah dilaksanakan dengan cara-cara berikut; 1) metode kerja yang jelas dan sistematis, 2) berorientasi kepada prestasi kerja, 3) berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan, 4) berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya dan 5) berpedoman kepada undang-undang perburuhan.

TUJUAN SELEKSI

Tujuan dilaksanakan proses seleksi adalah untuk mendapatkan “The Right Man In The Right Place” (Nitisemo: 2004). Didalam proses seleksi perusahaan harus mendapatkan tenaga kerja yang tepat di dalam posisi yang tepat pula.

Tujuan Seleksi tersebut diantaranya :

§  Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat untuk suatu jabatan/ pekerjaan.

§  Memastikan keuntungan investasi SDM perusahaan.

§  Mengevaluasi dalam mempekerjakan dan penempatan pelamar sesuai minat.

§  Memperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan deskriminasi.

§  Memperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang seharusnya tidak diterima.

Seleksi penerimaan karyawan baru juga bertujuan untuk mendapatkan hal-hal sebagai berikut:

a.       Karyawan yang qualified dan potensial

b.      Karyawan yang jujur dan berdisiplin

c.       Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat.

d.      Karyawan yang tarampil dan bersemangat dalam bekerja.

e.       Karyawan yang memenuhi persaratan undang-undang perburuhan

f.        Karyawan yang dapat bekerja sama dengan baik secara vertical dan horizontal

g.      Karyawan yang dinamis dan kreatif

h.      Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya

i.        Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi

j.        Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.

k.       Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan.

l.        Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri

m.    Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.

Setelah kita ketahui secara jelas tujuan pelaksanaan seleksi, kegiatan selanjutnya adalah menetapkan cara, system, dan tahapan-tahapan seleksi yang akan dilakukan.

KENDALA SELEKSI

a.       Tolak Ukur

Yaitu kesulitan untuk menentukan standar yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objektif. Misalnya; kejujuran, kesetian dan prakarsa dari pelamar mengalami kesulitan. Bobot nilai yang diberikan didasarkan pada pertimbangan yang subjektif.

b.      Penyeleksi,

Yaitu kesulitan mendapatkan penyeleksi yang tepat, jujur dan objektif penilainnya. Penyeleksi sering memberikan nilai atas pertimbangan peranannya, bukan atas fisis pikirannya, bahkan pengaruh dari efek “halo” sulit dihindarkan.

c.       Pelamar   

Yaitu kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar. Mereka selalu berusaha memberikan jawaban mengenai hal-hal yang baik-baik saja tentang dirinya, sedangkan yang negatif disembunyikan.

d.      Untuk mengurangi kendala-kendala ini, diperlukan kebijaksanaan seleksi secara bertingkat, karena semakin banyak tingkatan seleksi yang dilakukan semakin cermat dan teliti penerimaan karyawan.

Faktor yang dipertimbangkan dalam proses seleksi :

1. Kondisi Penawaran Tenaga Kerja

Semakin besar jumlah pelamar yang memenuhi syarat (qualified), maka akan semakin mudah bagi organisasi untuk memperoleh karyawan yang berkualitas dan sebaliknya. Pada saat rekrutmen bisa terjadi jumlah calon yang terjaring lebih kecil dari yang diharapkan. Kondisi tersebut dimungkinkan oleh :

1.      Imbalan/upah yang ditawarkan rendah.

2.      Pekerjaan menuntut spesialisasi yang tinggi.

3.      Persyaratan yang harus dipenuhi berat.

4.      Mutu pelamar rendah.

2. Faktor Eksternal Organisasi

1) Faktor Etika

Dalam proses seleksi, masalah etika seringkali menjadi tantangan yang berat. Keputusan seleksi seringkali dipengaruhi oleh etika pemegang keputusan.Bila pertimbangan penerimaan lebih condong karena hubungan keluarga, teman, pemberian komisi/suap dari pada pertimbangan keahlian/profesional, maka kemungkinan besar karyawan baru yang dipilih jauh dari harapan organisasi.

2) Ketersediaan Dana dan Fasilitas

Organisasi seringkali memiliki keterbatasan seperti anggaran atau fasilitas lainnya. Sebagai contoh, besar kecilnya anggaran belanja pegawai menentukan berapa jumlah pegawai baru yang boleh direkrut.

3) Faktor Kesamaan Kesempatan

Budaya suatu daerah dalam memperlakukan masyarakatnya juga merupakan tantangan dalam proses seleksi. Diskriminasi masih sering ditemukan dalam merekrut/menseleksi pegawai yang disebabkan oleh warna kulit, ras, agama, umur, jenis kelamin, dan sebagainya. Sebagai contoh kebijaksanaan organisasi (walau tidak tertulis) yang lebih menyukai pegawai pria atau wanita.Kenyataan ini menghambat proses seleksi secara wajar.

3. Perangkat Organisasi

Selain faktor-faktor di atas, seleksi juga dipengaruhi oleh keberadaan perangkat organisasi seperti :

1) Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan semacam pedoman bagi kegiatan proses seleksi. Analisis jabatan memberikan informasi tentang uraian jabatan, spesifikasi jabatan, standarisasi pekerjaan serta persayaratan yang harus dipenuhi untuk memegang jabatan tersebut. dengan demikian, seleksi yang dilakukan harus mengacu pada analisis jabatan. Seleksi tanpa acuan analisis jabatan (tentu yang   benar) niscaya sulit untuk mendapatkan calon pegawai sebagaimana yang dibutuhkan organisasi. Analisis jabatan ini merupakan arah atau petunjuk tentang   target apa yang hendak dicapai pada saat seleksi.

2) Perencanaan SDM

Dari perencanaan SDM, akan dapat diketahui berapa jumlah calon pegawai yang dibutuhkan oleh organisasi, pada jenjang apa dan di bagian mana, dan persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh pelamar.

3) Pengadaan Tenaga Kerja (Rekrutmen)

Rekruitmen yang dilakukan akan berpengaruh pada prses seleksi.Qualified tidaknya pelamar yang akan diseleksi sangat tergantung pada tenaga kerja (rekruitmen).Pengadaan kerja yang efektif akan menghasilkan tersedianya sejumlah pelamar yang qualified dan sebaliknya. Jenis   dan sifat berbagai langkah yang harus diambil tergantung pada hasil rekruitmen.

Faktor-faktor yang dipengaruhi seleksi :

1.      Orientasi

2.      Diklat

3.      Pengembangan

4.      Perencanaan Karier

5.      Penilaian Prestasi Kerja

6.      Kompensasi

7.      Perjanjian Kerja

8.      Pengawasan Personalia

KESIMPULAN

Seleksi merupakan bagian materi dari operasional manajemen sumber daya manusia yaitu pengadaan (procurement), sedangkan pengadaan itu sendiri terdiri dari : perencanaan, perekrutan, seleksi, penempatan, dan produksi. Proses seleksi merupakan tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima. 

Proses tersebut dimulai ketika pelamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Proses seleksi merupakan pengambilan keputusan bagi calon pelamar untuk diterima atau tidak. Menurut Teguh (2009) menjelaskan bahwa seleksi adalah proses yang terdiri dari berbagai langkah yang spesifik dari kelompok pelamar yang paling cocok dan memenuhi syarat untuk jabatan tertentu. 

Tujuan dilaksanakan proses seleksi adalah untuk mendapatkan “The Right Man In The Right Place” (Nitisemo: 2004). Didalam proses seleksi perusahaan harus mendapatkan tenaga kerja yang tepat di dalam posisi yang tepat pula.

DAFTAR PUSTAKA

-        Ayu, I. (2015). Seleksi sdm, definisi, tujuan, metode, proses, kendala dan factor yang dipertimbangkan dalam proses seleksi dalam : https://irrineayu.wordpress.com/2015/03/25/seleksi-sdm-definisi-tujuan-metode-proses-kendala-dan-faktor-yang-dipertimbangkan-dalam-proses-seleksi/. Dipublikasikan 25 Maret 2015.

-        Ariplie. (2015). Pengertian seleksi menurut ahli. http://ariplie.blogspot.co.id /2015/04/pengertian-seleksi-menurut-ahli.html. Dipublikasikan April 2015.

-        N, Bandits. 2014. Manajemen Perusahaan Seleksi SDM dalam : http://www.slideshare.net/banditznero/kuliah-7-seleksi-sdm-.

-        B, Denny. 2009. Proses Seleksi dalam Departemen SDM dalam : http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/08/proses-seleksi-dalam-departemen-sdm.html.

-        Nidno. 2013. Seleksi Tenaga Kerja dalam : http://nidnod91.blogspot.com/2013/04/seleksi-tenaga-kerja_25.html.

-        S, Aldina. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam : http://elib.unikom.ac.id/.

-        H, Septian. 2015. MSDM Pengujian Seleksi Kelas Karyawan dalam : http://www.academia.edu/9052578/MSDM_Pengujian_Seleksi_Karyawan.