Manajemen Perencanaan dan Manajemen Strategi

 Satria Hotma Hizkia (satriahotmahizkia@gmail.com)

A.  Manajemen Perencanaan

1.    Konsep Perencanaan

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

 

Robbin dan Mary Coulter (2004 : 174) menyatakan bahwa perencanaan mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi me- nyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordi- nasikan pekerjaan organisasi.

Menurut Daft (2006 : 315) perencanaan merupakan tindakan untuk menentukan tujuan organisasi dan apa yang dibutuhkan untuk mencapainya

Stoner et al (1996 : 263) perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi organisasi mereka.

Menurut Hasibuan (2006 : 91) perencanaan adalah fungsi dasar (fundamental) karena organizing, directing, controlling, evaluating dan reporting harus lebih dahulu direncanakan

 

2.    Merumuskan Tujuan

Dalam menyusun sebuah perencanaan yang efektif, Kita harus memastikan bahwa kebijakan-kebijakan internal, peran-peran organisasional, kinerja, struktur organisasi, produk yang dihasilkan, dan keseluruhan operasional organisasi tetap sejalan dengan visi dan missi organisasi.

Berikut kriteria-kriteria Untuk memastikan apakah sasaran/tujuan-tujuan yang disusun dalam sebuah perencanaan dapat lebih efektif :

a.    Rumusan tujuan harus jelas dan spesifik dan sebisa mungkin menggunakan kalimat kuantitatif agar mudah mengukurnya

b.    Tujuan tersebut harus mencakup hasil sektor-sektor kunci. Karena tujuan atau sasaran tidak mungkin disusun berdasarkan hasil kerja orang-per-orang, maka sasaran tersebut dibuat berdasarkan hasil dari kontribusi persektor/perbagian.

c.     Tujuan harus mampu memberikan tantangan untuk mencapainya, namun bukan berarti harus sangat sulit untuk dicapai.

d.    Tujuan harus memiliki tenggat waktu yang jelas untuk mencapainya

e.    Tujuan mestinya dikaitkan juga dengan penghargaan bagi yang mencapainya.

 

3.    Tujuan Perencanaan

Robbin dan Mary Coulter (2004:174-175) menyatakan bahwa sekurang- kurangnya ada empat alasan untuk merencana. Perencanaan memberi arah, mengurangi dampak perubahan, meminimal- kan pemborosan dan kegiatan rangkap, dan menjadi standar yang digunakan dalam pengendalian.

B.   Lingkup dan Jenis Perencanaaan

Ruang lingkup perencanaan dipengaruhi oleh dimensi waktu, spasial, dan tingkatan teknis perencanaan. Ketiga dimensi ini saling berinteraksi. Masing-masing dimensi tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Perencanaan dari Dimensi Waktu

a.    Perencanaan Jangka Panjang (Long Term Planning) Perencanaan ini meliputi jangka waktu 10 tahun ke atas.

b.    Perencanaan Jangka Menengah (Medium Term Planning) Perencanaan ini meliputi Jangka waktu antara tiga sampai dengan delapan tahun

c.     Perencanaan Jangka Pendek (Short Term Planning) Jangka waktunya kurang maksimal satu tahun 

 

2.    Perencanaan dari Dimensi Spasial
Perencanaan dilihat dari dimensi spasial adalah perencanaan yang memiliki karakter yang terkait dengan ruang dan batasan wilayah :

a.    Perencanaan Nasional Perencanaan nasional adalah suatu proses penyusunan perencanaan berskala nasional sebagai konsensus dan komitmen seluruh rakyat Indonesia yang terarah, terpadu, menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur, memperhitungkan dan memanfaatkan sumber daya nasional dan memerhatikan perkembangan internasional.

 

b.    Perencanaan Regional Perencanaan regional ialah pilihan antarsektor dan hubungan antarsektor dalam suatu wilayah (daerah) sehingga disebut juga sebagai perencanaan daerah atau wilayah. Contoh, Propeda dan perencanaan pendidikan di provinsi/kabupaten/kota.

 

 

c.     Perencanaan Tata Ruang

Perencanaan tata ruang ialah perencanaan yang mengupayakan pemanfaatan fungsi kawasan tertentu, mengembangkannya secara seimbang, baik secara ekologis, geografis, ma1upun demografis. Contoh: perencanaan tata kota, perencanaan permukiman, perencanaan kawasan, perencanaan daerah transmigrasi, dan proyek-proyek.

 

3.    Perencanaan dari demensi tingkatan teknis perencanaan

Dalam demensi ini kita mengenal istilah (a) perencanaan makro (b) perencaan mikro (c) perencanaan sektoral (d) perencaan kawasan dan (e) perencaan proyek. Perencaan makro meliputi peningkatan pendapatan nasional, tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan masyarakat, ekspor impor, pajak, perbankan dsb. Perencanaan mikro disusun dan disesuaikan dengan kondisi daerah. Perencanaan kawasan memperhatikan keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif. Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan yang dapat menjawab siapa melakukan apa, dimana, bagaimana dan mengapa.

 

4.    Perencanaan dimensi jenis

Menurut Anen (2000) sebagaimana dikutip Syaiful sagala meliputi ; (a) Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning), (b) perencanaan dari bawah ke atas (botton up planning), (c) perencanaan menyerong kesamping (diagonal planning), dibuat oleh pejabat bersama dengan pejabat bawah diluar struktur (d) perencanaan mendatar (horizontal planning), yaitu perencanaan lintas sektoral oleh pejabat selevel (e) perencanaan menggelinding (rolling planning) berkelanjutan mulai rencana jangka pendek,menengah dan panjang.(f) perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and button up planning), untuk mengakomodasi kepentingan pusat dengan wilayah/daerah.

 

5.    Jenis-Jenis Perencanaan :

a.    Menurut Jangkauan (Breath) :

-Rencana Strategis

Robbin dan Mary Coulter (2004 : 178) mengemukakan bahwa rencana strate- gis adalah rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sa- saran umum organisasi tersebut dan berusaha menempatkan organisasi tersebut ke dalam lingkungannya.

-Rencana Operasional merupakan rencana jangka pendek atau rencana tahunan yang merupakan jabaran lebih rinci dari Rencana Strategik per-unit kerja. Rencana Operasional adalah blueprint rencana tindakan sesungguhnya dari setiap unit kerja dalam satu tahun kerja. Di dalam rencana operasional tercakup aktifitas apa yang harus dilakukan, jadwal kerja, penanggungjawab, dll. Anggaran penerimaan dan belanja organisasi juga termasuk dalam katagori ini

 

b.    Menurut Spesifitas (Specifity) :

-Rencana Spesifik (Specific Plans)

Rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberi ruang intrepretasi

-Rencana Arahan (Directional Plans)

Rencana yang fleksibel dan memberikan panduan umum

 

c.     Menurut Jangka Waktu (Time Frame):

-Rencana Jangka Panjang (Long-Terms Plans)

Rencanana dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun

-Rencana Jangka Pendek (Short-Term Plans)

Rencana yang berjankga waktu satu tahun atau kurang.

 

d.    Menurut Frekuensi Penggunaaan (Frequency of Use)

-Rencana Sekali Pakai

Rencana satu kali yang secara spesifik didesain untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik. Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai

-Rencana Siaga

Rencana berkelanjutan yang memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan berulang kali. Rencana tetap merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang (Handoko, 2009 : 85-86)

C.   Kendala Dalam Perencanaan

1.    Ketidakmampuan membuat Rencana atau Rencana yang tidak cukup Baik. Tentu saja tidak semua manajer otomatis memiliki kemampuan membuat perencanaan

2.    Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Mengembangkan sebuah rencana adalah pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan menyita waktu

3.    Lemahnya informasi. Karena yang menjadi dasar dari sebuah rencana adalah informasi.

4.    Terlalu berfokus pada masa kini. Kegagalan mempertimbangkan efek jangka panjang sebuah rencana karena terlalu menekankan pada penanganan persoalan-persoalan jangka pendek, justru dapat menyebabkan kegagalan organisasi mempersiapkan masadepan

5.    Terlalu mengandalkan diri pada unit/Bagian Perencanaan. Banyak organisasi/perusahaan yang memiliki bagian perencanaan atau bagian perencanaan dan pengembangan tersendiri

6.    Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat dikuasainya

 

D.   Manajemen Strategi

1.    Konsep Strategis

-       David (2010 : 18) mengemukakan bahwa stra-tegi adalah sarana bersama dengan tujuan jangka panjang hendak dicapai.

-       (David,2012) Seni dan ilmu untuk memformulasi, menginplementasi, dan mengevaluasi keputusan lintas fungsi yang memungkinkan organisasi dapat mencapai tujuan.

-       Handoko (2009 : 86) menjelaskan bahwa strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Strategi menghubungkan sumber daya manusia dengan sumber daya lainnya dengan tantangan dan risiko yang harus dihadapi dari lingkungan di luar perusahaan.

-       Handoko (2009 : 92) menyatakan bahwa perencanaan strategik (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi ; penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut ; dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan

 

2.    Tunjuan Perencanaan Strategi

-          Handoko (2009 : 92-94) mengemukakan bahwa ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategik. Pertama, perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya harus diambil. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lain- nya. Ketiga, perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.  

3.    Mazhab Manajemen Strategi

a.    Environmental Scholl

Ada yang memiliki keyakinan bahwa lingkungan bisnis adalah komponen yang terpenting karena hampir sepenuhnya manajemen tidak mampu mengendalikannya. Tidak mungkin perusahaan dapat sepenuhnya melakukan rekayasa terhadap lingkungan bisnis. Jadi, lingkungan bisnis menjadi determinan utama keberhasilan kinerja perusahaan. Pola pikir demikian menghasilkan mazhab lingkungan bisnis (environmental school).

b.    Resources Base School

Manajemen – atau ada juga yang menyebutnya dengan lingkungan internal – menjadi determinan terpenting keberhasilan perusahaan. Dengan keunggulan kemampuan yang dimiliki, perusahaan dapat melakukan rekayasa pada lingkungan bisnisnya

 

c.     Value Driven School

Ideologi, nilai, ajaran, dan rancangan masa depan perusahaan merupakan determinan yang paling utama dalam membangun kinerja perusahaan. Pada mulanya semua itu mungkin masih bersifat impian, akan tetapi ketika semua pemangku kepentingan dalam perusahaan telah memiliki keyakinan bahwa impian tersebut bisa diraih, maka impian tersebut menjadi sumber inspirasi untuk melakukan segala sesuatu yang sebelumnya tidak terbayangkan.

d.    Scientific School

Semuanya bisa direncanakan jauh di depan, sebelum sampai pada tahapan eksekusi. Eksekusi datang belakangan setelah tahapan formulasi selesai dikerjakan. Elemen perencanaan menjadi begitu dominan. Semuanya juga menjadi terstruktur, ada tahapan dan prosesnya. Ada metode ilmiah yang dapat digunakan untuk memprediksi lingkungan bisnis dan di saat yang sama menentukan posisi bisnis perusahaan

e.    Processual School

Manajemen strategik baru memiliki efek positif sebagai alat bantu manajemen jika sejak proses penyusunannya telah melibatkan hati manajemen. Kepentingan subjektif manajemen bisa jadi harus terlibat, akan tetapi ada forum untuk melakukan dialog secara konstruktif, yang dalam batas-batas tertentu pasti ada elemen politiknya. Akibatnya prosesnya juga tidak linier, karena pasti ada negosiasi.

 

4.    Komponen Utama

Komponen pokok manajemen strategik (Pearce dan Robinson, 1994, 2003) adalah:

a.    analisis lingkungan bisnis yang diperlukan untuk mendeteksi peluang dan ancaman bisnis

b.    analisis profil perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan

c.     strategi bisnis yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan memperhatikan

d.    visi dan misi perusahaan. Hubungan antara lingkungan bisnis dan profil perusahaan memberikan indikasi pada apa yang mungkin dapat dikerjakan (what is possible). Dari sini posisi perusahaan di pasar dapat diketahui. Sedangkan keterkaitan antara analisis lingkungan bisnis, profil perusahaan, dan visi serta misi perusahaan menunjuk pada apa yang diinginkan (what is desired) oleh pemilik dan manajemen perusaha

5.    Tipe Strategi

·       Strategi Pertumbuhan 

Strategi ini berusaha meningkatkan ukuran perusahaan dan ekspansi operasi perusahaan.

·       Strategi Pengurangan 

Dapat disebut sebagai strategi pertahanan, dengan mengurangi skala operasi untuk kepentingan efisiensi dan meningkatkan kinerja.

·       Strategi Stabilitas 

Strategi dengan tetap menjalankan kegiatan pada saat ini dengan mengurangi tekanan untuk pertumbuhan dan tanpa komitmen pada beberapa perubahan operasi utama.

·       Strategi kombinasi 
suatu strategi tingkat korporat yang mengejar dua atau lebih dari strategi stabilitas, pertumbuhan atau pengurangan secara simultan

 

6.    Proses Manajemen Strategi

Berdasarkan buku karangan (Riva’i, 2004), terdapat suatu bagan yang menunjukkan proses manajemen stratejikseperti pada gambar2 berikut. Menurut bagan tersebut, dapat disimpulkan bahwa proses manajemen stratejik secara umum dapat dibagi menjadi 3 langkah pokok, yakni:

a.    Perumusan strategi (Formulating strategy)

Formulasi strategi termasuk mengembangkan visi dan misi, mengidentifikasi peluang dan ancaman eksternal perusahaan, menentukan kekuatan dan kelemahan internal, menetapkan tujuan jangka panjang, merumuskan alternatif strategi, dan memilih strategi tertentu yang akan dilaksanakan

b.    Penerapan strategi (implementing strategy)

Implementasi strategi termasuk mengembangkan budaya yang mendukung strategi, menciptakan struktur organisasi yang efektif dan mengarahkan usaha pemasaran, menyiapkan anggaran mengembangkan dan memberdayakan sistem informasi, dan menghubungkan kinerja karyawan dengan kinerja organisasi. Suksesnya implementasi strategi terletak pada kemampuan manajer untuk memotivasi karyawan.

c.     Evaluasi (evaluating)

Tahap final dalam manajemen strategis. Evaluasi strategi adalah alat untuk mendapatkan informasi kapan strategi tidak dapat berjalan. Semua strategi dapat dimodifikasi di masa datang karena faktor internal dan eksternal secara konstan berubah. Tiga aktifitas dasar evaluasi strategi adalah (1) Meninjau ulang faktor eksternal dan internal yang menjadi dasar strategi saat ini; (2) Mengukur kinerja; (3)Mengambil tindakan korektif. (Drucker, 2008) mengatakan pekerjaan utama dalam manajemen strategis adalah berpikir melalui keseluruhan misi perusahaan.

 

Daftar pustaka

Daft, Richard L., Manajemen, Terjemahan Edward Tanujaya dan Shirly Tiolina, Edisi keenam, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2006

David, Fred R., Manajemen Strategis Kon- sep, Edisi Dua Belas, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2010

Hasibuan, Malayu P., Manajemen (Dasar, Pengertian dan Masalah), Bumi Aksara, Jakarta, 2006

http://perkimtaru.pemkomedan.go.id/artikel-984-pengertian-dan-ruang-lingkup-perencanaan-.html#ixzz6p5mM8VC4
Usman, Husaini. 2011. Manajemen: Teori, Praktek, dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara. Hal.70-74.

http://repository.unitomo.ac.id/576/1/5.%20Buku%20Manejemen%20Strategi.pdf

http://repository.ut.ac.id/4824/1/EKMA4414-M1.pdf

https://studylibid.com/doc/402099/dasar-dasar-perencanaan

Modul Perkuliahan 02. Proses Perencanaan, Kebijakan dan Strategi. Organisasi dan Manajemen Industri. Universitas Mercu Buana

Pearce II, John A. dan Richard B. Robinson, Jr. (1994). Strategic Management: Formulation, Implementation, and Control. Sydney: Irwin.

Robbins, Stephen P., Rolf Bergman, Ian Stagg dan Mary Coulter, Management, Edisi kedua, Prentice Hall Australia Pty Ltd, 2000

Rusniati, dan Ashanul Haq. 2014. Perencanaan Strategis Dalam Perspektif Organisasi. Jurnal INTEKNA, No.2 (102-109).

Stoner, James A. F., R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert, Manajemen, Alih Bahasa Alexander Sindoro, Jilid I, Simon & Schuster (Asia) Pte. Ltd, 1996.