Komunikasi Dalam Organisasi (Pengendalian)

Ardy Triananda (ardytriananda12345@gmail.com)

Pengertian Komunikasi Organisasi

Komunikasi adalah informasi yang disampaikan dari satu tempat lain dengan pemindahan informasi, ide, emosi, keterampilan dan lain-lain dengan menggunakan simbol seperti kata, figur dan grafik serta memberi, meyakinkan ucapan dan tulisan. Komunikasi adalah “proses atau tindakan menyampaikan pesan (message) dari pengirim (sender) ke penerima (receiver), melalui suatu medium (channel) yang biasa mengalami gangguan (noice). Dalam definisi ini, komunikasi haruslah bersifat intentional (disengaja) serta membawa perubahan (Cangara, 2014).

Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang merupakan wadah atau sarana untuk mencapai berbagai tujuan atau sasaran organisasi memiliki banyak komponen yang melandasi diantaranya terdapat banyak orang, tata hubungan kerja, spesialis pekerjaan dan kesadaran rasional dari anggota sesuai dengan kemampuan dan spesialisasi mereka masing-masing (Aprianti, 2016).

Pengertian Pengendalian

Pengendalian (controlling) adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecil penyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan. Setiap pengorganisasian, oleh karena itu harus memiliki sistem pengawasan (pengendalian) (Saputra, 2019).

Menurut para ahli mengemukakan pengertian pengendalian diantaranya yaitu:

Earl P. Strong

“Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.”

• Harold Koontz

“Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.”

• G.R. Terry

“Pengendalian dapat didefinisikan ssebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

• Robert J. Mockler Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapakan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan

Asas-Asas Pengendalian

1.) Asas Tercapainya : Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya yaitu dengan melakukan perbaikan untuk menghindari penyimpangan rencana-penyimpangan dari.

2.) Asas Efisiensi Pengendalian : itu pengendalian efisien,jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.

3.) Asas Tanggung Jawab Pengendalian : Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanan rencana.

4.) Pengendalian terhadap Masa Depan : Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5.) Asas Pengendalian Langsung : Teknik kontrol yang paling efektif adalah mengusakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah bagaimana mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

6.) Asas Penyesuaian dengan Organisasi : Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan ukuran yang berwenang sehingga mencerminkan struktur organisasi.

7.) Asas Penendalian Individual: Pengendalian dan pengendalian teknik harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalain harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer.

8.) Asas Standar: Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan digunakan sebagai tolok ukur pelaksanan dan tujuan yang akan dicapai.

9.) Asas Pengendalian Terhadap Strategi: Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

10.) Asas Pengendalian Terhadap Strategis:  Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

Jenis-Jenis Pengendalian

1.) Pengendalian Karyawan (Personnel Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2.) Pengendalian Keuangan

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian pengendalian.

3.) Pengendalian Produksi (Production Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencana.

4.) Pengendalian Waktu

Pengendalian ini ditujukan untuk penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5.) Pengendalian Teknis (Technical Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.) Pengendalian Kebijaksanaan (Pengendalian Kebijakan)

Pengandalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah tindakan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.

7.) Pengendalian Penjualan (Sales Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan target yang ditetapkan.

8.) Pengendalian Inventaris (Pengendalian Persediaan)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9.) Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

Proses-Proses Pengendalian

A.) Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan.

B.) Mencegahnya terulang kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan.

C.) Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik.

D.) Menciptakan suasana kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi.

E.) meningkatkan operasi organisasi.

F.) peningkatan kinerja organisasi

G.) Memberikan opini atas kinerja organisasi.

H.) Mengarahkan manajemen untuk melakukan perbaikan atas masalah-masalah pengelola kerja yang ada.

I.) terciptanya pemerintahan yang bersih.

Pengawasan Melekat

Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan, dan evaluasi oleh unit pimpinan/organisasi terhadap pendayagunaan semua sumber, untuk mengetahi kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengembangan unit/organisasi kerja di masa depan.

Dalam waskat, pelaku pengawasan adalah atasan yang dianggap memiliki kekuasaan dan setiap pimpinan atau manajer memiliki fungsi yang melekat di jabatannya untuk melaksanakan pekerjaan atau pegawai yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

Aprianti. (2016). Pengertian Organisasi. Organisasi, 84, 487–492. http://ir.obihiro.ac.jp/dspace/handle/10322/3933

Cangara. (2014). Roudhonah, Ilmu Komunikasi, (Jakarta: UIN Press, 2007) h. 27 23. 23–45.

Saputra, R. (2019). Strategi pengendalian dalam meningkatkan disiplin kerja. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 12–44.

Silviani, Irene. 2020. Komunikasi Organisasi. Surabaya. P.T Scopindo Media Pustaka. https://bit.ly/3zgG0yZ

Hidayat, Atep A. 2021. Komunikasi dalam organisasi (II). Jakarta. Universitas Mercu Buana.