Komunikasi Dalam Organisai (Pengendalian/Controlling) dan Sistem Pengendalian Manajemen

Muhammad Fathan Fadilah (kangfathan77@gmail.com

Pengertian Pengendalian

Beberapa pengertian pengendalian menurut beberapa ahli

• Arief Suadi

Berpendapat bahwa pengendalian manajemen adalah sebuah usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.

• Earl P. Strong

Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of its plans. Artinya: pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan,agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

• Harold Koontz

Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished. Artinya: Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja bawahan,agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.

• Siswanto

Mengemukakan pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk mendapatkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terhadap penyimpangan dan mengukur signifikan penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efektif dan efisien guna mencapai sasaran perusahaan.

• Robert Anthony

Mendefinisikan sistem pengendalian manajemen sebagai proses untuk memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Asas-asas Pengendalian

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel, mengemukakan asas-asas pengendalian yaitu:

1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), artinya pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan- penyimpangan dari rencana.
2. Asas efisiensi pengendalian (Principle of efficiency of control), artinya pengendalian itu efisien, jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengendalian (Principle of control responsibility), artinya pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengendalian terhadap masa depan (principle of future control), artinya pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengendalian langsung (Principle of direct control), artinya teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleksi rencana (Principle of reflection plans), artinya pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organization suitability), artinya pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengendalian individual (Principle of individual of control), artinya pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalian harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar (Principle of standard), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengendalian terhadap strategi (Principle of strategic point control), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor strategis dalam perusahaan.
11. Asas kekecualian (The exception principle), artinya efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengendalian fleksibel (Principle of flexibility of control), artinya pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (Principle of review), artinya sistem pengendalian harus ditujukan berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (Principle of action), artinya pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengkoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan directing.

Jenis-Jenis Pengendalian

Jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:

1. Pengendalian Karyawan (Personnel Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2. Pengendalian Keuangan (Financial Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

3. Pengendalian Produksi (Production Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4. Pengendalian Waktu (Time Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5. Pengendalian Teknis (Technical Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6. Pengendalian Kebijaksanaan (Policy Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.

7. Pengendalian Penjualan (Sales Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8. Pengendalian Inventaris (Inventory Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9. Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

Proses-Proses Pengendalian

 Sebelum mengetahui bagaimana proses-proses pengendalian, maka harus dipahami terlebih dahulu tujuan dan manfaat dari pengawasan dan pengendalian (wasdal). Adapun tujuannya adalah:

• Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
• Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
• Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
• Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi.
• Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
• Meningkatkan kinerja organisasi
• Memberikan opini atas kinerja organisasi
• Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada
• Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih

Proses pengendalian dilakukan secara bertahap, berikut adalah langkah-langkah tersebut:

a. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.

b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.

d. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

e. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:

• Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
• Mengubah pengukuran pelaksanaan
• Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM)

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) memiliki 4 tuas pengendalian, diantaranya

• Kepercayaan
• Batas
• Diagnostic
• Sistem interaktif.

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) didefinisikan secara luas untuk mencakup semua yang dilakukan manajer untuk memastikan bahwa strategi dan rencana organisasi mereka dilaksanakan ketika kondisinya memungkinkan, dimodifikasi. 

Fungsi dasar Sistem Pengendalian

• Pengendalian Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian operasi program (fokus internal).
• Pengendalian Strategik merupakan proses monitoring, apakah berbagai strategii yang diadopsi oleh organisasi membantu lingkungan internalnya agar sesuai dengan lingkungan eksternal.

Penyebab-Penyebab Masalah Sistem Pengendalian

• Kurangnya Arahan, karyawan tidak mengetahui apa yang diinginkan organisasi dari mereka.
• Masalah Motivasi, tujuan individu dan organisasi tidak selaras dan secara alami individu mementingkan dirinya sendiri.
• Personil Limitation, disebabkan oleh kurangnya pelatihan, kecerdasan, pengalaman, stamina atau pengetahuan untuk melakukan tugas yang ada. Sehingga menyebabkan beberapa pekerjaan tidak selesai.

Control Problem Avoidance Strategies (Strategi Mengatasi Masalah)

• Penghapusan Aktivitas
• Otomatisasi
• Sentralisasi
• Berbagi Resiko

Menyeimbangkan Ketegangan Organisasi

• Menyeimbangkan profit, pertumbuhan, dan pengendalian.
• Menyeimbangkan hasil jangka pendek dengan kapabilitas jangka panjang dan peluang pertumbuhan.
• Menyeimbangkan ekspektasi kinerja dari berbagai stakeholder.
• Menyeimbangkan opurtunitis dan atensi.
• Menyeimbangkan motif perilaku manusia.

Daftar Pustaka

• Zaeni Ghie. 2012. PENGENDALIAN (CONTROLLING). http://ghiezaenimotivator.blogspot.com/2012/06/pengendalian-controlling.html, diakses pada 15 Juni 2021
• Malayu Hasibuan. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
• Hidayat, Atep A. 2021. Komunikasi dalam organisasi (II). Jakarta. Universitas Mercu Buana.