Analisis
Jabatan
atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk mencapai
tujuannya. MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan yang ada di
perusahaan dan jabatan perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja para
anggotanya.
Jabatan
sering disebut juga sebagai pekerjaan disamping sebagai status dalam organisasi
merupakan sekumpulan tugas-tugas yang harus dilakukan. Jabatan menjadi hal yang
penting karena hal itu menunjukkan kompetensi yang harus dimiliki, dan menjadi
alat untuk mencapai tujuan organisasi, dan menjadi obyek penting yang harus
diperhatikan.
Analisa
jabatan atau job analysis merupakan pencarian informasi tentang jabatan yang
ada. Tujuan analisa jabatan adalah untuk menentukan/memperbaharui informasi
analisa jabatan (job description, job specification, job performance standard),
untuk tujuan-tujuan khusus misalnya, untuk evaluasi kompensasi, perancangan
ulang pekerjaan, dan lain-lain. Informasi analisis jabatan diantaranya :
1.
Job Description : pernyataan tertulis
yang menjelaskan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan aspek yang lainnya.
2.
Job Specification : persyaratan atau
karakteristik orang yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan
(pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan ciri fisik dan mental).
3.
Job Performance Standard : Bagaimana
kinerja diukur (target yang harus dicapai, sikap, dan perilaku kerja).
Proses
pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang
pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview
terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor.
Analisis
pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan
tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart
kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan
bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya
secara memuaskan.
Pentingnya Analisis Jabatan
Analisis
pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab
dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang
dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah
titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting
untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997).
Analisis
pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan
dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan
dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan
manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode
penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif
agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.
Dalam
proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
1. Mengumpulkan informasi,
2. Menganalisis dan mengelola informasi
jabatan, dan
3. Menyusun informasi jabatan dalam suatu
format yang baku.
Analisis
pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik
pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses
pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen
kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).
Analisis
pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi
jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah
informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam
analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :
Ø What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan
pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan
tersebut.
Ø How : terkait dengan informasi tentang
bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau
terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
Ø Why : menyangkut penggalian informasi tentang
mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa
tugas-tugas tersebut dikerjakan.
Ø Skill involved : kecakapan/ kepandaian/
ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas
tersebut.
Tujuan Analisis Pekerjaan
Analisis
pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor
swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :
Terdapat
12 macam tujuan diadakannya analisis pekerjaan, diantaranya adalah:
1. Job description,
Yang
berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan,
kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan
atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
2. Job classification,
Penyusunan
pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis
berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional
biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang
didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan
pada perilaku manusia.
3. Job evaluation,
Suatu
prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di
dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
4. Job design restructuring,
Meliputi
usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan
pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
5. Personnel requirement/specifications
Berupa
penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi
suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills),
ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang
diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6. Performance appraisal,
Tujuan
penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk
mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi,
seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer),
kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang
kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan
pekerjaannya masing-masing.
7. Worker training,
Untuk
tujuan-tujuan pelatihan.
8. Worker mobility,
Untuk
tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam
posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency,
Ini
mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari
peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada
kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan
standar-standar kerja.
10. Safety,
Sama
dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan
peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
11. Human resource planning,
Ini
meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi
untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah
dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.
12. Legal requirements,
Aturan-aturan
dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
Langkah Langkah Utama dalam
Analisis Pekerjaan
Dessler
menyatakan ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah
tersebut adalah sebagai berikut;
§ Menentukan bagaimana untuk menggunakan
informasi yang didapat.
Mengetahui
cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk
mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau
questionaire.
§ Meninjau informasi dasar dyang relevan,
seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan.
§ Memilih posisi yang dapat mewakili. Ada
banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehingga perlu mengambil sample
pekerjaan tersebut untuk dianalisis.
§ Menganalisis pekerjaan. Mengumpulkan data
aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan
sifat serta kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan itu.
§ Memverifikasi informasi analisis pekerjaan
kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh atasan
langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu benar dan
lengkap.
§ Membuiat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan
aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta
bahawa dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu,
kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Penyelia
atau spesialis SDM biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui
analisis pekerjaan :
Ø Aktivitas
pekerjaan
Pertama,
orang tersebut mengumpulkan informasi mengenai aktivitas pekerjaan tersebut
yang sebenarnya. Daftar ini juga dapat meliputi bagaimana, mengapa, dan kapan
pekerja itu melakukan setiap aktivitasnya.
Ø Perilaku
manusia
Spesialis
itu juga dapat mengumpulkan informasi mengenai perilaku-perilaku manusia
seperti merasakan, berkomunikasi, memutuskan, dan menulis. Termasuk juga informasi
mengenai tuntutan pekerjaan seperti mengangkat barang berat atau berjalan jauh.
Ø Mesin,
perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan
Kategori
ini termasuk informasi mengenai perangkat yang digunakan, bahan-bahan yang
diproses, pengetahuan yang dipakai atau diterapkan (seperti keuangan atau
hukum), dan pelayanan yang diberikan (seperti konseling atau servis).
Ø Standar
prestasi
Pengusaha
juga mungkin menginginkan informasi mengenai standar prestasi pekerjaan
(misalnya dalam konteks level atau mutu untuk setiap kewajiban pekerjaan).
Manajemen akan menggunakan standar tersbut untuk menilai karyawan.
Ø Konteks
pekerjaan
Merupakan
informasi tentang hal-hal seperti kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja, dan
konteks organisasi dan sosial, misalnya siapa karyawan yang biasanya akan
berinteraksi. Informasi mengenai insentif juga dapat dimasukkan disini.
Ø Persyaratan
SDM
Ini
termasuk informasi mengenai persyaratan SDM untuk pekerjaan itu, seperti
pengetahuan atau ketrampilan yang berhubungan dengan pekerjaan
(pendidikan,pelatihan, pengalaman kerja) dan atribut pribadi yang dibutuhkan
(bakat, karakteristik fisik, kepribadian, dan minat).
Jenis Analisis Pekerjaan
1.
Analisis Pekerjaan Tradisional
(Traditional Job Analysis)
Model
tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain
tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus
bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan,
skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan,
kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
Analisis
Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan
kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
2.
Analisis Pekerjaan yang beroreientasi
hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis
pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di
dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
MANFAAT
ANALISIS PEKERJAAN
Analisis
pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :
1.
Analisis susunan kepegawaian (Informasi
pekerjaan)
2.
Desain Organisasi (menganalisis elemen,
menyusun posisi organisasi)
3.
Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan
metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan
kinerja)
Kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada
informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari
analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a.
Perekrutan dan penyeleksian
Analisis pekerjaan memberikan informasi
mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk
melakukan aktivitas ini. Informasi ini dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan, yang digunakan untuk membantu manajemen menentukan jenis orang yang akan
direkrut dan dipekerjakan. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan
apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan
karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan
dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jabatan tertentu
tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan,
ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.
b.
Kompensasi
Informasi analisis pekerjaan sangat
penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang
tepat. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang
mereka lakukan dalam organisasi. Kompensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya
bergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh
pekerjaan itu, tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab,
dan seterusnya. Analisis pekerjaan memberikan informasi untuk menentukan nilai
relatif dari setiap pekerjaan kemudian kelompok SDM yang tepat untuk
mengerjakannya.
c.
Penilaian prestasi kinerja
Penilaian
prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap karyawan dengan
standar prestasi perusahaan. Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk
menentukan aktivitas pekerjaan itu dan standar prestasinya. Mengembangkan
standar kinerja yang jelas dan realistis dapat mengurangi problem komunikasi
dalam umpan balik penilaian kinerja antar pimpinan, pengawas, dan karyawan.
d.
Keselamatan dan Kesehatan
Informasi yang diperoleh dari analisis
pekerjaa juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan
kesehatan. Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu
pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus
mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan informasi khusus
mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka
dengan aman.
e.
Hubungan Karyawan dan Perburuhan
Informasi analisis pekerjaan juga penting
dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan
untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standart
evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat
atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan seringkali
dapat enghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang objektif.
f.
Pelatihan dan Pengembangan
Deskripsi
pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan dan pelatihan
yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Dengan mendefinisikan aktivitas apa
yang dijalankan pekerjaan, analisis pekerjaan membantu pengawas menjelaskan pekerjaan
kepada karyawan baru.
g.
Menentukan kewajiban yang tidak
ditugaskan
Analisis pekerjaan juga dapat membantu
mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi
perusahaan mengatakan bahwa beliau bertanggung jawab untuk selusin kewajiban,
seperti penjadwalan produksi dan pembelian bahan mentah. Namun mengatur
persediaan bahan mentah bukanlah tugasnya. Tidak ada satu orang pun dari
produksi lainnya yang bertanggung jawab untuk mengatur persediaan bahan mentah.
Dari tinjauan pekerjaan lain bahwa harus ada seseorang yang mengatur
persediaan, engan demikian analisis pekerjaan membantu mengungkapkan kewajiban
yang belum ditugaskan.
Daftar Pustaka
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.