KUIS 11 : PERANAN KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI

 

Abstrak

Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi sangatlah penting dalam suatu kehidupan berorganisasi, bahkan menjadi tuntutan. Komunikasi dalam organisasi menjadi titik sentral dalam menciptakan situasi dan lingkungan yang kondusif, menjalin komunikasi berkesinambungan, meningkatkan kepercayaan publik, meningkatkan citra baik perusahaan/ organisasi bahkan membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk/jasa. Oleh karena itu komunikasi dalam suatu organisasi harus dipahami dengan benar, diaplikasikan serta dikembangkan oleh siapapun baik perorangan, masyarakat dan organisasi. 

Kata Kunci: Komunikasi, organisasi, fungsi, bentuk, media

Abstrack

The ability to communicate and interact is very important in an organizational life, even as an agreement. Communication within the organization becomes the central point in creating a conducive situation and environment, building continuous communication, increasing public trust, increasing the good image of the company/organization and even helping to promote and improve the marketing of a product/service. Therefore, communication within an organization must be properly understood, implemented and developed by someone both personally, society and organization. 

Keywords: Communication, organization, function, form, media

Pendahuluan

Kegiatan komunikasi selalu terjadi dalam kehidupan sehari-hari, sejak bangun tidur hingga berangkat tidur lagi. Ini berarti tidak ada aktifitas tanpa komunikasi secara langsung maupun tidak langsung, verbal maupun nonverbal, begitu juga dengan organisasi. Organisasi menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur administrasi, padahal fungsi komunikasi dalam organisasi jauh lebih dari itu dan mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai, dengan demikian sangatlah jelas bahwa dengan kegiatan “komunikasi” sangat penting dalam kehidupan berorganisasi.

Rumusan masalah

1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi?
2. Apa saja teori komunikasi organisasi?
3. Apa saja yang termasuk konsep komunikasi?
4. Apa saja fungsi utama komunikasi organisasi?

Tujuan 

1. Untuk mengetahui pengertian dari komunikasi organisasi
2. Untuk mengetahui teori dari komunikasi organisasi
3. Untuk mengetahui konsep yang ada pada komunikasi
4. Untuk mengetahui fungsi pada komunikasi organisasi

Pembahasan

A. Pengertian Komunikasi Organisasi

Menurut Goldhaber (1986) komunikasi organisasi adalah sebuah proses penciptaan serta saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang bergantung oleh satu sama lain untuk mengatasi lingkungan tidak pasti atau lingkungan yang berubah- ubah.

Menurut pandangan Frank, interaksi antar anggota organisasi atau anggota dengan pemimpin organisasi bukan merupakan komunikasi organisasi, melainkan interaksi antar organisasi tersebut dengan sasaran komunikasi yang bukan bagian dari organisasi tersebut.

B. Teori – Teori dan Jenis Teori Komunikasi Organisasi

1. Teori struktural klasik

Teori pertama ini berkembang sejak tahun 1800-an, dan dapat disebut sebagai teori mesin. Teori ini menjelaskan bahwa organisasi digambarkan sebagai sebuah lembaga yang sentral akan tugas – tugasnya serta memberikan petunjuk mekanis strukturalnya yang bersifat kaku, monoton dan tanpa inovatif. Terdapat empat kondisi pokok dari teori ini, yaitu kekuasaan, saling melayani, doktrin dan disiplin.

2. Teori neoklasik atau hubungan manusia

Teori ini diperkenalkan oleh Elton Mayo dan muncul karena adanya ketidakpuasan dengan teori klasik atau teori mesin. Teori neo klasik mengacu pada pentingnya aspek psikologis serta sosial karyawan sebagai seorang individu atau kelompok kerja. Teori ini telah “difasihkan” melalui percobaan yang dilakukan oleh Elton di pabrik Hawthorne pada tahun 1924. Hasil percobaan tersebut memperoleh kesimpulan bahwa penting memperhatikan upah insentif serta kondisi kerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

3. Teori fusi

Teori ini diperkenalkan oleh Bakke dan pada tahun 1957 Argyris menyempurnakan pendapat Bakke. Teori fusi berawal dari kesadaran Bakke pada tahun 1950 mengenai kesadaran mengenai kepuasan minat manusia yang berbeda-beda dalam suatu birokrasi maupun organisasi. Bakke berpendapat bahwa organisasi pada tahap-tahap tertentu akan mempengaruhi seorang individu. Sementara pada saat yang sama pula individu memberikan pengaruh pada organisasi yang diperkenalkan oleh organisasi. Fenomena tersebut menyebabkan pegawai – pegawai menunjukan ciri-ciri membentuk organisasi atau berorganisasi. Setiap jabatan yang dimiliki oleh pegawai menunjukan keunikan serta memiliki ciri khas masing – masing organisasinya, sehingga dapat dimodifikasi sesuai dengan minat dan bakat khusus pegawai atau individu tersebut.

4. Teori peniti penyambung (The Linking Pin Model)

Teori ini dikembangkan oleh Renis Likert yang menggambarkan mengenai struktur organisasi yang saling berkaitan dengan beberapa kelompok, dalam teori ini Likert menjelaskan bahwa terdapat penyelia yaitu anggota dari dua organisasi atau kelompok tersebut ( pemimpin unit rendah serta pemimpin unit tinggi). Penyelia yang disebutkan oleh Likert memiliki fungsi sebagai penyambung atau seseorang yang mengikat kelompok kerja satu dengan lainnya pada tahap atau tingkat berikutnya. Pada teori yang dikembangkan oleh Likert ini proses berkelompok dinilai penting, karena suatu organisasi perlu memiliki seorang penyelia atau penyambung sehingga setiap anggota kelompok dan kelompok itu sendiri dapat bersifat efektif.

5. Teori sistem sosial

Teori satu ini menyatakan bahwa hubungan antara manusia memungkinkan suatu organisasi dapat bertahan lebih lama daripada orang-orang yang ada di dalamnya. Artinya, walaupun seseorang yang ada dalam suatu kelompok (anggota dari kelompok tertentu) sudah meninggal, kelompok tersebut tetap ada hanya saja orang-orang yang ada di dalamnya digantikan dengan anggota-anggota baru. Kats dan Kahn menjelaskan pula bahwa hubungan antar manusia dalam suatu organisasi dinilai lebih penting daripada hubungan antara jabatan formal tertentu.

C. Fungsi Komunikasi Organisasi

Fungsi komunikasi organisasi menurut Sendjaja (1994) adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Informatif

Fungsi informatif, fungsi yang pertama ini dijelaskan oleh Sendjaja bahwa organisasi bertindak sebagai suatu sistem yang memproses informasi. Proses informasi yang hadir dalam organisasi tersebut diharapkan mampu memberikan dan menerima informasi dengan baik untuk tercapainya kelancaran dalam organisasi tersebut.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif, fungsi yang kedua komunikasi organisasi diharapkan dapat memperlancar peraturan serta pedoman yang telah ditetapkan oleh anggota dan pemimpin organisasi tersebut.

3. Fungsi Persuasif

Fungsi persuasif, fungsi ketiga merupakan fungsi untuk memberi perintah. Fungsi ini dilakukan oleh pemimpin organisasi untuk mempersuasi anggotanya daripada memerintah anggotanya untuk melakukan sesuatu. Fungsi persuasi dianggap dapat mempermudah, karena cara yang lebih halus (daripada memerintah) akan lebih dihargai oleh anggota tersebut terhadap tugas yang diberikan.

4. Fungsi Integratif

Fungsi integratif, fungsi keempat atau yang terakhir berkaitan dengan penyediaan saluran atau hal-hal yang dapat mempermudah anggota organisasi untuk melakukan dan melaksanakan tugas tertentu dengan baik.

D. Konsep Komunikasi Organisasi

Goldhaber (1993)  menjelaskan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses untuk menciptakan serta saling menukar informasi maupun pesan dalam suatu jaringan yang bergantung antara satu sama lain. Goldhaber menjelaskan pula bahwa komunikasi organisasi memiliki tujuan untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah. Ia mengemukakan konsep organisasi menjadi tujuh konsep yang dijelaskan sebagai berikut.

1. Proses

Konsep proses merupakan sistem yang dibutuhkan untuk menciptakan dan saling menukar pesan antar anggota. Hal ini dikarenakan organisasi merupakan sebuah sistem yang terbuka serta dinamis. Konsep ini terjadi secara terus menerus hingga mencapai tujuan dan menciptakan tujuan baru yang dirumuskan oleh organisasi tersebut, oleh karena itu konsep ini disebut sebagai konsep proses (terjadi secara terus menerus).

2. Pesan

Sesuai dengan penjelasan sebelumnya komunikasi organisasi adalah proses bertukar dan menerima pesan. Oleh karena itu pesan adalah yang penting dalam organisasi. Individu yang hadir dalam organisasi tersebut haruslah memperhatikan bagaimana cara mengirimkan, menerima pesan sehingga pesan atau informasi tersebut dapat diterima dengan baik oleh individu lain dan tidak menyebabkan kesalah pahaman antar individu.

3. Jaringan

Konsep ketiga merupakan gambaran besar dari organisasi. Organisasi merupakan jaringan di dalamnya ada individu yang membentuk jaringan-jaringan tersebut baik di dalam maupun di luar organisasi. Oleh karena itu setiap jaringan atau individu yang menduduki jabatan tertentu akan menjalankan tugas serta melaksanakan fungsi jabatannya masing-masing dalam organisasi.

1. Keadaan saling bergantung, konsep keempat merupakan sifat organisasi sebagai sistem yang terbuka. Konsep ini dibutuhkan, karena apabila terdapat satu unit maupun bagian organisasi yang tidak berfungsi atau berjalan dengan baik, maka diperlukan individu atau unit lain untuk membantu hak tersebut agar dapat kembali berjalan dengan baik.
2. Hubungan, fungsi kelima ada karena organisasi adalah sistem sosial yang dijalankan oleh banyak individu (dua atau lebih) sehingga organisasi tersebut bergantung pada hubungan antar individu yang ada di dalam maupun di luar organisasi tersebut.
3. Lingkungan, fungsi lingkungan ini dapat dibedakan menjadi dua yaitu lingkungan internal dan eksternal organisasi yang mempengaruhi keputusan yang diambil di dalamnya.
4. Ketidakpastian, fungsi ini berguna untuk memenuhi kesediaan informasi maupun pesan yang tersedia dan diharapkan dalam organisasi.

Kesimpulan

Komunikasi dalam organisasi menjadi titik sentral dalam setiap proses dan hubungan kemanusiaan yang menyangkut kepribadian, sikap, dan tingkah laku Komunikasi timbal balik memiliki peranan penting dalam pergaulan manusia, sedangkan komunikasi interpersonal sangat menentukan keberhasilan komunikasi timbal balik. Beberapa jenis komunikasi yang dapat membawa organisasi kearah perbaikan dan pengembangan

Datar Pustaka

Rumanti, Assumpta Maria Sr, ”Dasar- Dasar Public Relations ; Teori dan Praktik”, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta 2002. 

Goldhaber, G.M. (1986) Organizational Communication. Iowa Wm: Brown Publisher 

Ig.

Efendy, Onong Uchana. 2005. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung:Remaja Rosda Karya Gibb, Jack R. (1961)