KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

May Rose Indah Pratiwi Tedjo

(mayrosepratiwi@gmail.com)

Abstrak
    Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Everet M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
    Komunikasi ialah penyampaian pesan dari komunikator (sender) kepada komunikan (receiver) melalui media tertentu dan menyebabkan efek. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu komunikasi atau proses untuk anggota menghimpun informasi yang berhubungan dengan organisasinya dan merubah apa yang terjadi di dalamnya.

Kata Kunci: Komunikasi, Komunikasi organisasi, organisasi
 
Pendahuluan
    Setiap makhluk hidup pasti melakukan komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan pokok makhluk hidup sebagai makhluk sosial. Bentuk komunikasi bermacam-macam, namun dapat dikategorisasikan menjadi dua jenis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal adalah ketika kita berdialog satu sama lain dengan ucapan, yaitu kata-kata yang mengandung makna dan disepakati maknanya dalam suatu lingkungan. Sedangkan komunikasi nonverbal adalah cara berkomunikasi dengan menggunakan lambang atau simbol. Contoh komunikasi nonverbal adalah seperti tepukan tangan, menepuk pundak, dan sebagainya.
    Dalam berinteraksi, manusia tidak bisa lepas dari apa yang dinamakan komunikasi. Tujuan dari komunikasi adalah timbulnya umpan balik dari pesan yang disampaikan. Komunikasi verbal dan nonverbal adalah hal yang berhubungan dan merupakan proses yang saling melengkapi agar pesan dapat diterima.
    Pada dasarnya organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai tugas tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari lingkungannya. Dari berbagai definisi tentang organisasi dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah merupakan suatu wadah/tempat proses kegiatan orang-orang yang bekerja sama, mempunyai fungsi dan wewenang untuk mengerjakan usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi tumbuh berkembang seiring dengan perkembangan lingkungan sosial yang dinamis.
    Menurut Onong Uchjana Effendy, komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain untuk secara langsung ataupun tidak langsung. Sedangkan Harold Lasswell mengatakan ada lima dasar unsur komunikasi, yaitu proses yang menjelaskan siapa, mengaatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa, dan dengan akibat atau efek apa yang didapatkan.
 
Permasalahan
1. Apa itu Komunikasi Organisasi?
2. Apa Pengaruh Komunikasi Terhadap Perilaku Organisasi?
3. Bagaimana Proses Komunikasi?
4. Apa Saja Dimensi Komunikasi Dalam Kehidupan Organisasi?
5. Apa Saja Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas Komunikasi Organisasi?
 
Pembahasan
    Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).

• Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi.
• komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

 
Pengaruh Komunikasi Terhadap Perilaku Organisasi
Sebagai komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya kepada peranannya yang sedang dilakukannya. Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg seorang profesor manajemen pada McGill University di Montreal-Kanada, menyatakan wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan informasi; dan peranan memutuskan.
 
Peranan antarpersona
Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal:
a. Peranan tokoh.
Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakukan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dll.

b. Peranan pemimpin.
Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya.
Beberapa kegiatan bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. kegiatan yang tidak langsung, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja.

c. Peranan penghubung.
Dalam peranan sebagai penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal.
 
Peranan informasi
Peranan informasi meliputi peranan-peranan sebagai berikut:
a. Peranan monitor.
Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai pertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontak pribadinya yang selalu dibinanya.

b. Peranan penyebar.
Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi, untuk kemudian disebarkan kepada bawahannya

c. Peranan juru bicara.
Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam perananya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi.
 
Peranan memutuskan
Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini:
a. Peranan wiraswasta. 

Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan sebuah proyek yang mengawasinya sendiri atau didelegasikannya kepada bawahannya.

b. Peranan pengendali gangguan. 

Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok, para pelanggan menghilang, dan lain sebagainya.

c. Peranan penentu sumber. 

Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai pengambilan keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikiran tunggal.

d. Peranan perunding. 

Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan. Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai wewenang untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat, dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.
 
Model proses komunikasi yang paling sederhana:
PENGIRIM -> BERITA -> PENERIMA

Proses Komunikasi :
1. Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang
2. Diterjemahkan / disandikan ke dalam kata2 & simbol2, kemudian
3. Disampaikan / dikirimkan sbg berita kpd penerima
4. Penerima menangkap simbol2 dan
5. Diterjemahkan kembali / diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan
6. Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.
 
Dimensi-Dimensi Komunikasi Dalam Kehidupan Organisasi
Komunikasi internal
    Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.

b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.

Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. 
Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.

b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. 
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.  
 

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas Komunikasi Organisasi

• Saluran komunikasi formal

• Struktur organisasi

• Spesialisasi jabatan

• Pemilikan informasi

• Jaringan komunikasi dalam organisasi

 
Daftar Pustaka
Stephen P.Robbins, Prinsip-Prinsip Perilaku Organisasi, Erlangga, Jakarta, 2005
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, 2005
Modul Perkuliahan organisasi dan manajemen industri. Komunikasi dalam organisasi . Universitas Mercu Buana. Jakarta Barat.