KUIS 11 : "Komunikasi Organisasi Sebagai Komponen Krusial Dalam Keberlangsungan Organisasi Dan Perusahaan"

Oleh : Winda Setyo Rini (@AA20-Winda) 

Gambar 1 : Komunikasi organisasi 

Abstrak

Organisasi atau perusahaan bergantung pada komunikasi yang efektif untuk melakukan semua aktivitas mereka, guna mencapai tujuan yang diinginkan. Di samping itu, Komunikasi merupakan pokok dari bangunan organisasi. Komunikasi yang berperan untuk menghubungkan seluruh elemen organisasi.  Komunikasi yang tidak efektif akan menghasilkan sebagian besar masalah organisasi. Setiap organisasi kecil ataupun besar membutuhkan beberapa bentuk komunikasi untuk koordinasi dan kelancaran. Oleh karena itu, komunikasi tidak dapat dikatakan menjadi efektif, jika pemahaman bersama belum tercapai. Tidak dapat dibayangkan tujuan organisasi bisa tercapai tanpa komunikasi. Komunikasi yang efektif adalah penting untuk keberhasilan dan kelangsungan setiap organisasi.

Kata kunci : Komunikasi, Organisasi, perusahaan, efektif 

Abstract 

Organizations or companies depend on effective communication to carry out all their activities, in order to achieve the desired goals. In addition, Communication is the mainstay of organizational building. Communication whose role is to connect all elements of the organization. Ineffective communication will generate most of the organizational problems. Every organization, small or large, requires some form of communication for coordination and fluency. Therefore, communication cannot be said to be effective, if mutual understanding has not been achieved. Can not imagine organizational goals can be achieved without communication. Effective communication is essential to win and beat any organization.

Keywords : Communication, Organization, enterprise, effective 

Pendahuluan 

Komunikasi merupakan suatu aktivitas manusia yang sangat penting. Bukan hanya dalam kehidupan organisasi, tetapi juga dalam kehidupan manusia secara umum. Komunikasi merupakan hal yang esensial dan krusial dalam hidup kita. Cara kita berinteraksi dengan sesama adalah dengan komunikasi. komunikasi dapat dilakukan dengan beragam cara, mulai dari yang sederhana hingga yang lebih kompleks. 

Dalam organisasi kegiatan komunikasi bertujuan untuk membentuk saling pengertian dan menyamakan pengalaman di antara anggota organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik dan efektif, suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar. Sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi, organisasi dapat berantakan. Komunikasi dalam organisasi terjadi dimana saja termasuk diantara atasan dan karyawan di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tersedianya komunikasi yang baik diantara pimpinan dengan bawahan bisa menyebabkan rasa tanggung jawab yang menampilkan moral kerja karyawan yang terdapat pada segi-segi komunikasi, akibat dari komunikasi menempati fungsi yang sangat penting dalam kehidupan kita sehari- hari dan juga didalam melancarkan jalannya suatu perusahaan.

Berdasarkan pemaparan diatas, oleh sebab itu penulis tertarik untuk menulis artikel yang berjudul Komunikasi Organisasi Sebagai Komponen Krusial Dalam Keberlangsungan Organisasi Dan Perusahaan yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai pentingnya komunikasi organisasi dalam suatu organisasi atau perusahaan. 

Rumusan masalah

Berdasarkan uraian pendahuluan diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut : 

1. Apa definisi dari komunikasi organisasi ? 
2. Apa fungsi dari komunikasi organisasi ? 
3. Apa jenis-jenis komunikasi organisasi ? 
4. Bagaimana terjadinya proses komunikasi organisasi ? 
5. Bagaimana upaya yang tepat untuk membangun komunikasi organisasi yang efektif ? 

Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan yang ingin dicapai yaitu : 

1. Untuk mengetahui definisi dari komunikasi organisasi. 
2. Untuk mengetahui fungsi dari komunikasi organisasi. 
3. Untuk mengetahui jenis-jenis komunikasi organisasi. 
4. Untuk mengetahui terjadinya proses komunikasi organisasi. 
5. Bagaimana upaya yang tepat untuk membangun komunikasi organisasi yang efektif. 

Pembahasan

Definisi Komunikasi Organisasi 

Menurut Mulawarman dan Yeni (2014), komunikasi adalah instrumen yang digunakan manusia dalam berinteraksi dengan sesama, baik dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam kehidupan berorganisasi. Dalam organisasi komunikasi merupakan alat yang berfungsi sebagai penghubung serta pembangkit motivasi antar setiap anggota sehingga sebuah organisasi dapat berjalan maju kedepan. Pendapat serupa dikemukakan oleh Goldhaber (dalam jurnal Zahara, 2018) yang menjelaskan bahwa komunikasi organisasi dapat diartikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Struktur organisasi cenderung mempengaruhi komunikasi, dengan demikian komunikasi dari bawahan kepada pimpinan sangat berbeda dengan komunikasi antar sesamanya. 

Berdasarkan pendapat tersebut komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai proses pertukaran pesan antara si pengirim dengan si penerima pesan yang berkaitan dengan segala aktivitas yang dilakukan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam hal ini, si pengirim pesan dapat berupa seorang individu, kelompok, atau organisasi. Begitu juga halnya dengan si penerima pesan dapat berupa seorang anggota organisasi, seorang kepala bagian, pimpinan, kelompok orang dalam organisasi, atau secara keseluruhan.

Fungsi Komunikasi Organisasi 

Dalam suatu organisasi komunikasi merupakan salah satu komponen penting yang dapat mendukung suatu organisasi/perusahaan dapat bergerak maju kedepan. Menurut Zahara (2018), fungsi komunikasi dalam organisasi meliputi 4 fungsi, yaitu : 

1. Fungsi Informatif, yaitu suatu organisasi/perusahaan dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Yang dimana seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan untuk setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti, informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. 
2. Fungsi Regulatif, yaitu berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. 
3. Fungsi Persuasif, yaitu fungsi ini menunjukkan bahwa kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga, banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. karena pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 
4. Fungsi Integratif, yaitu setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi, seperti saluran komunikasi formal yaitu dengan penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi. Selain itu, juga ada saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. 

Jenis-Jenis Komunikasi Organisasi 

Menurut Romadona dan Sigit (2020), berdasarkan jenis pendekatannya komunikasi organisasi dibedakan menjadi 3 yaitu : 

1. Penedekatan makro, yaitu dipandang sebagai struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya terkait dengan interaksi organisasi dalam melakukan aktivitas dalam memproses informasi atau pesan dari lingkungan, melakukan identifikasi, integrasi dan menentukan tujuan organisasi.
2. Pendekatan mikro, yaitu pendekatan yang memfokuskan pada komunikasi dalam unit atau subunit pada suatu organisasi, sehingga dibutuhkan kemampuan komunikasi antaranggota kelompok, dan lain-lain.
3. Pendekatan individual, yaitu pendekatan yang berpusat pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi karena melingkupi pada interaksi pada sesama individu, kelompok, dan organisasi. 

Berdasarkan ruang lingkupnya komunikasi organisasi dapat dibedakan menjadi 2 yaitu : 

1. Komunikasi Internal, yaitu komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak internal atau anggota dalam organisasi atau perusahaan, baik yang dilakukan secara formal maupun informal. Misalnya seperti : modul pelatihan karyawan, komunikasi antarpribadi antara manajemen dan karyawan, komunikasi profesional seperti email, dan lain sebagainya. 
2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak eksternal atau pihak luar dari organisasi atau perusahaan, baik yang dilakukan secara formal maupun informal. Misalnya seperti : pengumuman Humas, siaran pers, materi pemasaran, branding, dan lain sebagainya. 

Menurut Pohan dan Ulfi (2021), berdasarkan perilakunya komunikasi organisasi dapat dibedakan menjadi  2 yaitu : 

1. Komunikasi Formal, yaitu komunikasi yang terjadi antara individu dengan individu, individu dengan organisasi atau perusahaan, maupun antar organisasi atau perusahaan yang tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya.
2. Komunikasi Informal, yaitu komunikasi yang terjadi antara individu dengan individu, individu dengan organisasi atau perusahaan, maupun antar organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian resmi yang mungkin tidak terlalu berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau perusahaan.

Menurut Pohan dan Ulfi (2021), berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 yaitu : 

• Komunikasi verbal ( Lisan ),

1. Terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak, dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang 
2. Terjadi secara tidak langsung akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon. 

• Komunikasi nonverbal ( Tertulis ) 

1. Naskah, yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat kompleks. 
2. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat. 

Menurut Pahlawan dan Selvia (2020), komunikasi dalam organisasi secara umum memiliki dua jenis arah aliran informasi yaitu : 

1. Komunikasi ke bawah (Top-down), yaitu proses komunikasi yang berlangsung dari taraf tertinggi dalam suatu organisasi atau perusahaan ke tahap yang lebih rendah. 
2. Komunikasi ke atas (Bottom-up), yaitu bentuk komunikasi ke atas yang paling umum melibatkan pemberian saran, pertemuan kelompok, dan protes terhadap prosedur kerja. Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (pimpinan). Pesan yang ingin disampaikan asal mula berasal dari para karyawan yang kemudian disampaikan ke jalan yang lebih tinggi yang akhirnya sampai kepada pimpinan.

Proses Komunikasi Organisasi 

Menurut Hermana dan Ujang (2004), Proses komunikasi merupakan proses yang timbal balik karena antara si pengirim dan si penerima pesan saling mempengaruhi satu sama lainnya. Melanjutkan pendapatnya, ia mengungkapkan bahwa melalui proses komunikasi akan dapat ditentukan keputusan apa yang akan dilakukan oleh setiap individu atau kelompok tentang bagaimana menentukan langkah atau hasil yang akan diperoleh ke depan, karena dengan komunikasi akan dapat dijadikan pedoman dalam menentukan apakah kerjasama dapat dilanjutkan atau tidak dapat dilanjutkan. 

Menurut Djatmiko (dalam jurnal Hermana dan Ujang, 2004), elemen - elemen yang dibutuhkan dalam suatu proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut : 

Gambar 2 : elemen komunikasi organisasi 

Keterangan gambar : 

• Pengirim (Sender) adalah yang memulai komunikasi. 
• Pengkodean (Encoding) adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dengan cara menerjemahkan ke dalam serangkaian simbol atau isyarat. 
• Pesan (Message) adalah bentuk fisik yang digunakan oleh pengirim untuk mengkodekan informasi. 
• Saluran (Channel) atau kanal ialah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, misalnya udara untuk pesan yang disampaikan dengan kata-kata, atau kertas untuk pesan yang disampaikan dalam bentuk tulisan. 
• Penafsiran kode (Decoding) adalah proses di mana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkanya menjadi informasi yang berarti baginya. 
• Penerima (Receiver) adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim. 
• Gangguan (Noise) adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan proses komunikasi. 
• Umpan balik (Feed- back) adalah kebalikan dari proses komunikasi yang menyatakan reaksi terhadap komunikasi dari pengirim.

Upaya Membangun Komunikasi Organisasi yang Efektif 

Komunikasi dikatakan sebagai komponen paling penting (krusial) dalam organisasi atau perusahaan. Oleh sebab itu, komunikasi yang efektif dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan. berikut ini upaya-upaya yang dapat dilakukan untuk membangun komunikasi organisasi yang efektif, yaitu : 

• Berkomunikasi secara teratur dan konsisten
• Mempertahankan komunikasi agar sesuai visi dan misi 
• Mengenali audiens yang diajak dalam berkomunikasi 
• Mempertimbangkan ukuran, lokasi, dan demografi audiens 
• Pilih metode yang tepat dalam berkomunikasi 
• Buat komunikasi menjadi terasa dua arah. 

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses pertukaran pesan antara si pengirim dengan si penerima pesan yang berkaitan dengan segala aktivitas yang dilakukan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Fungsi komunikasi dalam organisasi meliputi 4 (empat) fungsi yaitu fungsi informatif, regulatif, persuasif, dan integratif. Komunikasi dalam organisasi juga dapat dikelompokkan ke dalam jenis-jenis yang berbeda. Proses komunikasi organisasi dapat dikatakan sebagai hubungan timbal balik, karena antara si pengirim dan si penerima pesan saling mempengaruhi satu sama lainnya. Komunikasi merupakan salah satu komponen penting (krusial) dalam dalam organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, terciptanya komunikasi organisasi yang efektif sangat dibutuhkan guna membantu majunya suatu organisasi atau perusahaan. 

Daftar Pustaka

Hermana, D., dan Ujang C.P. 2004. Komunikasi Dalam Organisasi. Bandung : UPI. Dalam https://www.neliti.com/publications/77643/komunikasi-dalam-organisasi (diakses pada 25 Mei 2023). 

Mulawarman, K., dan Yeni Rosilawati. 2014. Komunikasi Organisasi Pada Dinas Perijinan Kota Yogyakarta Untuk Meningkatkan Pelayanan. Jurnal Ilmiah Komunikasi Makna Vol. 5, No. 1, Hal. 31 - 38. Semarang : Universitas Islam Sultan Agung. Dalam https://jurnal.unissula.ac.id/index.php/makna/article/view/2105/1598 (diakses pada 25 Mei 2023). 

Pahlawan, F., dan Selvia D.R. 2020. Arah Aliran Komunikasi Organisasi Pada Media LIFEPAL.CO.ID. Jurnal Syntax Transformation Vol. 1, No. 5, Hal. 111-117. Jakarta : Paramadina Graduate Schoo. Dalam https://media.neliti.com/media/publications/329995-arah-aliran-komunikasi-organisasi-pada-m-cd9b3517.pdf (diakses pada 25 Mei 2023). 

Pohan, D.D., dan Ulfi S.F. 2021. Jenis-Jenis Komunikasi. Jurnal Penelitian Pendidikan dan Ilmu Sosial Vol. 2, No.3, Hal. 29 - 37. Medan : UIN Sumatera Utara. Dalam https://pusdikra-publishing.com/index.php/jrss/article/view/158/132 (diakses pada 25 Mei 2023).

Romadona, M.R., dan Sigit Setiawan. 2020. Komunikasi Organisasi dalam Fenomena Perubahan Organisasi di Lembaga Penelitian dan Pengembangan. Jurnal Pekommas Vol. 5, No. 1, Hal. 91 - 104. Jakarta : Pusat Penelitian Kebijakan dan Manajemen Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Inovasi, LIPI. Dalam https://jurnal.kominfo.go.id/index.php/pekommas/article/download/2050110/pdf (diakses pada 25 Mei 2023). 

Zahara, Evi. 2018. Peranan Komunikasi Organisasi Bagi Pemimpin Organisasi. Jurnal Warta Dharmawangsa Vol. 5, No. 56. Hal. 1-6. Jakarta : Universitas Dharmawangsa. Dalam https://jurnal.dharmawangsa.ac.id/index.php/juwarta/article/view/8/6 (diakses pada 25 Mei 2023).