Komunikasi dalam Organisasi (Pengendalian Manajemen)

Sahlevi Ariputra (sahleviariputra@gmail.com)

Pengertian Komunikasi Organisasi

Komunikasi adalah informasi yang disampaikan dari satu tempat lain dengan pemindahan informasi, ide, emosi, keterampilan dan lain-lain dengan menggunakan simbol seperti kata, figur dan grafik serta memberi, meyakinkan ucapan dan tulisan.

Komunikasi adalah “proses atau tindakan menyampaikan pesan (message) dari pengirim (sender) ke penerima (receiver), melalui suatu medium (channel) yang biasa mengalami gangguan (noice). Dalam definisi ini, komunikasi haruslah bersifat intentional (disengaja) serta membawa perubahan (Cangara, 2014).

Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang merupakan wadah atau sarana untuk mencapai berbagai tujuan atau sasaran organisasi memiliki banyak komponen yang melandasi diantaranya terdapat banyak orang, tata hubungan kerja, spesialis pekerjaan dan kesadaran rasional dari anggota sesuai dengan kemampuan dan spesialisasi mereka masing-masing (Aprianti, 2016).

Menurut Hasibuan (2011:120) memberikan pengertian organisasi sebagai berikut :

“Organisasi adalah suatu suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu”.

Goldhaber (1993:14-15), Komunikasi organisasi dapat didefinisikan dari berbagai sudut pandang, seperti berikut ini:

a.    Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks dipengaruhi oleh lingkungannya, baik internal dan eksternal.

b.    Komunikasi organisasi melibatkan pesan dan saluran, tujuanm arah, dan media.

c.    Komunikasi organisasi melibatkan orang-orang dan sikap mereka, perasaan, hubungan, dan keterampilan.

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah.

Pengertian Pengendalian

Pengendalian (controlling) adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecil penyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan. Setiap pengorganisasian, oleh karena itu harus memiliki sistem pengawasan (pengendalian) (Saputra, 2019).

Menurut para ahli mengemukakan pengertian pengendalian diantaranya yaitu:

a.       Earl P.Strong

“Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.”

b.      Haroldz Koontz

“Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.”

c.       G.R. Terry

“Pengendalian didefinisikan ssebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar”

d.      Robert J.Mockler

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapakan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena:

a.       Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan.

b.      Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada rencana.

c.       Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan dengan baik

d.      Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan

Asas-asas Pengendalian

Harold Koontz dan Cyirl O’Donnel mengemukakan asas-asas pengendalian yaitu:

a)      Asas Tercapainya Tujuan.

Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

b)      Asas Efisiensi Pengendalian

Pengendalian itu efisien,jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.

c)      Asas Tanggung Jawab Pengendalian

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanan rencana.

d)      Asas Pengendalian Langsung

Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

e)      Asas Pengendalian Individual

Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalain harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer.

f)       Asas Refleksi Rencana

Pengendalian harus disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

g)      Asas Penyesuaian dengan Organisasi

Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer sehingga mencerminkan struktur organisasi.

h)      Asas Standar

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanan dan tujuan yang akan dicapai.

i)       Asas Pengendalian Fleksibel

Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

Jenis-Jenis Pengendalian

Terdapat beberapa klasifikasi pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari sistem maupun waktu pelaksanaannya. Menurut Hasibuan (2011:120), jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:

a.      Pengendalian Karyawan (Pesonnel Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.

b.      Pengendalian Keuangan (Financial Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

c.       Pengendalian Produksi (Production Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

d.      Pengendalian Waktu (Time Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

e.       Pengendalian Teknis (Technical Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

Proses-Proses Pengendalian

Bagan proses pengendalian dapat digambar sebagai berikut :

a.       Penetapan standar pelaksanaan.

b.      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.

c.       Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata.

d.      Pembandingan dengan standar pelaksanaan.

e.       Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

Tujuan-tujuan dalam Proses Pengendalian :

a.       Meningkatkan kelancaran operasi organisasi.

b.      Meningkatkan kinerja organisasi.

c.       Memberikan opini atas kinerja organisasi.

d.      Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih.

Pengawasan Melekat

Pengawasan Melekat (Waskat) pertama kali muncul dalam Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan dan Inpres No. 1 Tahun 1983 tentang Pedoman Pengawasan Melekat yang menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan melekat ialah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus-menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pengawasan melekat adalah proses pemantauan, pemeriksaan, dan evaluasi oleh pimpinan unit/organisasi kerja terhadap pendayagunaan semua sumber daya, untuk mengetahi kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengembangan unit/organisasi kerja di masa depan.

DAFTAR PUSTAKA

Aprianti. (2016). Pengertian Organisasi. Organisasi, 84, 487–492. http://ir.obihiro.ac.jp/dspace/handle/10322/3933

Cangara. (2014). Roudhonah, Ilmu Komunikasi, (Jakarta: UIN Press, 2007) h. 27 23. 23–45.

Saputra, R. (2019). Strategi pengendalian dalam meningkatkan disiplin kerja. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 12–44.

Silviani, Irene. 2020. Komunikasi Organisasi. Surabaya. P.T Scopindo Media Pustaka. https://bit.ly/3zgG0yZ

Hidayat, Atep A. 2021. Komunikasi dalam organisasi (II). Jakarta. Universitas Mercu Buana.