Konsep dan Tahapan Pengambilan Keputusan di dalam Sebuah Organisasi atau Perusahaan

Muhammad Fathan Fadilah (kangfathan77@gmail.com)

A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :

1. Perencanaan Strategic merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.

2. Pengendalian Manajemen merupakan sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik (tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 tahun.

3. Pengendalian operasi merupakan sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.

B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan (Decision making) adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe:

1. Keputusan Terprogram atau Keputusan Terstruktur

Keputusan yang berulang2 dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah. Contohnya keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang, dll.

2. Keputusan Setengah Terprogram/Setengah Terstruktur

Keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yang terperinci. Contohnya Keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3. Keputusan Tidak Terprogram/Tidak Terstruktur

Keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur ini. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

C.  TIPE INFORMASI

Sistem informasi sekarang memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2 perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yang diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :

1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) yaitu, informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.

2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) yaitu, membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yang terjadi.

3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) yaitu, informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya.

D.  PERAN MANAJEMEN

Menurut Henry Mintzberg

1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari:

• Figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan2 diluar organisasi.
• Pemimpin (leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-bawahannya.
• Penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.

2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yang dimilikinya.

3. Peran Decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yang menangani gangguan, sebagai orang yang mengalokasikan sumber2 daya organisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

E.  TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tahapan proses pengambilan keputusan:

1. Mengidentifikasi dan menganalisis masalah
2. Pencarian informasi
3. Mengembangkan alternatif
4. Membandingkan dan mengevaluasi semua alternatif pemecahan
5. Menilai risikonya
6. Memilih alternatif terbaik
7. Mengimplementasikan keputusan
8. Mengevaluasi hasil-hasil keputusan

F.   LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN RASIONAL

Pengambilan keputusan yang rasional sangat diperlukan bagi setiap organisasi dimana para manajer dituntut melakukan suatu tindakan yang lebih rasional dalam menghadapi setiap masalah yang ada. Menurut Chuck Williams (2001) langkah-langkah pengambilan keputusan yang rasional adalah sebagai berikut :

1. Mendefinisikan masalah
2. Mengidentifikasi kriteria yang ada untuk menilai kemungkinan solusi
3. Memutuskan seberapa penting kriteria tersebut
4. Menarik berbagai alternatif
5. Evaluasi alternatif
6. Memutuskan solusi terbaik

G.  PARTISIPASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Partisipasi secara teoritis akademis dalam proses pengambilan keputusan merupakan rancana strategis organisasi sebagai salah satu persoalan utama dalam pengambilan keputusan. Semua warga organisasi dalam perspektif manajemen pengambilan keputusan merupakan strategi untuk meningkatkan keterlibatan ego, motivasi, dan kepuasan mereka (Griffin, 2013).

H.  KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PARTISIPATIF

Keunggulan pengambilan Keputusan Partisipasi:

1. Memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar, menawarkan pengetahuan dan fakta yang lebih banyak dalam rangka mengindentifikasi solusi potensial dan menghasilkan beberapa alternatif keputusan.
2. Kelompok lebih menerima resiko. Kelompok diskusi dapat meningkatkan kepuasan anggota dan menghasilkan dukungan bagi kemungkinan keputusan yang beresiko.
3. Dalam pemilihan alternatif, kelompok lebih dapat menerima resiko dibanding pembuat keputusan individual.
4. Karena berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan.
5. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda-beda.

Kelemahan pengambilan keputusan partisipasi :

1. Memakan biaya dan waktu. Keputusan yang diambil secara kelompok biasanya lebih membuang waktu. Orang-orang saling melakukan konsultasi, mendiganosis masalah dan mendiskusikan solusi.
2. Hasil kompromi, bukan keputusan kelompok. Kurang optimalnya hasil keutusan karena biasanya kelompok berusaha meraih kompromi solusi.
3. Salah satu anggota dominan, yang menjadikan bukan keputusan kelompok.
4. Bila atasan terlibat, atau bila salah satu anggota kelompok mempunyai kepribadian dominan, keputusan yang dibuat secara kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

I.      KERANGKA ANALISIS STRATEGIS

Kegiatan yang paling penting dalam proses analisis adalah memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus, menganalisis situasi untuk mengetahui isu apa yang sedang terjadi dan memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan untuk memecahkan masalah. Menurut Boulton, proses untuk melaksanakan analisis suatu kasus dapat dilihat pada diagram Proses Analisis Kasus. Kasus harus dijelaskan sehingga pembaca dapat mengetahui permasalahan yang sedang terjadi. Setelah itu metode yang sesuai dan dapat menjawab semua permasalahan secara tepat dan efektif dipergunakan.

J.   TAHAPAN PERENCANAAN STRATEGIS

Proses penyusunan strategis dilakukan dengan melalui tiga tahap analisis, yaitu tahap masukan, tahap analisis, dan tahap keputusan. Tahap akhir analisis kasus adalah memformulasikan keputusan yang akan diambil. Keputusannya didasarkan alas justifikasi yang dibuat secara kualitatif maupun kuantitatif, terstruktur maupun tidak terstruktur, sehingga dapat diambil keputusan yang signifikan dengan kondisi yang ada.

Daftar Pustaka:

• Kusuma Faldi. 2017. Tipe Kegiatan manajemen. https://faldikusuma.wordpress.com/2017/10/12/tipe-kegiatan-manajemen/, diakses pada 14 Juni 2021
• Gedriyansah Syadhaffa. 2017. Tipe Kegiatan Manajemen, Tipe Keputusan Manajemen, Tipe Informasi Kegiatan. https://syadhaffa.wordpress.com/2017/10/20/tipe-kegiatan-manajemen-tipe-keputusan-manajemen-tipe-informasi-kegiatan/, diakses pada 14 Juni 2021
• Mahardika Rizky. 2017. Tipe Kegiatan Manajemen, Tipe Keputusan Manajemen & Tipe Informasi Manajemen. https://rizkymahardikablog.wordpress.com/2017/10/14/tipe-kegiatan-manajemen-tipe-keputusan-manajemen-tipe-informasi-manajemen/, diakses pada 14 Juni 2021
• Firdaus Rizky. 2018. TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN.
• Handayani Maria Tri. 2020. 5 Model pengambilan keputusan yang tepat. https://www.ekrut.com/media/model-pengambilan-keputusan, diakses pada 14 Juni 2021
• Syuhud. 2019. PARTISIPASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN STRATEGIS DI PONDOK PESANTREN. Al-Tanzim Jurnal Manajemen Pendidikan Islam 3(2):37-48