SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 Adetha Muhammad Dzulfaqar (adethamuhammad08@gmail.com)

ABSTRAK

Sistem pengendalian manajemen merupakan hal yang penting dala  suatu organisasi. Hal tersebut karena system pengendalian manajemen berperan dalam mengendalikan perilaku individu di organisasi dengan cara atau aturan yang dianggap sesuai oleh badan usaha dalam mencapai tujuan organisasi. Pengukuran kinerja dimaksudkan untukmengahsilkan tujuan, informasi yang relevan pada program atau kinerja organisasi yang dapat digunakan untuk memperkuat manajemen dan menginformasikan pengambilan keputusan. Peranan utama sistem pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih berjalan dengan baik. Dimana, formulasi strategi memfokuskan pada masa jangka panjang. Penerapan sistem pengendalian manajemen dalam sebuah perusahaan sangatlah penting karena sistem ini mempengaruhi perilaku manusia.

 

PEMBAHASAN

A.     Pengertian pengendalian (pengawasan)

Pengendalian (controlling) merupakan suatu faktor penunjang penting terhadapefisiensi organisasi, demikian juga pada perencanaan pengorganisasian, dan pengarahan.Pengendalian adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecilpenyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan. Setiap pengorganisasian, oleh karena itu harus memiliki sistem pengawasan (pengendalian). Sistem pengendalian manajemen diperlukan untuk mengendalikan bagaimana strategi dalam perusahaan berlangsung sesuai dengan rencana dan tujuannya. Kesiapan dan kemauan perusahaan untuk mengikuti perkembangan dunia usaha yang akan selalu menghadapi situasi dimana strategi yang direncanakan tidak terdefenisikan dengan baik Sistem pengendalian dalam perusahaan memiliki dua tujuan yaitu tujuan pribadi dan tujuan organisasi. Maka sistem pengendalian dirancang untuk mencapai keselarasan antara pencapaian tujuan pribadi dan mencapai tujuan organisasi.

Beberapa para ahli mengemukakan pengertian pengendalian diantaranya yaitu:

•        Earl P. Strong, “Controlling is the process of regulating the various factor in an enterprise according to the requirement of its plans.” Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
•        Harold Koontz, “Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished.” Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.
•         G.R. Terry, “Contolling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the standard, what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is in conformity with the standard.“ Pengendalian dapat didefinisikan ssebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
•         Robert J. Mockler, Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapakan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan.

 

B.     Komponen Sistem Pengendalian Manajemen

Dasar dari proses sistem pengendalian manajemen adalah berupaya mengarahkan seperangkat variabel menuju sasaran. Dalam perusahaan, manusia merupakan variabel yang harus diarahkan, dituntun atau diransang untuk mencapai tujuan. Maka, sistem pengendalian manajemen sedikitnya memiliki empat komponen yaitu :

1. Pelacak (detektor) atau sensor, yaitu alat pengamatan yang mendeteksi atau mengamati dan mengukur atau menggambarkan kegiatan yang perlu dikendalikan.

2. Penilai (assessor), yaitu alat untuk menilai hasil dari suatu kegiatan, biasanya dikaitkan dengan standar, dan mengidentifikasi kegiatan yang tidak dapat dikuasai.

3. Effector, yaitu alat untuk memoditifikasi perilaku untuk mengubah prestasi bila diperlukan.

4. Jaringan komunikasi, yaitu alat untuk menyebar-luaskan informasi.

 

C.     Asas-asas Pengendalian

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel, mengemukakan asas-asas pengendalian yaitu:

 a. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), artinya pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan- penyimpangan dari rencana.

 b. Asas efisiensi pengendalian (Principle of efficiency of control), artinya pengendalian itu efisien, jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.

c. Asas tanggung jawab pengendalian (Principle of control responsibility), artimya pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.

d. Asas pengendalian terhadap masa depan (principle of future control), artinya pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

e. Asas pengendalian langsung (Principle of direct control), artinya teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

f. Asas refleksi rencana (Principle of reflection plans), artinya pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

g. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organization suitability), artinya pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.

h. Asas pengendalian individual (Principle of individual of control), artinya pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalian harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.

 i. Asas standar (Principle of standard), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

 j. Asas pengendalian terhadap strategi (Principle of strategic point control), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor strategis dalam perusahaan.

 k. Asas kekecualian (The exception principle), artinya efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.

l. Asas pengendalian fleksibel (Principle of flexibility of control), artinya pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

m. Asas peninjauan kembali (Principle of review), artinya sistem pengendalian harus ditujukan berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

n. Asas tindakan (Principle of action), artinya pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan directing.

D.     Jenis-jenis Pengendalian

Jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:

1. Pengendalian Karyawan (Personnel Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2. Pengendalian Keuangan (Financial Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

3. Pengendalian Produksi (Production Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4. Pengendalian Waktu (Time Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5. Pengendalian Teknis (Technical Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6. Pengendalian Kebijaksanaan (Policy Control)

Pengandalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.

7. Pengendalian Penjualan (Sales Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8. Pengendalian Inventaris (Inventory Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9. Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

 

E.      Proses-proses pengendalian

Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkah berikut:

 a. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.

b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

       c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.

      d. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

       e. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:

1. Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)

2. Mengubah pengukuran pelaksanaan

3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan

 

F.      Cara pengendalian atau pengawasan

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol atau pengawasan. Cara-cara pengendalian atau pengawasan ini dilakukan sebagai berikut:

a. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.

b. Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberika oleh bawahan.

c. Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan.

 

G.     Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen

Fungsi sistem pengendalian manajemen adalah agar perusahaan bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Cara yang dilakukan yaitu dengan membandingkan prestasi kerja agar sesuai rencana semula dan melakukan suatu tindakan yang tepat untuk bisa mengoreksi hal-hal yang menyimpang dari yang sudah ditetapkan. Dalam sistem pengendalian manajemen semua laporan harus dibuat secara tertulis dan ada pihak yang bertindak sebagai controller. Biasanya seorang akuntan atau keuangan adalah controller yang tepat, karena mereka yang juga membuat laporan biaya. Tujuannya agar pengendalian biaya yang efektif juga bisa dilakukan sehingga tujuan sistem pengendalian manajemen lebih mudah dicapai.

Akuntan harus memberikan informasi yang akurat kepada manajemen dan selalu berkomunikasi dalam proses pengendalian manajemen. Informasi seperti prestasi kerja dan pencapaian karyawan harus diketahui manajemen agar sistem pengendalian manajemen bisa berjalan dengan baik. Informasi seperti juga bisa dipakai dalam menyusun KPI (Key Performance Indikator) agar manajemen mengetahui raport setiap karyawan.

 

H.     Pengawasan Melekat

Istilah pengawasan melekat (waskat) pertama kali muncul dalam Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan dan Inpres No. 1 Tahun 1983 tentang Pedoman Pengawasan Melekat yang menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan melekat ialah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus-menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan, dan evaluasi oleh pimpinan unit/organisasi kerja terhadap pendayagunaan semua sumber daya, untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengembangan unit/organisasi kerja di masa depan. Dalam waskat, pelaku pengawasan adalah atasan yang dianggap memiliki kekuasaan dan setiap pimpinan atau manajer memiliki fungsi yang melekat di dalam jabatannya untuk melaksanakan pekerjaannya atau pada personil yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing. Dalam konsep waskat, para pelaku pengawasan lainnya seperti bawahan, orang lain, dan masyarakat kurang diperhatikan dengan anggapan atasan dapat menjalankan kekuasaannya sehingga bebas mengawasi bawahannya.

 

KESIMPULAN

Pada prinsipnya, sistem pengendalian manajemen ini adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada seluruh orang yang ada didalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan perusahaan yang baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Proses pengendalian manajemen yang formal ini memiliki beberapa tahapan yang salin berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, yang terdiri dari: pemrograman, penganggaran, operasi dan akuntnasi, serta laporan dan analisis. Seluruh catatan dan biaya tersebut akan dikategorikan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan oleh pusat tanggung jawab Pengkategorian yang sesuai dengan program akan digunakan sebagai dasar dalam pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan pengkategorian yang sesuai dengan pusat pertanggungjawaban akan digunakan untuk mengukur performa manajer. Namun, untuk membangun perusahaan yang besar dan sukses, sistem ini saja tidaklah cukup. Dibutuhkan juga manajemen keuangan yang baik dan tepat agar perusahaan bisa menerapkan kebijakan yang baik untuk perusahaan dimasa depan.

DAFTAR PUSTAKA

Chandra, R. (2017). Penerapan Sistem Pengendalian Manajemen Terhadap Kinerja Keuangan Pada PT. Indojaya Agri Nusa. Jurnal Samudra Ekonomi Dan Bisnis, 8(1), 619–633. https://doi.org/10.33059/jseb.v8i1.202

Radianto, W. E. D. (2015). Sistem Pengendalian Manajemen di Entrepreneural University. Jurnal Akuntansi Multiparadigma, 6(2), 272–289. https://doi.org/10.18202/jamal.2015.08.6022

Rizal, H. J. R. A. K. S. (2019). Peranan Sistem Pengendalian Manajemen pada Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (Studi Kasus pada Dinas Kesehatan Kabupaten Jeneponto). Jurnal Ekonomi Invoice Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, 1(1), 173–183.

Saputra, R. (2019). Strategi pengendalian dalam meningkatkan disiplin kerja. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 12–44.

Soetjianto, M. (2013). Memaknai sistem pengendalian manajemen pada industri kreatif. Calyptra : Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya, 2(2), 1–11.

https://accurate.id/marketing-manajemen/sistem-pengendalian-manajemen/

https://www.harmony.co.id/blog/pahami-sistem-pengendalian-manajemen-fungsi-proses-serta-faktornya