Kuis 11 : FUNGSI DAN MANFAAT KOMUNIKASI ORGANISASI UNTUK MENCAPAI TUJUAN BERSAMA

Oleh : Nanda Putri Utami (@AA19-nanda)

Abstrak

Komunikasi sangat penting untuk berjalannya suatu organisasi untuk mencapai tujuan. Komunikasi antara pemimpin organisasi dan anggota harus memiliki hubungan yang baik untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman antar anggota. Melalui artikel ini, diharapkan para pembaca dapat memahami definisi dari komunikasi organisasi secara umum. Pembaca juga dapat mengetahui fungsi dan manfaat adanya komunikasi organisasi dalam suatu organisasi. Pembaca juga dapat memahami beberapa teori di dalam komunikasi organisasi dan keunggulan dari masing-masing teori dan dapat memahami bentuk-bentuk komunikasi organisasi yang ada.

Kata kunci: komunikasi, organisasi, fungsi dan manfaat, teori, bentuk

 

Abstact

Communication is very important for the running of an organization to achieve goals. Communication between organizational leaders and members must have a good relationship to avoid misunderstandings between members. Through this article, it is hoped that readers can understand the definition of organizational communication in general. Readers can also know the functions and benefits of organizational communication in an organization. Readers can also understand several theories in organizational communication and the advantages of each theory and can understand existing forms of organizational communication.

Keywords: communication, organization, functions and benefits, theory, forms

 

Pendahuluan

Menurut Siregar (2021). Pada dasarnya, komunikasi digunakan untuk menyampaikan kebutuhan organisasi. Manusia melakukan komunikasi sebagai bentuk penyampaian ilmu dan pengalaman. Lewat komunikasi, kita dapat memahami dan mengerti perilaku dan isi hati seseorang atau pun sekelompok orang.

Siregar (2021) Dalam sebuah organisasi yang di dalamnya terdiri atas orang-orang yang memiliki tugas masing-masing serta saling berhubungan satu sama lain sebagai suatu sistem tentu memerlukan komunikasi yang baik agar kinerja organisasi berjalan dengan baik pula. Sehingga apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai. Keberlangsungan hidup sebuah organisasi salah satunya adalah dengan komunikasi. Suatu organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya komunikasi. Hal inilah yang melatarbelakangi studi mengenai komunikasi organisasi.

Rumusan masalah

Adapun rumusan masalah yang diambil dari uraian pendahuluan di atas, antara lain:

1. Apa pengertian dari komunikasi organisasi?
2. Apa saja fungsi dan manfaat komunikasi dalam suatu organisasi?
3. Apa saja teori dan keunggulannya yang terdapat pada komunikasi organisasi?
4. Bagaimana bentuk komunikasi dalam suatu organisasi?

 

Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, adapun tujuan pada penulisan ini, antara lain: 

1. Untuk mengetahui definisi dari komunikasi organisasi dalam suatu organisasi
2. Untuk mengetahui fungsi dan manfaat apa saja yang terdapat dalam komunikasi organisasi
3. Untuk mengetahui teori dan keunggulan dari setiap teori komunikasi organisi
4. Untuk emngetahui bentuk-bentuk komunikasi organisasi dalam suatu organisasi

 

Pembahasan

1. Pengertian komunikasi organisasi

Menurut Zahara (2018). Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Struktur organisasi cenderung mempengaruhi komunikasi, dengan demikian komunikasi dari bawahan kepada pimpinan sangat berbeda dengan komunikasi antar sesamanya.

Di dalam sebuah organisasi pemimpin adalah sebagai komunikator. Pemimpin yang efektif pada umumnya memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, sehingga sedikit banyak akan mampu merangsang partisipasi orang-orang yang dipimpinnya. Dia juga harus piawai dalam melakukan komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal. Komunikasi verbal yang baik dapat dilakukan dengan menggunakan tutur kata yang ramah, sopan,dan lembut. Komunikasi non verbal dapat dilakukan dengan mengkomunikasikan konsep-konsep yang abstrak misalnya kebenaran, keadilan, etika, dan agama secara non verbal misal menggunakan bahasa tubuh.

Zahara (2018) juga menambahkan bahwa dalam komunikasi diperlukan sedikitnya tiga unsur yaitu sumber (source), berita atau pesan (message), dan sasaran (destination). Sumber dapat berupa individu atau organisasi komunikasi. Berita atau pesan dapat berupa tulisan, gelombang suara atau komunikasi arus listrik, lambaian tangan, bendera berkibar, atau benda lain yangmempunyai arti. Sasaran dapat berupa seorang pendengar, penonton, pembaca,anggota dari kelompok diskusi, mahasiswa, dan lain-lain.

 

2. Fungsi dan manfaat komunikasi organisasi

Menurut Zahara (2018). Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1.      Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti, informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2.      Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

a)  Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

b)    Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturanperaturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.      Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4.      Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Untuk itu kita perlu memahami style atau gaya seseorang ketika ia berkomunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).

 

Ada pula manfaat dari komunikasi organisasi yang perlu diketahui menurut Ahmad (2021) dalam tulisannya, antara lain sebagai berikut. 

• Manfaat pertama, dengan mengetahui teori komunikasi organisasi, maka sebagai seorang individu yang hidup dalam lingkungan atau kelompok organisasi tertentu dapat memahami posisi kita dalam organisasi atau kelompok tersebut. 

• Manfaat kedua, pemahaman mengenai komunikasi organisasi dapat memperkuat hubungan antar anggota dan pimpinan organisasi. Sehingga umur organisasi dapat bertahan lebih lama dan akan tumbuh rasa ingin menjaga serta merawat organisasi tersebut. 

• Manfaat ketiga, mempermudah tercapainya tujuan organisasi. Hal ini dikarenakan terbentuknya komunikasi yang baik, sehingga antar anggota dan setiap pimpinan unit memahami perbedaan pendapat yang hadir dalam setiap diskusi pada organisasi tersebut. 

• Manfaat keempat, mengetahui teori komunikasi organisasi dapat membuat seorang individu menyesuaikan diri serta menempatkan diri dengan baik dalam organisasi atau kelompok tersebut. 

• Manfaat kelima, mengetahui tugas seorang pemimpin dan anggota dalam suatu organisasi. Pemahaman mengenai teori komunikasi organisasi dapat membuat kita sebagai sadar akan tugas-tugas sebagai seorang pemimpin maupun anggota dalam sebuah organisasi, kesadaran ini dapat meningkatkan kerja maupun efektivitas organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh bersama.

 

3. Teori Komunikasi Organisasi

Teori-teori di dalam komunikasi organisasi sangat penting dipahami, karena tidak hanya ada satu. Melainkan ada beberapa sesuai dengan keunggulannya masing-masing, berikut ini beberapa teori komunikasi organisasi.

• Teori Struktural Klasik  

Teori ini berkembang sejak 1800-an dan bisa disebut sebagai teori mesin, menjelaskan bahwa organisasi digambarkan sebagai lembaga yang sentral dengan tugas-tugasnya serta memberi petunjuk mekanis strukturalnya yang bersifat kaku, monoton dan tidak inovatif. Empat kondisi pokok dari teori ini, kekuasaan, saling melayani, doktrin dan disiplin. 

• Teori Neoklasik atau Hubungan Manusia 

Diperkenalkan oleh elton mayo dan lahir karena adanya ketidakpuasan dengan teori klasik, teori ini mengacu pada pentingnya aspek psikologis serta sosial dari karyawan sebagai seorang individu atau kelompok kerja. Melalui percobaan di Hawthorne pada 1924, didapatkan penting memperhatikan upah insentif serta kondisi karyawan dalam meningkatkan produktivitas.

• Teori Fusi 

Muncul dan diperkenalkan oleh Bakke, sementara pada 1957 disempurnakan oleh Argyris. Berawal dari kesadaran Bakke pada 1950 mengenai kesadaran kepuasan minat yang berbeda-beda, organisasi pada tahap tertentu akan memengaruhi individu seseorang. Pada saat yang sama individu memberi pengaruh besar pada organisasi. 

• Teori Peniti Penyambung (The Linking Pin Model)

Dikembangkan oleh Rensis Likert dengan menggambarkan struktur organisasi yang saling berkaitan dengan beberapa kelompok, teori ini menjelaskan ada beberapa penyelia. Yakni anggota dari dua organisasi atau kelompok tersebut, penyelia ini bertugas sebagai penyambung atau seseorang yang mengingat kelompok kerja satu dengan yang lainnya. 

• Teori Sistem Sosial 

Hubungan antarmanusia memungkinkan suatu organisasi bisa bertahan lebih lama ketimbang orang-orang yang ada di dalamnya. Meskipun seseorang yang ada di dalam suatu kelompok sudah meninggal, namun kelompok itu tetap ada orang yang akan menggantikannya. Hubungan antar manusia di dalam organisasi dinilai lebih penting ketimbang jabatan formal. 

• Teori Public Relations 

Komunikasi organisasi merupakan kajian pada teori public relations, menyatakan bahwa upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan menyeluruh oleh suatu organisasi. Upaya ini dilakukan untuk menciptakan serta memelihara niat baik agar saling mengerti antara organisasi dan orang di dalamnya. 

• Teori Kepemimpinan 

Pemimpin organisasi maupun kelompok merupakan hal penting dalam membantu anggota memenuhi kebutuhan serta mencapai tujuan kelompok secara bersama. Hersey memformulasikan empat tugas pemimpin, di antaranya seperti memberi informasi secara lugas, memberi petunjuk, menjalin kerja sama dengan baik dan mengambil keputusan.

 

4. Bentuk Komunikasi Organisasi

Menurut Isabela (2022), terdapat empat bentuk komunikasi dalam organisasi, antara lain sebagai berikut. 

• Komunikasi dari Atas ke Bawah atau Downward Communication 

Komunikasi dari atas ke bawah berlangsung ketika orang yang berada pada level manajer atau supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi komunikasi dari atas ke bawah adalah:   

- Pemberian atau penyampaian instruksi kerja.  

- Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan.  

- Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.  

- Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 

Metode yang digunakan dalam komunikasi dari atas ke bawah adalah metode tulisan, metode lisan, metode tulisan diikuti lisan, dan metode lisan diikuti tulisan.

•  Komunikasi dari Bawah ke Atas atau Upward Communication 

Komunikasi dari bawah ke atas terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi komunikasi dari bawah ke atas adalah:  

- Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.  

- Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.  

- Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.  

- Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

• Komunikasi Sesama atau Horizontal Communication 

Komunikasi sesama berlangsung di antara para karyawan maupun bagian yang memiliki kedudukan setara. Fungsi komunikasi sesama adalah:  

- Memperbaiki koordinasi tugas.  

- Upaya pemecahan masalah.  

- Saling berbagi informasi.  

- Upaya penyelesaian konflik.  

- Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.

•  Komunikasi Lintas Saluran atau Interline Communication 

Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Staf spesialis biasanya paling aktif dalam melakukan komunikasi lintas saluran karena tanggung jawabnya berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam komunikasi lintas saluran adalah:  

- Setiap anggota organisasi yang ingin melakukan komunikasi lintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya secara langsung.  

- Setiap anggota yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Kesimpulan 

Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Di dalam sebuah organisasi pemimpin adalah sebagai komunikator. Pemimpin yang efektif pada umumnya memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, sehingga sedikit banyak akan mampu merangsang partisipasi orang-orang yang dipimpinnya. Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu fungsi informatif, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan fungsi integratif. Teori-teori di dalam komunikasi organisasi sangat penting dipahami, karena tidak hanya ada satu. Melainkan ada beberapa sesuai dengan keunggulannya masing-masing.   

  

Daftar Pustaka

Ahmad. 2021. Pengertian Komunikasi Organisasi : Fungsi, Teori, Jenis, Dan Manfaat. Manajemen. Dalam https://www.gramedia.com/literasi/komunikasi-organisasi/#Manfaat_Komunikasi_Organisasi

Isabela, Monica Ayu Caesar. 2022. Fungsi Dan Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi. Dalam https://nasional.kompas.com/read/2022/04/02/03000001/fungsi-dan-bentuk-komunikasi-dalam-organisasi  

Kang Atep Afia ft Fhiladelvia. Memahami Konsep Dan Fungsi Komunikasi Organisasi (#OMPI011A). Dalam https://youtu.be/Zz4oN6M5Mpo

Siregar, Robert Tua. 2021. Konsep Dasar Komunikasi. Komunikasi Organisasi. Bandung : Widina Bhakti Persada Bandung.

Zahara, Evi. 2018. Peranan Komunikasi Organisasi Bagi Pimpinan Organisasi. Jurnal Warta Edisi. No. 56 April 2018. ISSN : 1829 – 7463. Dalam https://doi.org/10.46576/wdw.v0i56.8

Kuis 10 : Jiwa Kepemimpinan Dalam Berorganisasi

 Oleh : Nanda Putri Utami (41621010015)

Abstrak

Artikel ini membahas tentang pentingnya jiwa kepemimpinan dalam suatu organisasi. Artikel ini menjelaskan tentang pengertian kepemimpinan menurut para ahli, unsur-unsur terkait kepemimpinan, fungsi- fungsi kepemimpinan dan jenis keputusan seorang pemimpin. Dengan membaca artikel ini, diharapkan pembaca dapat memahami arti kepemimpinan secara garis besarnya dan mengerti bahwa kepemimpinan sangat penting dalam suatu organisasi untuk dapat mencapai tujuan bersama

Kata kunci: kepemimpinan, unsur kepemimpinan

 

Abstact

This article discusses the importance of leadership in an organization. This article explains the definition of leadership according to experts, elements related to leadership, leadership functions and types of decisions of a leader. By reading this article, it is hoped that readers can understand the meaning of leadership in general and understand that leadership is very important in an organization to achieve common goals.

Keywords: leadership, elements of leadership

Kuis 9 : Pengaruh Motivasi Kerja Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai

Abstrak

        Motivasi kerja merupakan suatu dorongan yang diberikan kepada seseorang dengan maksud untuk memberikan semangat menggunakan kemampuannya. Motivasi kerja menjadi hal yang penting bagi perusahaan khusunya bagi para pegawai. Motivasi kerja memiliki hubungan yang erat dengan kinerja pegawai. Karena semakin kuat motivasi yang diberikan kepada pegawai maka akan semakin meningkat pula kinerja yang dihasilkan pegawai itu sendiri. Dengan meningkatnya kinerja yang dihasilkan para pekerja akan memudahkan perusahaan untuk mencapai keberhasilan. Pada dasarnya, terdapat beberapa teori motivasi dari para ahli yang perlu diketahui dalam materi ini. Artikel ini diharapkan dapat memberikan pemahaman mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan teori – teori mativasi kerja.

Kata kunci: motivasi kerja, fungsi dan tujuan motivasi kerja, kinerja pegawai, teori – teori motivasi.

 

Abstact

        Work motivation is an encouragement given to someone with the intention of encouraging them to use their abilities. Work motivation is important for companies, especially for employees. Work motivation has a close relationship with employee performance. Because the stronger the motivation given to employees, the performance produced by the employees themselves will also increase. With the increased performance produced by workers, it will be easier for companies to achieve success. Basically, there are several theories of motivation from experts that need to be known in this material. This article is expected to provide an understanding of the meaning, function, purpose and theories of work motivation.

Keywords: work motivation, function and purpose of work motivation, employee performance, motivational theories.

Kuis 8 : Budaya Organisasi Sebagai Dasar Perkembangan Suatu Organisasi

    

    Budaya organisasi dapat didefinisikan sebagai perangkat sistem nilai-nilai (values), keyakinan-keyakinan, asumsi-asumsi atau norma-norma yang telah lama berlaku, disepakati, dan diikuti oleh para anggota suatu organisasi sebagai pedoman perilaku dan pemecahan masalah-masalah organisasinya.

    Adapun fungsi dan tujuan budaya organisasi, diantaranya:

1. Budaya memiliki peran sebagai pembeda antar satu organisasi dengan organisasi yang lain
2. Budaya organisasi memberikan identitas bagi anggota organisasi
3. Budaya organisasi mampu mempermudah munculnya komitmen organisasi bagi para anggotanya
4. Meningkatkan kemantapan sistem sosial sebagai perekat yang membantu mempersatukan komponen organisasi.
5. Sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku para anggotanya.

    Adapun peran dan kontribusi pemimpin dalam membangun budaya organisasi, terdapat 4 fase, diantaranya:

1. Fase Pendirian => Pemimpin sebagai penggerak organisasi
2. Fase Pembentukan => Pemimpin sebagai pencipta budaya
3. Fase Pemeliharaan => Pemimpin sebagai pemelihara budaya
4. Fase Perubahan => Pemimpin sebagai agen perubahan 

    Manfaat budaya organisasi bagi para anggota dan organisasi keseluruhan, diantaranya:

1. Membatasi peran yang membedakan antara organisasi yang satu dengan yang lain
2. Menimbulkan rasa memiliki identitas bagi para anggota organisasi
3. Mementingkan tujuan bersama daripada mengutamakan kepentingan individu
4. Menjaga stabilitas organisasi  

Kuis 7 : Manajemen Kinerja Sebagai Penilaian Kinerja Bagi Karyawan

 

a.      Manajemen kinerja

Manajemen kinerja adalah sekumpulan cara yang digunakan oleh para manajer guna menjamin bahwa aktivitas dan hasil kerja pegawai sesuai dengan tujuan perusahaan atau organisasi pada umumnya.

Manajemen kinerja meliputi rangkaian proses perencanaan kinerja, pengelolaan kinerja, penilaian kinerja dan penghargaan kinerja.

Penilaian kinerja dapat dilakukan oleh siapapun seperti supervisor menilai bawahan secara realisits dan adil, karyawan menilai atasan, karyawan yang saling menilai antar karyawan, dan juga karyawan dapat menilai dirinya sendiri sebagai alat pengembangan diri.

 

Tujuan sistem manajemen kinerja antara lain sebagai berikut.

1. Tujuan strategik. Dalam hal ini manajemen kinerja harus menghubungkan aktivitas karyawan dengan tujuan-tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan strategik ini, sistem yang haruslah fleksibel.
2. Tujuan administratif. Dalam hal ini organisasi menggunakan informasi manajemen kinerja dalam banyak keputusan-keputusan administrasi seperti administrasi upah (kenaikan upah), promosi, pengakhiran kepemilikan, pemutusan kerja, dan pengakuan kinerja individu dan tujuan pengembangan.
3. Mengembangkan karyawan yang berkinerja efektif dalam pekerjaannya. Ketika karyawan tidak berkinerja sebagaimana seharusnya, manajemen kinerja berusaha untuk meningkatkan kinerja mereka.

 

Adapaun tujuan pelaksanaan manajemen bagi manajer dan pegawai, antara lain sebagai berikut.

• Manajer

1)      Mengurangi keterlibatan dalam semua hal

2)      Menghemat waktu

3)      Adanya ketentuan pendapat dan mengurangi kesalahpahaman diantara pegawai

• Pegawai 

1)      Membantu para pegawai mengerti apa yang menjadi tanggung jawabnya

2)      Mengembangkan keahlian dan kemampuan baru

3)   Memperoleh pengalaman yang lebih baik mengenai pekerjaan dan tanggung jawab kerja  mereka

 

4 kegiatan utama pada manajemen kinerja, antara lain sebagai berikut.

1. Tujuan strategik => menghubungkan aktivitas karyawan dengan tujuan-tujuan organisasi
2. Pengelolaan kinerja => kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa rencana dapat terlaksana dengan baik dan lancar seperti kegiatan pembinaan, konseling dan lainnya
3. Penilaian kinerja => secara formal dilakukan untuk menilai seberapa jauh kesesuaian pelaksanaan kinerja yang telah disepakati
4. Penghargaan kinerja => kegiatan memberikan penghargaan atas kinerja yang telah dicapai karyawan.

 

b.      Penilaian Kinerja

Menurut Riadi (2020), Penilaian kinerja merupakan (performance appraisal) adalah suatu proses atau kegiatan yang dilakukan oleh perorangan atau kelompok dalam sebuah perusahaan untuk mengevaluasi dan mengomunikasikan bagaimana karyawan melakukan pekerjaan dengan cara membandingkan hasil pekerjaannya dengan seperangkat standar yang telah dibuat dalam suatu periode tertentu yang digunakan sebagai dasar pertimbangan suatu kegiatan.

Riadi (2020) juga menambahkan bahwa penilaian kinerja merupakan metode mengevaluasi dan menghargai kinerja yang paling umum digunakan. Penilaian kinerja dilakukan untuk memberi tahu karyawan apa yang diharapkan pengawas untuk membangun pemahaman yang lebih baik satu sama lain. Penilaian kinerja menitik beratkan pada penilaian sebagai suatu proses pengukuran sejauh mana kerja dari orang atau sekelompok orang dapat bermanfaat untuk mencapai tujuan yang ada.

Adapun kriteria yang dilakukan dalam proses penilaian kinerja karyawan antara lain sebagai berikut.

• Hasil kerja individu. Jika hasil kerja adalah aspek kerja yang diutamakan pada jabatan, maka hasil kerja individu dapat dijadikan kriteria penilaian.
• Perilaku. Perilaku merupakan faktor penentu efektivitas kerja karyawan
• Traits. Karakteristik individu yang sering tampil dan menggambarkan tingkah laku individu.   

 

Daftar Pustaka

Hidayat, Atep Afia dan Nur Qalby Nabila H. 2022. Manajemen Kinerja, Untuk Unjuk Kerja Pegawai Dan Performa Perusahaan Yang Lebih Baik. Jakarta : Kang Atep Afia Channel Youtube. Dalam https://youtu.be/M0XbK3CXoKM

Hidayat, Atep Afia dan Shazfa Zakirah Y. 2022. Penilaian Kinerja, Keputusan Penggajian dan Pengembangan Karir Karyawan. Jakarta : Kang Atep Afia Channel Youtube. Dalam https://youtu.be/he3_zsi3WlY

Riadi, Muchlisin. 2020. Penilaian Kinerja (Pengertian, Tujuan, Kriteria dan Metode). Manajemen. Dalam https://www.kajianpustaka.com/2020/03/penilaian-kinerja-pengertian-tujuan-kriteria-dan-metode.html

PENGERTIAN, FUNGSI DAN JENIS STRUKTUR ORGANISASI MANAJEMEN

Nanda Putri Utami (41621010015)

Abstrak

Sistem atau jaringan kerja terhadap tugas–tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Kejelasan gambaran struktur organisasi akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat terwujud. Umumnya stuktur organisasi dapat digolongkan menjadi tiga jenis: Fungsional, Project, dan Organisasi Matrix. Tipe struktur organisasi berpengaruh pada bagaimana komunikasi didalam perusahaan.

Kata kunci: struktur organisasi manajemen, fungsi struktur, jenis struktur

 

Abstact

System or network of tasks, reporting and communication systems that link together individual work with groups. What needs attention in filling out the organizational structure is the human being who has the competence according to the type of task in the parts of the task or work in the structure. The clarity of the description of the organizational structure will make it easy for leaders to distribute positions to the right person, so that efficiency and effectiveness can be realized. Generally the organizational structure can be classified into three types: Functional, Project, and Matrix Organization. The type of organizational structure influences how communication is made within the company.           

Keywords: management organizational structure, function structure, type of structure

 

Pendahuluan

Kelangsungan hidup sebuah organisasi sebenarnya berkaitan erat dengan proses perilaku manusianya yang dapat memperkuat roh atau jiwa bagi kedinamisan sebuah struktur organisasi. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-unit dalam sebuah organisasi. Menurut pandangan Gibson, kita dapat melihat struktur organisasi sebagai : a)bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis. b)hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang besifat dinamis.

Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Penggolongan aktivitas dalam struktur dapat kita bagi menjadi empat unsure : a)unsur pimpinan; b)unsur pembantu pimpinan; c)unsur pelakasana tugas pokok; dan d)unsur pelaksana tugas-tugas fungsional.

Dalam artikel ini, akan dibahas mengenai pengertian dari sturktur organisasi maanejemen, fungsi dan kegunaan pada struktur organisasi dalam sebuah organisasi serta jenis struktur dan keuntungan dari tiap struktur.

Rumusan masalah

Adapun rumusan masalah yang diambil dari uraian pendahuluan di atas, antara lain:

1. Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi manajemen?

2. Bagaimana fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi?

3. Apa saja jenis struktur organisasi dan apa keuntungan dari tiap struktur yang ada?

 

Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, adapun tujuan pada penulisan ini, antara lain:

1. Untuk mengetahui pengertian struktur organisasi manajemen

2. Untuk mengetahui fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi

3. Untuk mengetahui apa saja jenis struktur organisasi dan apa keuntungan dari tiap sturktur yang ada

 

Pembahasan

Menurut Wahjono (2022), Struktur Organisasi adalah Sistem atau jaringan kerja terhadap tugas–tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok.

Struktur Organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Pernyataan ini mengacu pada enam unsur kunci yang terdiri dari elemen –elemen spesialisasi pekerjaan, departementalisisi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi serta formalisasi).

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas–tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok.

Menurut Nurlia (2019), Struktur organisasi merupakan gambaran dari pembagian wewenang dan tanggung jawab serta hubungan vertikal dan horizontal suatu organisasi dalam melaksanakan aktivitasnya. Perubahan terhadap struktur organisasi merupakan jawaban dari berbagai tekanan baik internal maupun eksternal. Salah satu tuntutan masyarakat saat ini adalah ekfektifitas sistem administrasi publik dalam menjalankan fungsi pelayanan masyarakat melalui penataan kembali struktur organisasi yang lebih sehat dan efisien.

Nurlia (2019) juga menambahkan struktur organisasi digambarkan dalam bentuk skema organisasi atau organigram, yaitu suatu lukisan grafis yang menjelaskan berbagai hubungan organisatoris, baik vertikal maupun horizontal, antar bagian maupun antar individu. Dengan kata lain organigram memberikan gambaran tentang struktur personalia, yakni penerapanindividu pada posisi-posisi yang ada dalam suatu organisasi. Hal ini dimaksudkan siapa yang memegang tampuk pimpinan dan kepada siapa tugas, wewenang, tanggung jawab serta posisi diberikan.

 

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggungjawab dan apa yang harus dipertanggungjawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.
3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
4. Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.

 

Jenis struktur organisasi

Umumnya stuktur organisasi dapat digolongkan menjadi tiga jenis: Fungsional, Project, dan Organisasi Matrix. Tipe struktur organisasi berpengaruh pada bagaimana komunikasi didalam perusahaan.

Menurut Tanjung (2017) menjelaskan beberapa jenis antara lain:

1. Struktur Organisasi Fungsional

Proses ini meliputi perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan dan koordinasi pekerjaan yang terjadi dalam suatu lingkup dan struktur tertentu. 

Keuntungan dari Functional Organization adalah kesederhanaan dalam komunikasi dan efisiensi proses yang berulang. Kerugiannya bila menghadapi sebuah proyek antar divisi, pergerakan dari tiap anggota tim akan terbatasi oleh sekat-sekat divisi dan manajer proyek dapat merangkap menjadi manajer salah satu divisi yang mengakibatkan keputusannya terpengaruh kedudukannya pada divisi. Kerugian lain dari sistem ini adalah komunikasi menjadi sangat terbatas (umumnya top down) dan kreativitas terbatasi oleh rangkaian persetujuan birokratis. 

 

2. Struktur Organisasi Proyek

Pada hakekatnya struktur organisasi proyek bermula dari organisasi fungsional. Pengelola proyek dari suatu bagian meminta agar orang–orang fungsional yang bekerja pada proyek benar–benar pindah untuk bekerja sepenuhnya dibawah kekuasaannya. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut.  

Keuntungan dari tipe organisasi ini adalah kemudahan untuk memasukkan seorang konsultan luar, efisiensi dalam mengerjakan proyek, kemudahan untuk membagikan sumber daya antar proyek, fleksibilitas dan independensi yang besar dari tiap karyawannya. 

Kekurangan yang dapat muncul adalah setiap karyawan harus cukup memiliki motivasi, bertanggung jawab, dan terbiasa untuk mengambil inisiatif. Struktur ini tidak terlalu cocok bila perusahaan memiliki banyak aspek administrasi atau operasi.

 

3. Struktur Organisasi Matriks

Organisasi matriks biasanya diciptakan berdasarkan kebaikan-kebaikan organisasi fungsional dan organisasi proyek. Para ahli/staf dihimpun berdasarkan fungsinya untuk mengerjakan proyek tertentu. Dalam hal ini dibentuk bagian manajemen proyek secara tersendiri. 

Keuntungan yang diberikan tipe organisasi matrix adalah pemanfaatan sumber daya manusia yang efisien, anggota tim mempunyai pekerjaan operasional tetap setelah proyek selesai, sharing pengetahuan antar divisi yang lebih baik dari pada tipe fungsional, dan adanya keterlibatan stakeholder yang kuat. 

Kekurangan yang dapat muncul adalah dengan adanya dua buah atasan, karyawan bawah harus melapor pada dua atasan dan hal ini dapat membingungkan. Atasan-atasan dapat memperebutkan karyawan sehingga membingungkan mereka dalam membuat prioritas kerja dan memahami perannya. Prosedur komunikasi dan pemanfaatan sumber daya harus ada dan jelas untuk menghindari kekacauan ini.

 

Kesimpulan

            Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas–tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok. Setiap anggota organisasi harus bertanggungjawab dan apa yang harus dipertanggungjawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan. Pada proses organisasi fungsional  meliputi perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan dan koordinasi pekerjaan yang terjadi dalam suatu lingkup dan struktur tertentu. Pada hakekatnya struktur organisasi proyek bermula dari organisasi fungsional. Pengelola proyek dari suatu bagian meminta agar orang–orang fungsional yang bekerja pada proyek benar–benar pindah untuk bekerja sepenuhnya dibawah kekuasaannya. Organisasi matriks biasanya diciptakan berdasarkan kebaikan-kebaikan organisasi fungsional dan organisasi proyek. Para ahli/staf dihimpun berdasarkan fungsinya untuk mengerjakan proyek tertentu.

 

Daftar Pustaka

Nurlia. 2019. Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap Pengukuran Kualitas Pelayanan (Perbandingan Antara Ekspektasi/Harapan Dengan Hasil Kerja). Meraja Journal. Volume 2 No 2, Juni 2019. Makassar : STIA Al Gazali Barru.

Tanjung, Mansur. 2017. Fungsi Organisasi Dalam Manajemen Proyek. Jurnal Manajemen dan Informatika Komputer Pelita Nusantara. Volume 1 No 1, Juli 2017.  Sumatera Utara : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Al-Washliyah.

Wahjono, Sentot Imam. Struktur Organisasi. Bahan Ajar Perilaku Organisasi 2. Surabaya : Universitas Muhammadiyah Surabaya.