Oleh: Nadia Amira Hapsari
ABSTRAK
Salah satu hal mendasar yang perlu mendapat sorotan adalah
kemampuan pemerintah dalam memprediksi kebutuhan pegawai. Kebutuhan pegawai
dalam konteks ini tentu tidak hanya berkaitan dengan kuantitas, akan tetapi
juga kualitas SDM yang diperlukan. Dalam hal ini, seharusnya analisis jabatan
memainkan peranan yang penting. Pengadaan pegawai yang tidak didasari oleh
analisis yang tepat, akan selalu menimbulkan persoalan yang sama. Oleh karena
itulah, artikel singkat ini, akan mencoba untuk mengetengahkan konsep analisis
jabatan.
PEMBAHASAN
Pengertian Analisis Pekerjaan
Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai
suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan
mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan
bukti-bukti yang benar dari supervisor.
Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan
pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup
standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang
diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari
kedudukannya secara memuaskan.
Tujuan Analisis
Pekerjaan
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik
sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan
:
1. Job description, yang berisi informasi
pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban
pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi
mengenai standar- standar pekerjaan.
2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke
dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana
sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada
garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi,
dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian
pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam
pasar tenaga kerja luar yang terkait
4. Job design instructuring, meliputi usaha-usaha untuk
mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam
berbagai kelompok
5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan
persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu
pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes),
sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi
keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan
6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian
performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja
melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian
sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi
kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang
berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.
8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja(karir),
yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi,
pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang
optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya
dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk
prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih
diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi-kondisi lingkungan.
11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan
antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi
tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat
yang tepat, waktu yang tepat, dll.
12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan
ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
Analisis pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan
perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan
analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis
jabatan. Adapun tujuan analisis pekerjaan menurut Sastrohadiwiryo yaitu:
(1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
(2) memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
(3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif
Manfaat Analisis Pekerjaan
-
Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu
pengorganisasian, antara lain :
-
Analisis susunan kepegawaian (Informasi
pekerjaan)
-
Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun
posisi organisasi)
-
Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode
pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)
Tahap-tahap analisis
Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang
harus dilakukan, yaitu
(1) penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan,
perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam
pekerjaan.
(2) penetapan pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan
(abilities), kecakapan-kecakapan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya
(faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan
mental yang di perlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan
tugas-tugas.
Jenis Analisis Pekerjaan
1. Analisis
Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga
aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana
suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan
bagian pelaksanaan, kewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang
memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai
kelayakan.
2. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil
(Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan
suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi
produktivitas
Metode Analisis Pekerjaan
Menurut Sastrohadiwiryo (2002), metode yang biasa digunakan
dalam analisis pekerjaan adalah metode kuesioner, metode wawancara, metode
pencatatan rutin, dan metode observasi,
Metode kuesioner digunakan sebagai alat pengumpul data secara
tertulis dibagikan kepada tenaga kerja operasional atau para kepala departemen,
untuk mengisi keterangan dan fakta yang diharapkan. Pada umumnya kuesinoer
memuat (1) pertanyaan mengenai pekerjaan yang dilakukan, (2) tanggung jawab
yang diberikan, (3) kecakapan, keahlian, atau pelatihan yang diperlukan, (4)
kondisi yang diharapkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, dan (5) figur atau
jenis yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.
Metode wawancara dilakukan denga tenaga kerja operasional
atau dengan kepala departemen mereka, dan dapat juga dengan kedua-duanya. Di
samping itu, para penyelia sering ditugaskan untuk memperoleh data analisis
pekerjaan. Keuntungan dari metode ini adalah penyajian keterangan dan fakta
dari pihak pertama. Namun metode ini sangat membutuhkan waktu yang cukup lama.
Metode selanjutnya yang dapat digunakan dalam analisis data
yaitu metode pencatatan rutin. Dalam metode ini, tenaga kerja diperintahkan
mencatat hal yang dikerjakan tiap hari secara rutin, alokasi yang dibutuhkan,
saat dimulai dan saat akhir tiap-tiap tugas itu dilakukan. Alokasi waktu yang
lama, dan pengerjaan yang cermat dan rutin merupakan kelemahan dari metode ini.
Metode observasi pada umumnya dilakukan oleh job analyst
yang sebelumnya memperoleh pelatihan dan upgrading secara khusus. Metode
observasi biasanya tidak dilakukan bersamaan dengan metode wawancara job
analyst mengadakan observasi terhadap masing-masing pekerjaan dan mengadakan
wawancara dengan tenaga operasional serta kepala departemen mereka.
Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job
specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut
a. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)
Analisis
pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat
karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi
dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu
direkrut dan diangkat.
b. Kompensasi (Compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan
pemahaman yang jelas tentang latar belakang orang yang akan menduduki jabatan
itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.
c. Evaluasi Jabatan
Informasi
analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya
pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit mudahnya
mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan gaji pada
posisi jabatan tersebut.
d. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)
Penilaian
prestasi kerja merupakan upaya menbandingkan prestasi aktual pegawai dengan
prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan
bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat
membantu dalam menentukan sasaran pekerjaannya.
e. Latihan (Training)
Informasi
analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan dan pengembangan.
Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu
dalam pengembangan program-program latihan.
f. Promosi dan
Pemindahan
Informasi
analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi atau
pemindahan karyawan.
g. Organisasi
Informasi
jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk
bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
h. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi
analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pada suatu jabatan
tertentu.
i. Penyederhaan Pekerjaan
(Work Simplification)
Informasi
analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi
pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam
mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan
semakin terspesialisasi.
j. Penempatan
(Placement)
Informasi
analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan
pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara
efektif.
k. Peramalan dan Perekrutan
Informasi
analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang
akan dibutuhkan perusahaan.
l. Orientasi dan
Induksi
Informasi
analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru
mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya.
KESIMPULAN
Salah satu kegiatan penting yang dilakukan dalam manajemen
sumber daya manusia khususnya dalam fungsi perencanaan yaitu analisis
pekerjaan. Dengan menganalisis suatu pekerjaan, akan diketahui tugas-tugas apa
yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang harus
dikuasai oleh sumber daya manusia yang akan menduduki posisi itu.
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.