KUIS 11 - MEMBANGUN KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM ORGANISASI

ABSTRAK

Dengan membangun komunikasi yang efektif dalam organisasi, kita dapat mencapai banyak manfaat, seperti aliran informasi yang lancar, kolaborasi yang lebih baik, pengelolaan konflik yang efektif, kepuasan dan keterlibatan karyawan yang tinggi, serta peningkatan kinerja organisasi secara keseluruhan. Namun, ada juga hambatan-hambatan yang perlu diatasi, seperti perbedaan persepsi, gangguan fisik, bahasa yang tidak jelas, gangguan emosional, dan kurangnya keterampilan komunikasi.

Kata kunci: organisasi, komunikasi.

ABSTRACT

By establishing effective communication within the organization, we can achieve many benefits, such as a smooth flow of information, better collaboration, effective conflict management, high employee satisfaction and engagement, and increased overall organizational performance. However, there are also barriers that need to be overcome, such as differences in perception, physical impairments, unclear language, emotional disturbances, and lack of communication skills.

Keywords: organization, communication.

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi yang efektif merupakan pondasi yang vital dalam menjalankan sebuah organisasi dengan sukses. Dalam konteks bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, komunikasi yang baik menjadi kunci untuk mencapai tujuan organisasi, membangun hubungan yang kuat antar anggota tim, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Tanpa komunikasi yang efektif, organisasi berisiko menghadapi hambatan dalam aliran informasi, konflik yang tidak terpecahkan, dan kehilangan kesempatan untuk mengoptimalkan potensi individu dan tim.

Komunikasi efektif tidak hanya melibatkan penyampaian pesan yang jelas, tetapi juga pemahaman yang tepat oleh penerima pesan. Hal ini melibatkan keterampilan mendengarkan yang aktif, penggunaan bahasa yang tepat, penggunaan alat komunikasi yang tepat, serta kemampuan untuk membangun hubungan yang saling percaya dan mendukung. Komunikasi yang efektif dari manajemen ke karyawan dan sebaliknya, termasuk dalam hal tujuan, kebijakan, dan harapan kinerja, adalah kunci untuk membangun kepercayaan, motivasi, dan komitmen yang kuat.  Dengan memahami pentingnya komunikasi efektif dalam organisasi dan menerapkan strategi yang tepat, organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja yang kooperatif, inovatif, dan sukses. 

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang penulis ambil, yaitu:

1. Mengapa diperlukan komunikasi yang efektif dalam organisasi?

2. Apa saja hambatan dalam membangun komunikasi yang efektif?

3. Bagaimana cara membangun komunikasi yang efektif?

C. Tujuan

Adapun tujuan yang ingin penulis capai, yaitu:

1. Pembaca dapat memahami alasan diperlukan komunikasi yang efektif dalam organisasi.

2. Pembaca dapat mengetahui hambatan dalam membangun komunikasi yang efektif.

3. Pembaca dapat memahami cara membangun komunikasi yang efektif.

D. Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penulisan artikel ini adalah studi literatur/tinjauan pustaka dan review video. Data diperoleh melalui pencarian artikel ilmiah dan literatur terkait dari Google Scholar dan sumber-sumber online lainnya, seperti jurnal ilmiah, buku, dan dokumen-dokumen terkait.

II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Organisasi

Menurut   Sutarto   (1985)   bahwa   organisasi   adalah   sistem   yang    saling berpengaruh  antar  orang  dalam  kelompok  yang  bekerjasama  untuk  mencapai  tujuan tertentu. Menurut Herbert and Gullet bahwa yang dimaksud dengan pengorganisasian merupakan  proses  yang  mana  struktur  suatu  organisasi  dibuat  dan  ditegakan.  Proses ini   meliputi   ketentuan   dari   kegiatan-kegiatan yangspesifik   yang   perlu   untuk menyelesaikan semua sasaran organisasi, pengelompokan kegiatan tersebut berkaitan dengan  susunan  yang  logis,  dan  tugas  dari  kelompok  kegiatan  ini  bagi  suatu  jabatan atau orang yang bertanggung jawab.

Pengorganisasian adalah suatu gramatika (aturan, konvensi, praktik organisasi) yang    disahkan    secara    mufakat    untuk    mengurangi    ketidakpastian    dengan menggunakan  perilaku  bijaksana  (pengalaman)  yang  saling  bertautan.pengalaman dilalui  bersama  dengan  orang  lain  melalui  sistem lambang/simbol. Proses/tahap pengorganisasian, tahap enactment secara   sederhana   berarti   bahwa   paraanggota organisasi    menciptakan    ulang    lingkungan    mereka    dengan    menentukan    dan merundingkan  makna  khusus  bagi  suatu  peristiwa,  Tahap seleksi,aturan-aturan  dan siklus  komunikasi  digunakan  untuk  menentukan  pengurangan  yang  sesuai  dengan ketidakjelasan  dan  Tahap retensi,memungkinkan  organisasi  menyimpan  informasi mengenai cara organisasi itu memberi respon atas berbagai situasi (Asriadi, 2020).

B. Komunikasi

Menurut Asriadi (2020), Komunikasi  pada  umumnya  didefinisikan  sebagai  kegiatan  saling  bertukar pendapat,   atau   hubungan   antara   manusia,   baik   individu   maupun   kelompok. Komunikasi manusia merupakan proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih.  Dari pernyataan ini maka  komunikasi  berhubungan  dengan  makna  yang  dapat diperoleh diantara pihak-pihak yang melakukan komunikasi.

Menurut  A.W.  Wijaya  (2000:  15)  komunikasi  adalah  penyampaian  informasi dan  pengertian  dari  seseorang  kepada  orang  lain.  komunikasi akan  dapat  berhasil apabila sekiranya timbul saling pengertian,  yaitu jika kedua belah pihak, si pengirim dan  si  penerima  informasi  dapat  memahaminya.  Hal  ini  tidak  berarti  bahwa  kedua belah  pihak  harus  menyetujui  sesuatu  gagasan  tersebut,  tetapi  yang  penting  adalah kedua  belah  pihak  sama-sama  memahami  gagasan  tersebut.  Dalam  keadaan  seperti inilah baru dapat dikatakan komunikasi telah berhasil baik (komunikatif).

III. PEMBAHASAN

Komunikasi yang efektif diperlukan dalam organisasi karena komunikasi yang baik memastikan aliran informasi yang lancar di antara anggota organisasi, memastikan pemahaman yang tepat tentang tujuan, kebijakan, dan tugas mereka. Lalu, untuk meningkatkan kolaborasi. Komunikasi yang efektif memfasilitasi kolaborasi dan kerja tim yang baik, memungkinkan berbagi ide, informasi, dan pemikiran untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi yang efektif juga dapat mengelola konflik. Komunikasi yang baik membantu mengelola konflik dengan cara yang konstruktif, memfasilitasi dialog, dan mencari solusi bersama. Kemudian, komunikasi yang terbuka dan inklusif meningkatkan kepuasan kerja, keterlibatan karyawan, dan motivasi untuk berkinerja lebih baik. Komunikasi yang baik membantu membangun budaya organisasi yang kuat, dengan pesan yang jelas tentang nilai-nilai dan tujuan organisasi. Komunikasi yang efektif secara langsung berkontribusi terhadap peningkatan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Dalam komunikasi, terdapat beberapa hambatan yang dapat mengganggu pemahaman dan efektivitas komunikasi. Berikut ini adalah beberapa hambatan umum dalam komunikasi:

1. Perbedaan persepsi: Setiap individu memiliki latar belakang, pengalaman, dan pola pikir yang unik. Perbedaan ini dapat menyebabkan persepsi yang berbeda terhadap pesan yang disampaikan. 

2. Gangguan fisik: Faktor-faktor fisik seperti kebisingan, gangguan teknis, jarak fisik yang jauh, atau masalah dengan saluran komunikasi dapat menjadi hambatan dalam komunikasi efektif.

3. Bahasa yang tidak jelas atau tidak familiar: Penggunaan bahasa yang tidak jelas, ambigu, atau istilah teknis yang tidak dikenal oleh penerima pesan dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman. 

4. Gangguan emosional: Emosi yang intens, seperti kemarahan, kecemasan, atau stres, dapat mengganggu kemampuan seseorang untuk berkomunikasi dengan efektif. Emosi negatif dapat mempengaruhi penafsiran pesan, menghambat kemampuan mendengarkan, atau menyebabkan reaksi yang tidak proporsional.

5. Kurangnya keterampilan komunikasi: Kurangnya keterampilan komunikasi yang efektif dapat menjadi hambatan dalam menyampaikan pesan dengan jelas dan memahami pesan dari pihak lain. 

Adapun cara untuk membangun komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi adalah, sebagai berikut:

Komunikasi efektif adalah keterampilan yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan, baik di lingkungan pribadi maupun profesional. Berikut adalah beberapa cara untuk mencapai komunikasi efektif:

1. Jadilah pendengar yang aktif: Dengarkan dengan penuh perhatian dan tanpa gangguan saat berkomunikasi dengan orang lain. Dengan menjadi pendengar yang baik, Anda membangun hubungan yang lebih baik dengan orang lain dan memahami dengan lebih baik pesan yang disampaikan.

2. Gunakan bahasa yang jelas dan lugas: Sampaikan pesan dengan cara yang mudah dipahami oleh orang lain. Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak familiar. Pilih kata-kata yang tepat dan sederhana. 

3. Beri perhatian pada ekspresi nonverbal: Komunikasi bukan hanya tentang kata-kata. Ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan bahasa tubuh dapat memberikan informasi tambahan tentang pesan yang disampaikan.

4. Beri umpan balik secara konstruktif: Jika Anda menerima atau memberikan umpan balik, pastikan untuk melakukannya dengan cara yang konstruktif. Fokuskan pada perilaku atau situasi spesifik yang ingin Anda sampaikan, dan hindari mengkritik pribadi. 

5. Jaga empati dan pengertian: Cobalah untuk memahami perspektif orang lain dan melihat dari sudut pandang mereka. Tunjukkan empati dan pertimbangkan perasaan dan kebutuhan mereka. 

IV. PENUTUP

A. Kesimpulan

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam organisasi karena memiliki banyak manfaat dan kontribusi positif. Melalui komunikasi yang baik, aliran informasi dapat lancar di antara anggota organisasi, memastikan pemahaman yang tepat tentang tujuan, kebijakan, dan tugas mereka. Hal ini juga meningkatkan kolaborasi dan kerja tim yang baik, memungkinkan berbagi ide, informasi, dan pemikiran untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi yang efektif juga membantu mengelola konflik dengan cara yang konstruktif, memfasilitasi dialog, dan mencari solusi bersama. Selain itu, komunikasi yang terbuka dan inklusif meningkatkan kepuasan kerja, keterlibatan karyawan, dan motivasi untuk berkinerja lebih baik. Komunikasi yang baik juga membantu membangun budaya organisasi yang kuat, dengan pesan yang jelas tentang nilai-nilai dan tujuan organisasi. Secara keseluruhan, komunikasi yang efektif berkontribusi langsung terhadap peningkatan kinerja organisasi.

Namun, dalam komunikasi, terdapat beberapa hambatan yang dapat mengganggu pemahaman dan efektivitas komunikasi. Hambatan-hambatan tersebut meliputi perbedaan persepsi, gangguan fisik, bahasa yang tidak jelas atau tidak familiar, gangguan emosional, dan kurangnya keterampilan komunikasi. Untuk mengatasi hambatan-hambatan ini dan membangun komunikasi yang efektif dalam organisasi, penting untuk menjadi pendengar yang aktif, menggunakan bahasa yang jelas dan lugas, memberikan perhatian pada ekspresi nonverbal, memberikan umpan balik secara konstruktif, dan menjaga empati dan pengertian terhadap perspektif orang lain.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, organisasi dapat meningkatkan komunikasi yang efektif antara anggota tim, departemen, dan tingkatan hierarki yang berbeda. Hal ini akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif, produktif, dan positif, serta berkontribusi pada keseluruhan kinerja dan keberhasilan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Asriadi, A. (2020). Komunikasi Efektif Dalam Organisasi. RETORIKA: Jurnal Kajian Komunikasi dan Penyiaran Islam, 2(1), 36-50.

A.W.Wijaya. (2000). Ilmu Komunikasi Pengantar Studi. Jakarta: Rineka Cipta

Hick,  Herbert,  G.  and  Gullet,  G.  Ray. (1975). Organization  Theory  and  Behavior.

Sutarto (1985). Dasar-dasar Organisasi. Gadjah Mada University: Yogyakarta.