SISTEM DAN SIFAT PERANCANGAN ORGANISASI STRATEGIS DALAM PERUSAHAAN INDUSTRI

 

Perusahaan/organisasi dituntut dapat bertahan, bertumbuh dan berkompetisi pada era saat ini. Banyak perusahaan/organisasi belum menyadari akan pentingnya sebuah Manajemen Strategik yang akan menentukan keberadaannya di masa depan berdasarkan kondisi masa lalu dan kini.

 

Kata Kunci : Sistem, sifat, strategis, perancangan

 

Pendahuluan

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dan racana dalam setap kegiatan organisasinya, baik dalam produksi,rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya, sedangkan rencana (plan) adalah hasil dari perencanaan (planning) yang di proses oleh perencana (planner). Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Pokok pembahasan pada makalah ini menguraikan perencanaan strategi menyangkut tentang kegiatan-kegiatan dalam prosesnya. Bagian pertama akan membahas sifat perencanaan strategi, teknik analisis dan pembuatan keputusan program baru yang diusulkan, dan teknik yang bermanfaat dalam menganalisis program yang sedang berjalan. Bagian terakhir akan menjelaskan langkah-langkah dalam proses perencaan strategi.

 

Pembahasan

Sifat Perencanaan Strategi

Kebanyakan manajer menghabiskan waktunya untuk memikirkan apa yang terjadi di masa depan. Hasil pengamatannya bisa dalam bentuk pemahaman secara informal terhadap kegiatan di masa depan yang harus dilaksanakan, dan bisa dalam bentuk pernyataan formal. Pernyataan formal dari suatu rencana inilah disebut rencana strategi. Sedangkan proses penyiapan dan revisi dari pernyataan ini disebut perencanaan strategi; biasa juga disebut perencanaan jangka panjang atau pemrogaman.

Perencanaan strategi (pemrograman) adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang. Hasil dari proses perencanaan strategi seperti telah disebutkan dimuka berupa dokumen yang dinamakan strategic plant (atau sering juga disebut program). Informasi tentang program meliputi beberapa tahun yang akan datang, biasanya meliputi tiga atau lima tahun. Dalam perusahaan yang berorientasi laba, setiap produk utama atau lini produk disebut sebagai program. Sedangkan dalam organisasi nirlaba, bentuk utama jasa organisasi yang ditawarkan merupakan suatu program.

Secara umum ada lima tugas manajemen strategic yang harus dilakukan oleh manajer, yakni :

1.      Mengembangkan suatu konsep usaha dan membentuk visi kemana organisasi akan dijalankan. Hal ini yang harus dijawab pertama kali untuk menentukan arah perusahaan adalah usaha apa yang akan dijalankan. Dengan pertanyaan ini akan mendorong manajer untuk mempertimbangkan bisnis apa yang akan dijalankan dan mengembangkan visi yang lebih jelas kemana organisasi akan diarahkan dalam jangka 5-10 tahun ke depan.

2.      Menjadikan misi menjadi tujuan yang lebih spesifik. Maksud pembuatan suatu tujuan adalah menjadikan pernyataan misi dan arah organisasi ke target yang lebih spesifik, sesuatu yang menjadi ukuran kemajuan organisasi. Biasanya ada dua bentuk prestasi yang menjadi ukuran yakni, tujuan keuangan dan tujuan strategis. Tujuan keuangan dibutuhkan karena prestasi keuangan yang dapat diterima merupakan hal yang penting untuk kelangsungan perusahaan. Tujuan strategis dibutuhkan untuk menyediakan pentunjuk yang untuk mempertahankan posisi perusahaan secara keseluruhan. Tujuan keuangan biasanya difokuskan pada pertumbuhan laba, return on investment, dan aliran kas. Tujuan strategi lebih banyak langsung berhubungan pada situasi persaingan secara umum.

3.      Membuat suatu strategi untuk mencapai kinerja yang ditargetkan. Pembuatan strategi membawa ke petanyaan mendasar bagaimana mencapai hasil yang ditargetkan sesuai dengan situasi perusahaan dan prospeknya. Tujuan merupakan “akhir” dan strategi merupakan alat untuk mencapai “akhir” tersebut. Sehingga strategi merupakan alat manajemen untuk mencapai target.

4.      Implementasi dan pelaksanaan strategi yang dipilih secara efisien dan efektif. Tugas implementasi strategi terutama diarahkan pada kegiatan administrasi yang berkaitan dengan persoalan internal. Hal-hal mendasar yang dilakukan dalam kegiatan administrasi ini adalah :

a)      Menciptakan suatu organisasi yang mampu bekerja mencapai strategi dengan baik.

b)      Mengembangkan anggaran yang mengarahkan sumberdaya untuk kegiatan internal.

c)      Memotivasi anggota organisasi dengan cara mendorong mereka untuk mencapai target dengan baik, dan jika perlu mengubah tugas dan tanggung jawabnya yang sesuai dengan kemampuannya.

d)     Menciptakan sistem penghargaan atas pencapaian hasil yang ditargetkan.

e)      Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif untuk implementasi strategi.

f)       Membuat prosedur dan kebijakan pendukung strategi.

g)      Mengembangkan sistem informasi dan pelaporan untuk melacak kemajuan dan monitoring prestasi.

h)      Menggunakan kemampuan kepemimpinan yang diperlukan untuk implementasi strategi dan menjaga bagaimana strategi tersebut dilakukan.

5.      Evaluasi prestasi, mengkaji situasi dan melakukan penyesuaian dalam hal misi, tujuan, strategi atau implementasi sesuai dengan keadaan riil, perubahan kondisi, ide-ide baru dan kesempatan yang baru.

1.      Hubungan Dengan Perumusan Strategi

Berikut ini perbedaan antara perencanaan strategi dan perumusan strategi :

a)      Perumusan strategi merupakan proses memutuskan atas suatu strategi baru, sementara perencanaan strategi adalah proses memutuskan bagaimana mengimplementasikan strategi.

b)      Dalam proses perumusan strategi, manajemen memutuskan tujuan organisasi dan strategi utama untuk mencapai tujuan tersebut. Proses perencanaan strategi membawa tujuan dan strategi ini dan mencoba mengembangkan program untuk mengimplementasikan strategi tersebut secara efisien dan efektif. Alsan utama memisahkan kegiatan perumusans trategi dan perencanaan strategi adalah proses berikutnya akan melembaga dan ini akan mengurangi aktivitas yang kreatif.

c)      Perencanaan strategi merupakan kegiatan yang sistematis, dimana adanya proses perencanaan strategi tahunan dengan prosedur dan jadwal yang tersusun rapi. Sementara perumusan strategi merupakan kegiatan yang tidak sistematis, strategi yang dirumuskan diuji kembali untuk merespon kesempatan dan ancaman. Pada banyak perusahaan, tujuan dan strategi tidak dinyatakan secara eksplisit atau dikomunikasikan secara jelas kepada manajer yang membutuhkan, sehingga langkah pertama yang harus diambil adalah menulis diskripsi dari tujuan dan strategi tersebut.

 

 Keuntungan Dan Kelemahan Perencanaan Strategi

      Keuntungan perencanaan strategis adalah:

a)      Proses perencanaan strategis merupakan kerangka kerja dalam mengembangkan anggaran tahunan

b)      Sebagai alat pengembangan manajemen organisasi. Perencanaan strategis merupakan alat pelatihan dan pendidikan manajemen karena memungkinkan manajer dengan proses tersebut berpikir tentang strategi dan penerapannya.

c)      Membantu mengarahkan manajer sesuai dengan tujuan jangka panjang perusahaan.

d)     Membantu berpikir secara eksplisit tentang tindakan jangka pendek yang diperlukan dalam menjalankan strategi jangka panjang.

Kelemahan dari perencanaan strategi adalah

a)      Kegiatan perencanaan strategi bisa menjadi kegiatan yang bersifat rutin, birokratis, yang mengurangi cara berpikir strategis. Untuk menghindari hal ini pada periode tertentu organisasi perlu mengajukan pertanyaan, “apakah kita memperoleh ide-ide segar sebagai hasil dari proses perencanaan strategi?”.

b)      Organisasi membuat departemen perencanaan strategi yang luas dan mendelegasikan penyusunan rencana strategi kepada staf departemen.

c)      Perencanaan strategi menghabiskan waktu dan mahal

Suatu rencana strategi formal yang dibutuhkan oleh organisasi mempunyai beberapa karakteristik:

a)      Manajemen puncak dari organisasi tersebut harus yakin bahwa perencanaan strategi tersebut penting.

b)      Rencana strategi mempunyai ukuran yang relatif luas dan kompleks

c)      Kesadaran bahwa masa depan mengandung ketidakpastian, tetapi organisasi mempunyai fleksibilitas untuk menyesuaikan diri terhadap kondisi yang berubah tersebut.

 Struktur Dan Isi Program

Pada kebanyakan organisasi industri, program merupakan produk atau kumpulan produk plus penelitian dan pengembangan, aktivitas administrasi dan umum, akuisisi terencana, atau kegiatan penting lainnya yang tidak cocok dimasukkan ke lini produk yang ada.

Rencana strategi meliputi suatu periode dari lima tahun ke depan. Waktu 5 tahun merupakan jangka waktu yang tepat untuk menilai pengaruh keputusan program yang telah dibuat saat ini. Tetapi ada juga beberapa organisasi yang menetapkan rencana strategi tersebut berlaku selama dua puluh tahun.

 Hubungan Organisasi

Proses perencanaan strategi melibatkan manajemen puncak dan manajer unit usaha atau pusat pertanggungjawaban lainnya, dibantu beberapa staf. Pada beberapa perusahaan, rencana strategi disiapkan oleh bagian pengawasan, yang lain biasanya dengan staf perencanaan terpisah. Walaupun seandainya ada staf perencanaan terpisah, tugas menyiapkan pedoman dan menyesuaikan jumlah anggaran yang diajukan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan. Jumlah anggaran tahunan dan sistem akuntansinya harus konsisten satu sama lain.

Staf kantor pusat yang terlibat dalam proses perencanaan strategi hanya sekedar membantu, sehingga tidak perlu terlibat secara mendalam. Peranannya adalah sebagai katalisator agar prosesnya berjalan dengan baik. Tetapi tidak membuat keputusan atas program yang akan dilakukan.

Gaya manajemen puncak. Perencanaan strategi merupakan suatu proses manajemen di mana untuk menjalankannya sangat tergantung kepada gaya kepemimpinan dari seorang manajer puncak. Dalam mendesain sistem, gaya dari manajer puncak dianalisis dengan tepat dan sistem yang dibuat harus cocok dengan gaya manajer tersebut.

 

KESIMPULAN

Perencanaan strategi (pemrograman) adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang. Perencanaan strategi juga memiliki kelemahan dan keuntungan.

Untuk pengembangan program baru, banyak perusahaan mempunyai cara sistematis untuk analisi program yang sedang berjalan. Seperti analisa rantai nilai (Value Chain Analysis), Activity Based Costing (analisa ABC), dan analisa pusat biaya kebijakan.

Proses perencanaan strategi biasanya dimulai pada awal tahun pembukuan. Proses tersebut meliputi pembukuan berikut: menelaah dan memperbaharui rencana strategi tahun lalu, memutusakan berdasarkaa asumsi-asumsi dan pedoman, langkah pertama dari perencanaan strategi, Analisis, langkah kedua dari rencana strategi, dan review akhir dan persetujuan.

 

DAFTAR PUSAKA

Kemenperin, T. P. (2019, july 4). About Us:Kementrian Perindustrian Republik

Indonesia. Retrieved from Kementrian Perindustrian Republik Indonesia Web

Site:http://www.kemenperin.go.id/statistik/subsektor.php?kode=202031&ekspor=1

 https://purnamiap.blogspot.com/2017/01/makalah-spmperencanaan-strategi.html