ANALISIS PEKERJAAN

ANALISIS PEKERJAAN

A.Pengertian Analisis Pekerjaan         

          Analisis pekerjaan menurut Amstrong (2004b) adalah sebuah teknik manajemen yang amat penting karena analisis pekerjaan akan menghasilkan informasi yang amat diperlukan untuk mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta penggajian.[1]

          Analisis pekerjaan menurut Umar (2004) merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan kepada orang lain untuk tujuan manajemen.

          Dan menurut Bernandin dan Joyce (1993) Analisis pekerjaan merupakan usaha-usaha untuk merumuskan hal-hal yang dilakukan oleh seorang pekerja ke dalam kata-kata. Berdasarkan kedua pengertian tersebut dapat didefinisikan bahwa analisis pekerjaan merupakan deskripsi pekerjaan untuk memberikan informasi dalam rangka mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta penggajian.

          Analisis Pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. [2]

          Analisis pekerjaan merupakan suatu penelaahan secara mendalam dan sistematis terhadap suatu pekerjaan, untuk memperoleh manfaat dari hasil penelaahan. Analisis pekerjaan, paling sedikit harus dapat memberikan keterangan tentang tugas, tanggung jawab, sifat pekerjaan, serta syarat jabatannya untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. [3]

          Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnal requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan. [4]

          Manfaat analisis pekerjaan mencakup: dapat menggolongkan pekerjaan, untuk menentukan latihan apa yang diperlukan, untuk menetapkan upah/gaji, menetapkan hubungan kerja sehingga mempermudah dalam menggariskan kebijaksanaan kenaikan pangkat, pemindahan dan pemberian tugas, mendapatkan fakta-fakta pekerjaan yang berisiko, penilaian pekerjaan, penetapan alat-alat yang diperlukan, merencanakan penerimaan pegawai. [5]

          Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study). Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak mempelajari gerak – gerakan yang paling efesien dan efektif untuk melakukan sesuatu pekerjaan.[6]

          Barry (1996) memaparkan empat prinsip yang harus diikuti dalam melakukan analisis pekerjaan, yaitu[7]

a.    Analistis

b.    Obyeknya adalah pekerjaan

c.    Tidak dinilai

d.    Pekerjaan saat ini

B.  Tujuan Analisis Pekerjaan          

          Analisis pekerjaan baik dalam sektor swasta maupun sektor public, baik dalam pekerjaan yang berskala kecil maupun pekerjaan yang berskala besar memerlukan analisis pekerjaan untuk berbagai tujuan. Beberapa tujuan dari analsis pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut (Bernandin dan Joyce, 1993): [8]

1. Job Description. Berisi informasi identifikasi, riwayat, kewajiban-kewajiban, pertanggungjawaban, spesifikasi, atau standar-standar pekerjaan.

2. Job Classification. Pengelompokan, pengkelasan, dan jenis-jenis pekerjaan berdasar rencana sistematika tertentu.

3. Job Evaluation. Merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan berdasarkan kegunaan di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4. Job Desing Restructuring. Meliputi usaha-usaha untuk merelokasi dan merestrukturalisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

5. Personnel Requirement / Sepesification. Spesifikasi ini adalah kualifikasi minimal untuk suatu pekerjaan. Penyusunan persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.

6. Performance Appraisal. Penilaian sistematis yang dilakukan oleh para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan penting dari penilaian performansi adalah mempengaruhi performansi para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi.

7. Worker Training. Dilakukan untuk tujuan-tujuan pelatihan, yaitu mengambangkan keterampilan-keterampilan tertentu, dan mempengaruhi perilaku dari individu-individu dalam organisasi sedemikian rupa sehingga perilaku individu-individu tersebut memberikan kontribusi yang lebih besar bagi organisasi.

8. Worker Mobility. Analisis pekerjaan diperlukan untuk mendukung mobilitas pekerja dalam karir, yang meliputi dinamika posisi-posisi, okupasi-okupasi, dan pekerjaan-pekerjaan tertentu.

9. Efficienci. Suatu pekerjaan disebut efesien apabila mencakup integrasi proses kerja yang optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam keamanan peralatan dari fasilitas fisik lainnya. Proses pengintegrasian pekerjaan perlu memperhatikan efesiensi tentang prosedur-prosedur kerja, susunan kerja, dan juga prosedur-prosedur kerja sebagai referensi tertentu pada aktivitas-aktivitas pekerjaan.

10. Safety. Fokus perhatian safety lebih dititikberatkan pada penghentian, mengeliminasi, atau menghindari kondisi-kondisi fisik, kondisi-kondisi lingkungan, dan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman.

11. Human Resource Planning. Perencanaan SDM akan selalu meliputi upaya perencanaan agar memperoleh the right mans in the right places and in the right times untuk mencapai kemanfaatan yang sebesar-besarnya atas keberadaan SDM dalam suatu organisasi atau perusahaan.

12. Legal. Analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menyusun regulasi-regulasi dan berbagai ketentuan organisasional.

C. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan 

          Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut. [9]
a. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)
          Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
b. Kompensasi (Compensation)
         Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.
c. Evaluasi Jabatan
           Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.
d. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)
          Penilaian prestasi kerja merupakan upaya menbandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam menentukan sasaran pekerjaannya.
e. Latihan (Training)
          Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.
f.  Promosi dan Pemindahan
          Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi atau pemindahan karyawan.
g. Organisasi
       Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
h. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
           Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pada suatu jabatan tertentu.
i.  Penyederhaan Pekerjaan (Work Simplification)
          Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.
j.  Penempatan (Placement)
           Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.
k. Peramalan dan Perekrutan
          Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
l.  Orientasi dan Induksi
          Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya.
          Hasil dari analisis pekerjaan dapat berupa suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan dapat pula mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan (Gomes, 1995). Analisis pekerjaan informasi dasar analisis pekerjaan merupakan dasar untuk mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengambangan, serta penggajian. Menurut Amstrong (2004b), analisis pekerjaan menghasilkan informasi dasar tentang pekerjaan sebagai berikut: [10]
•  Tujuan Keseluruhan. Tujuan keseluruhan dalam analisis pekerjaan mencakup mengapa pekerjaan itu ada, dan kontribusi apa yang diharapkan dari memegang pekerjaan/jabatan tersebut.
•  Organisasi. Organisasi dalam analisis pekerjaan mencakup apakah posisi pekerjaan tersebut sesuai dengan organisasi, pengaturan tanggung jawab (kepada siapa pemegang pekerjaan tersebut harus bertanggung jawab, dan siapa yang bertanggung jawab kepadanya).
•  Isi pekerjaan. Isi pekerjaan dalam analisis pekerjaan mencakup tugas dan kewajiban apa saja yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan.

•   Dimensi-dimensi. Dimensi dalam analisis pekerjaan mencakup indicator kuantitatif besarnya pekerjaan yang mencakup aspek-aspek tertentu.

D. Aspek-aspek Analisis Pekerjaan
1. Job description (uraian pekerjaan)
          Job description merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu pekerjaan untuk memudahkan dalam membedakan Pekerjaan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. [11]
2. Spesifikasi pekerjaan (job specification)

          Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang  bisa diterima agar dapat menjalankan satu Pekerjaan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.
3. Spesifikasi Orang 

          Spesifikasi orang dapat dilihat dari karakteristik personal yaitu kemampuan dan keahlian. Kemampuan personal tersebut match 1 dari hasil belajar, pelatihan dan pengalaman. Kemudian Match 2 dilihat dari karakteristik kepribadian.

E. Teknik Analisis Pekerjaan
1. Job Element Method 

          Teknik  analisis pekerjaan berdasar pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan. (KSAOs). [12]
2. Functional Job Analysis (FJA) 

          Teknik analisis terstruktur yang menguji rangkaian tugas dalam suatu pekerjaan dan proses pemenuhannya.
3. Position Analysis Questionnaire (PAQ) 

          Teknik analisis pekerjaan yang menggunakan kuessioner tertutup dalam menganalisis pekerjaan berdasarkan pada 187 ketetapan kerja dan terbagi dalam 6 kategori.
4. Critical Incidents Technique (CIT) 

          Teknik analisis pekerjaan yang mencatat perilaku spesifik dari pekerja yang akan menentukan suskes tidaknya suatu pekerjaan.

F. Langkah-langkah Analisis Pekerjaan
          Hasil analisis pekerjaan secara garis besar terdiri atas 1) isi pekerjaan (content), 2) lingkup pekerjaan (scope), dan 3) klasifikasi pekerjaan. Ketiga hasil analisis pekerjaan tersebut antara lain dapat diperoleh melalui langkah-langkah berikut (uruta tidak terlalu penting): [13]
1.    Penentuan tugas-tugas
2.    Penentuan kegiatan-kegiatan dalam pekerjaan
3.    Penentuan perilaku-perilaku
4.    Penentuan kewajiban-kewajiban yang harus dilaksanakan dalam pekerjaan
5.    Penetapan pengetahuan
6.    Penetapan kemampuan-kemampuan
7.    Penetapan kecakapan-kecakapan
8.    Penetapan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik dan mental yang diperlukan dalam pekerjaan
          Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut.[14]
a.    Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
b.    Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
c.    Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis.
d.    Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
e.    Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
f.    Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
g.    Meramalkan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
          Langkah-langkah analisis pekerjaan yang perlu diketahui untuk mendapatkan informasi tentang jabatan, mencakup: [15]
1.    Tentukan perencanaan pekerjaan
2.    Tentukan perencanaan organisasi
3.    Tentukan struktur organisasi
4.    Mengadakan inventarisasi jabatan dalam struktur organisasi
5.    Tentukan nama jabatan sehingga seragam dalam suatu sistem
6.    Menetapkan keadaan yang sebenarnya tentang jabatan yang diharapkan
7.    Memperoleh informasi melalui angket jabatan, kuesioner, observasi langsung, mempelajar dari dokumen yang diperlukan
8.    Setiap langkah 1 sampai 7 dicatat secara kronologis dan sistematis baik dari pengamatan langsung melalui observasi maupun hasil dokumentasi

G. Uraian Pekerjaan
          Deskripsi pekerjaan merupakan kalanjutan langkah dalam analisis pekerjaan. Hal yang perlu di perhatikan dalam menulis deskripsi pekerjaan adalah menghindari isi deskripsi pekerjaan yang kaku dan menghalangi fleksibilitas perusahaan atau organisasi, dan berimplikasi terhadap cepat usangnya deskripsi pekerjaan tersebut. Sebagian besar des-kripsi pekerjaan sebaiknya mencakup hal (Umar, 2004) : [16]
•    Nama jabatan
•    Detail identifikasi kerja
•    Nama pejabat
•    Garis pelaporan
•    Tujuan pokok pekerjaan
•    Tugas dan tanggung jawab
•    Konteks
•    Kontak
•    Bawahan
•    Dimensi
•    Kondisi kerja
•    Pengetahuan, keahlian, dan pengalaman
•    Kompetensi
•    Informasi lain
•    Tandatangan dan tanggal 
          Uraian Pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. [17]
          Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial.
          Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. 

          Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami.
1.    Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan.
2.    Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusah hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
3.    Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4.    Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan buku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5.    Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6.    Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas diprmosikan dank e jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

H. Klasifikasi Pekerjaan
          Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik di sektor public maupun swasta didasarkan pada beberapa faktor (Gomes, 1995:102): [18]
1.    Masukan Informasi. Masukan informasi memberikan klasifikasi atas dasar dimana dan bagaimana si pekerja memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan.
2.    Proses-proses mental. Pertimbangan-pertimbangan yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktivitas-aktivitas proses informasi yang dilibatkan dalam pelaksanaan pekerjaan.
3.    Output pekerjaan. Mencakup aktivitas-aktivitas fisik yang dilakukan para pekerja, dan alat-alat yang digunakan oleh para pekerja.
4.    Relasi denga orang. Meliputi bagaimana relasi dengan orang lain dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan.
5.    Konteks pekerjaan. Mencakup dalam konteks fisik dan sosial apakah pekerjaan dilakukan.
6.    Metode-metode kerja. Mencakup metode-metode atau teknik-teknik apakah yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.
7.    Ciri-ciri pekerjaan. Mencakup ciri-ciri kepribadian atau kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan.

I. Spesifikasi Pekerjaan
          Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. [19]
          Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompoten.
          Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut.
1.    Tingkat pendidikan pekerja
2.    Jenis kelamin pekerja
3.    Keadaan fisik pekerja
4.    Pengetahuan dan kecakapan pekerja
5.    Batas umum pekerja
6.    Nikah atau belum
7.    Minat pekerja
8.    Emosi dan tempramen pekerja
9.    Pengalaman pekerja
          Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada
dasarnya disusun dari uraian pekerjaan sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak sama

[1] Triton PB, Manajemen Sumber Daya Manusia: Perspektif Partnership dan Kolektivitas, (Yogyakarta : Tugu Publisher, 2007), hlm. 42.
[2] S.P Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta : PT. Bumi Aksara, 2003), hlm. 29.
[3] Abdurrahman Fathoni, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta : PT. Rineka Cipta, 2006), hlm. 82.