Tahap-Tahap dalam Analisis Jabatan/Pekerjaan

1.      Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu.

Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127). Jadi dapat diartikan bahwa analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data.

2.      Tujuan Analisis Jabatan

Menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis jabatan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:

  1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

   2.  Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

   3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat

   4. Job design restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok

   5. Personel requirement, yaitu  berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan

   6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja

   7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

   8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

   9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja

   10.  Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

   11.  Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi

   12.  Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

3.      Pentingnya Dalam Analisis Pekerjaan

Menurut Sedarmayanti (2010:151) titik kepentingan dalam analisis Pekerjaan antara lain:

            1.      Penarikan, seleksi dan penempatan karyawan

            2.      Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan

            3.      Menilai kinerja/pelaksanaan kinerja

            4.      Memperbaiki cara bekerja karyawan

            5.      Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi Pekerjaan

            6.      Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer karyawan

            7.      Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan

            8.      Bimbingan dan penyuluhan karyawan.

4.      Tahap-Tahap dalam Analisis Pekerjaan

Menurut Hannaway (2004), terdapat beberapa tahap-tahap dalam melakukan analisis pekerjaan. Tahap ini dilakukan agar hasil yang didapat sesuai dengan yang direncanakan. Tahap-tahap tersebut yaitu:

      a.      Persiapan awal :

Ada dua hal yang harus dipersiapkan dalam hal ini, yaitu identifikasi pekerjaaan dan penyusunan daftar pertanyaan. Proses identifikasi pekerjaan tergantung besar kecilnya perusahaan. Dalam perusahaan kecil proses indentifikasinya lebih sederhana dibandingkan dengan perusahaan yang besar, sebab dalam perusahaan besar identifikasi pekerjaan dapat disusun atas dasar bagan organisasi, catatan-catatan pembayaran upah, penyelia dan lain sebagainya.

Tahap selanjutnya adalah pemutusan tentang informasi yang diperoleh agar memberikan hasil yang berguna, untuk itu perlu disusun daftar pertanyaan yang isinya mencakup status dan identifikasi pekerjaan, fungsi, tugas, tanggung jawab, karakteristik dan kondisi pekerjaan serta standar prestasi kerja lainnya.

b.      Pengumpulan Data :

Sebagai tindak lanjut dari analisis pekerjaan. Ada lima teknik cara pengumpulan data, yaitu:

-          Observant.

Yaitu pengamatan langsung terhadap subyek yang akan diamati (karyawan) selama melaksanakan tugas. Kelemahan yang didapat yaitu memakan biaya banyak, lambat dan kurang akurat. Adapun kebaikannya yaitu memungkinkan analis mendapatkan informasi tangan pertama, memungkink ananalisis untuk mengenal kondisi kerja, ketrampilan dan peralatan yang akan digunakan.

   -  Wawancara.

Dengan mewancarai karyawan baik yang menempati posisi karyawan maupun atasan langsung, sehingga dapat memeriksa kebenaran tanggapan yang diterima. Hal ini digunakan untuk mencari ketepatan informasi.

   -   Kuesioner

pendekatan ini memungkinkan banyak pekerjaan dapat di pelajari secara bérsamaan dan dengan biaya murah.

   -   Logs.

Orang yang menduduki posisi diminta untuk memberikan informasi. Logs ini terdiri dari catatan yang di simpan karyawan pelaksana. Logs ini hampir sama dengan kuesioner. Kelemahan dari logs yaitu tidak menunjukkan data-data penting seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, lingkungan dan sebagainya.

   -   Kombinasi

Yaitu gabungan dari seluruh metode di atas untuk memperoleh data yang Qualified dan dapat dipercaya kebenarannya.

   c.   Penyempurnaan Data :

Dari data yang diperoleh lalu dipisah –pisahkan untuk memperoleh data yang relevan, yang untuk selanjutnya siap digunakan dalam berbagai bentuk seperti diskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar-standar pekerjaan.

4. Daftar Pustaka

[1] http://herususilofia.lecture.ub.ac.id/files/2015/03/MSDM-F-Kelompok-1.pdf diakses pada tanggal 14 Oktober 2016.

[2] http://herususilofia.lecture.ub.ac.id/files/2015/03/Mendesain-Jabatan-Kel-1-FIX.pdf diakses pada tanggal 14 Oktober 2016.