Komunikasi dalam Organisasi II (Sistem Pengendalian Manajemen)

 Caesar Antonius (caesar.antonius1302@gmail.com)

 

 ABSTRAK : 

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses yang menjamin bahwa sumber-sumber diperoleh dan digunakan dengan efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi., dengan kata lain pengendalian manajemen  dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa sumber manusia, fisik dan teknologi dialokasikan agar mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh.

Pengendalian manajemen berhubungan dengan arah kegiatan manajemen sesuai dengan garis besar pedoman yang sudah ditentukan dalam proses perencanaan strategi. Sistem pengendalian manajemen adalah kesatuan pemikiran dari metode akuntansi manajemen untuk mengumpulkan dan melaporkan data serta mengevaluasi kinerja perusahaan.

 Suatu sistem pengendalian manajemen berusaha untuk mengarahkan berbagai macam usaha yang dilaksanakan oleh semua subunit organisasi agar mengarah pada tujuan organisasi dan tujuan para manajernya. Dasar dari sebuah pengawasan atau pengendalian adalah proses perencanaan. Hasil dari sebuah perencanaan adalah misi, objektif, atau anggaran operasional yang secara keseluruhan akan disertai oleh sistem pengendalian. Sebuah sistem pengendalian manajemen yang baik seharusnya dapat membantu dalam proses pembuatan keputusan dan memotivasi setiap individu dalam sebuah organisasi agar melakukan keseluruhan konsep yang telah ditentukan. Sistem pengendalian manajemen meramalkan besarnya penjual

Pendahuluan  :

Sistem pengendalian manajemen diperlukan untuk mengendalikan bagaimana strategi dalam perusahaan berlangsung sesuai dengan rencana dan tujuannya. Kesiapan dan kemauan perusahaan untuk mengikuti perkembangan dunia usaha yang akan selalu menghadapi situasi dimana strategi yang direncanakan tidak terdefenisikan dengan baik.

Peranan utama sistem pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih berjalan dengan baik. Dimana, formulasi strategi memfokuskan pada masa jangka panjang. Penerapan sistem pengendalian manajemen dalam sebuah perusahaan sangatlah penting karena sistem ini mempengaruhi perilaku manusia.

Pembahasan :

• Dasar dari proses sistem pengendalian manajemen adalah berupaya mengarahkan seperangkat variabel menuju sasaran. Dalam perusahaan, manusia merupakan variabel yang harus diarahkan, dituntun atau diransang untuk mencapai tujuan. Maka, sistem pengendalian manajemen sedikitnya memiliki empat komponen yaitu :

1. Pelacak (detektor) atau sensor, yaitu alat pengamatan yang mendeteksi atau mengamati dan mengukur atau menggambarkan kegiatan yang perlu dikendalikan.
2. Penilai (assessor), yaitu alat untuk menilai hasil dari suatu kegiatan, biasanya dikaitkan dengan standar, dan mengidentifikasi kegiatan yang tidak dapat dikuasai.
3. Effector, yaitu alat untuk memoditifikasi perilaku untuk mengubah prestasi bila diperlukan.
4. Jaringan komunikasi, yaitu alat untuk menyebar-luaskan informasi.

• Pengertian Pengendalian (Pengawasan) : Pengendalian (controlling) merupakan suatu faktor penunjang penting terhadap efisiensi organisasi, demikian juga pada perencanaan pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecil penyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan. Setiap pengorganisasian, oleh karena itu harus memiliki sistem pengawasan

• Beberapa para ahli mengemukakan pengertian pengendalian diantaranya yaitu:

1. Earl P. Strong

"Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.”

2. Harold Koontz

"Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.”

3. G.R. Terry

"Pengendalian dapat didefinisikan ssebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar"

• Asas-Asas Pengendalian :

1. Asas Tercapainya Tujuan

Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

2. Asas Efisiensi Pengendalian

Pengendalian itu efisien,jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.

3. Asas Tanggung Jawab Pengendalian

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanan rencana.

4. Asas Pengendalian terhadap Masa depan

Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5. Asas Pengendalian Langsung

Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

6. Asas Refleksi Rencana

Pengendalian harus disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

7. Asas Penyesuaian dengan Organisasi

Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer sehingga mencerminkan struktur organisasi.

8. Asas Penendalian Individual

Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalain harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer.

9. Asas Standar

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanan dan tujuan yang akan dicapai.

10. Asas Pengendalian Terhadap Strategis

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

• Jenis-Jenis Pengendalian: 

Jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:

1. Pengendalian Karyawan (Personnel Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2. Pengendalian Keuangan (Financial Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

3. Pengendalian Produksi (Production Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4. Pengendalian Waktu (Time Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5. Pengendalian Teknis (Technical Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6. Pengendalian Kebijaksanaan (Policy Control)

Pengandalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.

7. Pengendalian Penjualan (Sales Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8. Pengendalian Inventaris (Inventory Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9. Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

• tujuan dan manfaat dari pengawasan dan pengendalian (wasdal):

1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi 5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
5. Meningkatkan kinerja organisasi
6. Memberikan opini atas kinerja organisasi
7.  Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada
8. Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih

• Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkah berikut:

1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.

4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:

1.          Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
2.          Mengubah pengukuran pelaksanaan
3.          Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan

• Adapun bagan proses pengendalian dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Pembandingan dengan standar pelaksanaan
5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

• Cara-cara pengendalian atau pengawasan ini dilakukan sebagai berikut:

1. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
2. Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberika oleh bawahan.
3. Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan.

Daftar Pustaka :

• https://ejurnalunsam.id/index.php/jseb/article/download/202/151
• Rizal, H. J. R. A. K. S. (2019). Peranan Sistem Pengendalian Manajemen pada Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (Studi Kasus pada Dinas Kesehatan Kabupaten Jeneponto). Jurnal Ekonomi Invoice Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, 1(1), 173–183.
• Saputra, R. (2019). Strategi pengendalian dalam meningkatkan disiplin kerja. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 12–44.
• Soetjianto, M. (2013). Memaknai sistem pengendalian manajemen pada industri kreatif. Calyptra : Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya, 2(2), 1–11.
• https://accurate.id/marketing-manajemen/sistem-pengendalian-manajemen/
• Hidayat, Atep A. 2021. Komunikasi dalam organisasi (II). Jakarta. Universitas Mercu Buana.