Kuis 11 : FUNGSI DAN MANFAAT KOMUNIKASI ORGANISASI UNTUK MENCAPAI TUJUAN BERSAMA

Oleh : Nanda Putri Utami (@AA19-nanda)

Abstrak

Komunikasi sangat penting untuk berjalannya suatu organisasi untuk mencapai tujuan. Komunikasi antara pemimpin organisasi dan anggota harus memiliki hubungan yang baik untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman antar anggota. Melalui artikel ini, diharapkan para pembaca dapat memahami definisi dari komunikasi organisasi secara umum. Pembaca juga dapat mengetahui fungsi dan manfaat adanya komunikasi organisasi dalam suatu organisasi. Pembaca juga dapat memahami beberapa teori di dalam komunikasi organisasi dan keunggulan dari masing-masing teori dan dapat memahami bentuk-bentuk komunikasi organisasi yang ada.

Kata kunci: komunikasi, organisasi, fungsi dan manfaat, teori, bentuk

 

Abstact

Communication is very important for the running of an organization to achieve goals. Communication between organizational leaders and members must have a good relationship to avoid misunderstandings between members. Through this article, it is hoped that readers can understand the definition of organizational communication in general. Readers can also know the functions and benefits of organizational communication in an organization. Readers can also understand several theories in organizational communication and the advantages of each theory and can understand existing forms of organizational communication.

Keywords: communication, organization, functions and benefits, theory, forms

 

Pendahuluan

Menurut Siregar (2021). Pada dasarnya, komunikasi digunakan untuk menyampaikan kebutuhan organisasi. Manusia melakukan komunikasi sebagai bentuk penyampaian ilmu dan pengalaman. Lewat komunikasi, kita dapat memahami dan mengerti perilaku dan isi hati seseorang atau pun sekelompok orang.

Siregar (2021) Dalam sebuah organisasi yang di dalamnya terdiri atas orang-orang yang memiliki tugas masing-masing serta saling berhubungan satu sama lain sebagai suatu sistem tentu memerlukan komunikasi yang baik agar kinerja organisasi berjalan dengan baik pula. Sehingga apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai. Keberlangsungan hidup sebuah organisasi salah satunya adalah dengan komunikasi. Suatu organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya komunikasi. Hal inilah yang melatarbelakangi studi mengenai komunikasi organisasi.

Rumusan masalah

Adapun rumusan masalah yang diambil dari uraian pendahuluan di atas, antara lain:

1. Apa pengertian dari komunikasi organisasi?
2. Apa saja fungsi dan manfaat komunikasi dalam suatu organisasi?
3. Apa saja teori dan keunggulannya yang terdapat pada komunikasi organisasi?
4. Bagaimana bentuk komunikasi dalam suatu organisasi?

 

Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, adapun tujuan pada penulisan ini, antara lain: 

1. Untuk mengetahui definisi dari komunikasi organisasi dalam suatu organisasi
2. Untuk mengetahui fungsi dan manfaat apa saja yang terdapat dalam komunikasi organisasi
3. Untuk mengetahui teori dan keunggulan dari setiap teori komunikasi organisi
4. Untuk emngetahui bentuk-bentuk komunikasi organisasi dalam suatu organisasi

 

Pembahasan

1. Pengertian komunikasi organisasi

Menurut Zahara (2018). Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Struktur organisasi cenderung mempengaruhi komunikasi, dengan demikian komunikasi dari bawahan kepada pimpinan sangat berbeda dengan komunikasi antar sesamanya.

Di dalam sebuah organisasi pemimpin adalah sebagai komunikator. Pemimpin yang efektif pada umumnya memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, sehingga sedikit banyak akan mampu merangsang partisipasi orang-orang yang dipimpinnya. Dia juga harus piawai dalam melakukan komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal. Komunikasi verbal yang baik dapat dilakukan dengan menggunakan tutur kata yang ramah, sopan,dan lembut. Komunikasi non verbal dapat dilakukan dengan mengkomunikasikan konsep-konsep yang abstrak misalnya kebenaran, keadilan, etika, dan agama secara non verbal misal menggunakan bahasa tubuh.

Zahara (2018) juga menambahkan bahwa dalam komunikasi diperlukan sedikitnya tiga unsur yaitu sumber (source), berita atau pesan (message), dan sasaran (destination). Sumber dapat berupa individu atau organisasi komunikasi. Berita atau pesan dapat berupa tulisan, gelombang suara atau komunikasi arus listrik, lambaian tangan, bendera berkibar, atau benda lain yangmempunyai arti. Sasaran dapat berupa seorang pendengar, penonton, pembaca,anggota dari kelompok diskusi, mahasiswa, dan lain-lain.

 

2. Fungsi dan manfaat komunikasi organisasi

Menurut Zahara (2018). Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1.      Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti, informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2.      Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

a)  Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

b)    Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturanperaturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.      Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4.      Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Untuk itu kita perlu memahami style atau gaya seseorang ketika ia berkomunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).

 

Ada pula manfaat dari komunikasi organisasi yang perlu diketahui menurut Ahmad (2021) dalam tulisannya, antara lain sebagai berikut. 

• Manfaat pertama, dengan mengetahui teori komunikasi organisasi, maka sebagai seorang individu yang hidup dalam lingkungan atau kelompok organisasi tertentu dapat memahami posisi kita dalam organisasi atau kelompok tersebut. 

• Manfaat kedua, pemahaman mengenai komunikasi organisasi dapat memperkuat hubungan antar anggota dan pimpinan organisasi. Sehingga umur organisasi dapat bertahan lebih lama dan akan tumbuh rasa ingin menjaga serta merawat organisasi tersebut. 

• Manfaat ketiga, mempermudah tercapainya tujuan organisasi. Hal ini dikarenakan terbentuknya komunikasi yang baik, sehingga antar anggota dan setiap pimpinan unit memahami perbedaan pendapat yang hadir dalam setiap diskusi pada organisasi tersebut. 

• Manfaat keempat, mengetahui teori komunikasi organisasi dapat membuat seorang individu menyesuaikan diri serta menempatkan diri dengan baik dalam organisasi atau kelompok tersebut. 

• Manfaat kelima, mengetahui tugas seorang pemimpin dan anggota dalam suatu organisasi. Pemahaman mengenai teori komunikasi organisasi dapat membuat kita sebagai sadar akan tugas-tugas sebagai seorang pemimpin maupun anggota dalam sebuah organisasi, kesadaran ini dapat meningkatkan kerja maupun efektivitas organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh bersama.

 

3. Teori Komunikasi Organisasi

Teori-teori di dalam komunikasi organisasi sangat penting dipahami, karena tidak hanya ada satu. Melainkan ada beberapa sesuai dengan keunggulannya masing-masing, berikut ini beberapa teori komunikasi organisasi.

• Teori Struktural Klasik  

Teori ini berkembang sejak 1800-an dan bisa disebut sebagai teori mesin, menjelaskan bahwa organisasi digambarkan sebagai lembaga yang sentral dengan tugas-tugasnya serta memberi petunjuk mekanis strukturalnya yang bersifat kaku, monoton dan tidak inovatif. Empat kondisi pokok dari teori ini, kekuasaan, saling melayani, doktrin dan disiplin. 

• Teori Neoklasik atau Hubungan Manusia 

Diperkenalkan oleh elton mayo dan lahir karena adanya ketidakpuasan dengan teori klasik, teori ini mengacu pada pentingnya aspek psikologis serta sosial dari karyawan sebagai seorang individu atau kelompok kerja. Melalui percobaan di Hawthorne pada 1924, didapatkan penting memperhatikan upah insentif serta kondisi karyawan dalam meningkatkan produktivitas.

• Teori Fusi 

Muncul dan diperkenalkan oleh Bakke, sementara pada 1957 disempurnakan oleh Argyris. Berawal dari kesadaran Bakke pada 1950 mengenai kesadaran kepuasan minat yang berbeda-beda, organisasi pada tahap tertentu akan memengaruhi individu seseorang. Pada saat yang sama individu memberi pengaruh besar pada organisasi. 

• Teori Peniti Penyambung (The Linking Pin Model)

Dikembangkan oleh Rensis Likert dengan menggambarkan struktur organisasi yang saling berkaitan dengan beberapa kelompok, teori ini menjelaskan ada beberapa penyelia. Yakni anggota dari dua organisasi atau kelompok tersebut, penyelia ini bertugas sebagai penyambung atau seseorang yang mengingat kelompok kerja satu dengan yang lainnya. 

• Teori Sistem Sosial 

Hubungan antarmanusia memungkinkan suatu organisasi bisa bertahan lebih lama ketimbang orang-orang yang ada di dalamnya. Meskipun seseorang yang ada di dalam suatu kelompok sudah meninggal, namun kelompok itu tetap ada orang yang akan menggantikannya. Hubungan antar manusia di dalam organisasi dinilai lebih penting ketimbang jabatan formal. 

• Teori Public Relations 

Komunikasi organisasi merupakan kajian pada teori public relations, menyatakan bahwa upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan menyeluruh oleh suatu organisasi. Upaya ini dilakukan untuk menciptakan serta memelihara niat baik agar saling mengerti antara organisasi dan orang di dalamnya. 

• Teori Kepemimpinan 

Pemimpin organisasi maupun kelompok merupakan hal penting dalam membantu anggota memenuhi kebutuhan serta mencapai tujuan kelompok secara bersama. Hersey memformulasikan empat tugas pemimpin, di antaranya seperti memberi informasi secara lugas, memberi petunjuk, menjalin kerja sama dengan baik dan mengambil keputusan.

 

4. Bentuk Komunikasi Organisasi

Menurut Isabela (2022), terdapat empat bentuk komunikasi dalam organisasi, antara lain sebagai berikut. 

• Komunikasi dari Atas ke Bawah atau Downward Communication 

Komunikasi dari atas ke bawah berlangsung ketika orang yang berada pada level manajer atau supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi komunikasi dari atas ke bawah adalah:   

- Pemberian atau penyampaian instruksi kerja.  

- Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan.  

- Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.  

- Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 

Metode yang digunakan dalam komunikasi dari atas ke bawah adalah metode tulisan, metode lisan, metode tulisan diikuti lisan, dan metode lisan diikuti tulisan.

•  Komunikasi dari Bawah ke Atas atau Upward Communication 

Komunikasi dari bawah ke atas terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi komunikasi dari bawah ke atas adalah:  

- Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.  

- Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.  

- Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.  

- Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

• Komunikasi Sesama atau Horizontal Communication 

Komunikasi sesama berlangsung di antara para karyawan maupun bagian yang memiliki kedudukan setara. Fungsi komunikasi sesama adalah:  

- Memperbaiki koordinasi tugas.  

- Upaya pemecahan masalah.  

- Saling berbagi informasi.  

- Upaya penyelesaian konflik.  

- Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.

•  Komunikasi Lintas Saluran atau Interline Communication 

Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Staf spesialis biasanya paling aktif dalam melakukan komunikasi lintas saluran karena tanggung jawabnya berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam komunikasi lintas saluran adalah:  

- Setiap anggota organisasi yang ingin melakukan komunikasi lintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya secara langsung.  

- Setiap anggota yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Kesimpulan 

Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Di dalam sebuah organisasi pemimpin adalah sebagai komunikator. Pemimpin yang efektif pada umumnya memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, sehingga sedikit banyak akan mampu merangsang partisipasi orang-orang yang dipimpinnya. Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu fungsi informatif, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan fungsi integratif. Teori-teori di dalam komunikasi organisasi sangat penting dipahami, karena tidak hanya ada satu. Melainkan ada beberapa sesuai dengan keunggulannya masing-masing.   

  

Daftar Pustaka

Ahmad. 2021. Pengertian Komunikasi Organisasi : Fungsi, Teori, Jenis, Dan Manfaat. Manajemen. Dalam https://www.gramedia.com/literasi/komunikasi-organisasi/#Manfaat_Komunikasi_Organisasi

Isabela, Monica Ayu Caesar. 2022. Fungsi Dan Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi. Dalam https://nasional.kompas.com/read/2022/04/02/03000001/fungsi-dan-bentuk-komunikasi-dalam-organisasi  

Kang Atep Afia ft Fhiladelvia. Memahami Konsep Dan Fungsi Komunikasi Organisasi (#OMPI011A). Dalam https://youtu.be/Zz4oN6M5Mpo

Siregar, Robert Tua. 2021. Konsep Dasar Komunikasi. Komunikasi Organisasi. Bandung : Widina Bhakti Persada Bandung.

Zahara, Evi. 2018. Peranan Komunikasi Organisasi Bagi Pimpinan Organisasi. Jurnal Warta Edisi. No. 56 April 2018. ISSN : 1829 – 7463. Dalam https://doi.org/10.46576/wdw.v0i56.8