MENGOPTIMALKAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI: STRATEGI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KEPUTUSAN

 Oleh : Nopi Febriani (41621010013)

Abstrak

Pengambilan keputusan merupakan proses penting dalam organisasi karena mempengaruhi kinerja dan kesuksesan keseluruhan organisasi. Oleh karena itu, penting untuk mengoptimalkan proses pengambilan keputusan untuk meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil. Artikel ini membahas pentingnya pengambilan keputusan dalam organisasi dan menjelajahi strategi yang dapat diimplementasikan untuk mengoptimalkan proses pengambilan keputusan. Kegiatan pengambilan keputusan meliputi identifikasi masalah, pengumpulan dan analisis data, dan keputusan pemilihan alternatif berdasarkan perhitungan dan dampak yang mungkin timbul. Pada tahap implementasi pengambilan keputusan, sebagai pemimpin harus membuat banyak keputusan rutin untuk mengontrol aktivitas sesuai dengan rencana. Sedangkan pada tahap kontrol yang mencakup pemantauan hasil implementasi dilakukan untuk mengevaluasi pelaksanaan keputusan.

Kata kunci : pengambilan keputusan, strategi, efektivitas keputusan, organisasi.

Abstract

"Decision-making is a crucial process in organizations as it affects the overall performance and success of the organization. Thus, it is essential to optimize the decision-making process to enhance the effectiveness of the decisions made. This article discusses the importance of decision-making in organizations and explores strategies that can be implemented to optimize the decision-making process. Decision-making activities include problem identification, data collection and analysis, and alternative selection decisions based on calculations and potential impacts. During the decision-making implementation stage, as a leader, one must make many routine decisions to control activities according to the plan. Meanwhile, during the control stage, which includes monitoring the implementation results, an evaluation of the decision's implementation is performed.

Keywords: decision-making, strategy, effectiveness, organization."

I. Pendahuluan

A. Latar Belakang

Pengambilan keputusan merupakan tugas penting yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, baik yang besar maupun kecil. Setiap keputusan yang diambil oleh organisasi dapat mempengaruhi kinerja dan arah organisasi ke depan. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki kemampuan yang baik dalam mengambil keputusan yang efektif.

Menurut Hasibuan (2018), pengambilan keputusan dalam organisasi adalah suatu proses yang dilakukan oleh manajer atau pemimpin organisasi dalam memilih alternatif tindakan yang paling tepat di antara beberapa alternatif yang tersedia untuk dicapai tujuan yang diinginkan.

Namun, pengambilan keputusan tidak selalu mudah dilakukan. Terkadang, para pemimpin organisasi menghadapi situasi yang kompleks dan sulit dipahami, sehingga membuat mereka sulit untuk memutuskan keputusan yang tepat. Selain itu, pengambilan keputusan juga harus dilakukan dengan cepat dan efisien agar organisasi tidak mengalami kerugian.

Untuk mengatasi masalah ini, organisasi perlu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan mereka. Dalam artikel ini, akan membahas strategi yang dapat membantu organisasi meningkatkan efektivitas keputusan mereka dengan mengoptimalkan proses pengambilan keputusan. Dengan mengikuti strategi ini, organisasi dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan yang baik dan tepat waktu, serta meningkatkan kinerja dan arah organisasi ke depan.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dibahas pada artikel ilmiah ini yaitu:

1. Apa yang di maksud dengan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi?
2. Mengapa penting bagi organisasi untuk memiliki kemampuan yang baik dalam mengambil      keputusan yang efektif?
3. Apa saja strategi atau pendekatan yang dapat membantu organisasi meningkatkan                  efektivitas keputusan mereka dengan mengoptimalkan proses pengambilan keputusan?
4. Apa saja tahapan proses pengambilan keputusan dalam organisasi?

C. Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan dari penulisan artikel ilmiah ini adalah sebagai berikut:

1. Pembaca dapat mengetahui apa itu pengambilan keputusan dalam organisasi.
2. Mengetahui pentingnya pengambilan keputusan organisasi yang efektif dalam organisasi.
3. Mengetahui strategi atau pendekatan yang dapat digunakan dalam mengambil keputusan.
4. Mengetahui tahapan-tahapan proses pengambilan keputusan.

II. Pembahasan

A.    Definisi Pengambilan Keputusan

Keputusan adalah proses penelusuran masalah yang berawal dari latar belakang masalah, identifikasi masalah hingga kepada terbentuknya kesimpulan atau rekomendasi (Fahmi, 2013). Rekomendasi itulah yang selanjutnya dipakai dan digunakan sebagai pedoman basis dalam pengambilan keputusan.

Mintzberg et al. (1998) mendefinisikan pengambilan keputusan sebagai "proses pemilihan alternatif dalam situasi ketidakpastian dan ambiguitas, yang melibatkan pemikiran kritis dan kreatif serta pilihan yang efektif".

Selain itu, Gaspersz (2014) mendefinisikan pengambilan keputusan dalam organisasi sebagai "proses pemilihan tindakan yang dianggap paling memungkinkan dari beberapa alternatif yang tersedia, dengan mempertimbangkan konsekuensi-konsekuensi dan risiko-risiko yang terkait, serta tujuan yang hendak dicapai".

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat dipahami bahwa pengambilan keputusan dalam organisasi adalah proses penting dalam mencapai tujuan organisasi dan melibatkan pemilihan tindakan atau keputusan terbaik dari berbagai alternatif yang tersedia.

B.    Pentingnya Pengambilan Keputusan Yang Efektif Dalam Organisasi

Pengambilan keputusan yang efektif merupakan salah satu faktor kunci keberhasilan dalam sebuah organisasi. Setiap keputusan yang diambil dalam organisasi memiliki dampak pada pencapaian tujuan dan strategi bisnis. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk mengembangkan kemampuan pengambilan keputusan yang baik dan efektif.

Dengan mengembangkan kemampuan pengambilan keputusan yang baik, organisasi dapat mengoptimalkan peluang yang ada dan mengurangi risiko dalam mengambil keputusan. Ketika organisasi memiliki kemampuan pengambilan keputusan yang baik, maka keputusan yang diambil akan lebih terarah dan tepat sasaran.

C. Fungsi dan Tujuan Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi

Dalam konteks organisasi, pengambilan keputusan memiliki fungsi dan tujuan tertentu, di antaranya:

1. Mengarahkan tujuan organisasi: Pengambilan keputusan membantu organisasi dalam menentukan tujuan yang jelas dan spesifik serta memberikan arahan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Mengoptimalkan Pemanfaatan Sumber Daya: Pengambilan keputusan yang baik dapat membantu organisasi dalam mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang tersedia. Sumber daya yang dimaksud di sini meliputi tenaga kerja, keuangan, bahan baku, dan teknologi informasi.
3. Menyelesaikan masalah: Pengambilan keputusan juga berfungsi untuk menyelesaikan masalah dan menghindari konflik dalam organisasi. Keputusan yang tepat dapat membantu organisasi dalam menangani masalah yang timbul sebelum menjadi lebih besar dan mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.
4. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas organisasi: Pengambilan keputusan yang tepat dan efektif dapat meningkatkan efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan dan mengelola sumber daya.
5. MengidentifIkasi peluang: Pengambilan keputusan juga membantu organisasi dalam mengidentifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan diri dan meningkatkan kinerja organisasi.

 D. Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan

Menurut George R.Terry dan Brinckloe disebutkan dasar-dasar pendekatan dari pengambilan keputusan yang dapat digunakan yaitu:

 1. Intuisi

Pendekatan pengambilan keputusan berdasarkan intuisi didasarkan pada pengalaman, naluri, dan keahlian individu dalam memahami situasi dan mengambil keputusan berdasarkan pemahaman tersebut. Dalam pendekatan ini, keputusan diambil dengan cepat tanpa melalui proses analisis yang terstruktur dan lebih didasarkan pada perasaan dan insting seseorang. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.

2. Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.

3. Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

4. Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

5. Logika/Rasional

Pengambilan keputusan yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.

 E.    Faktor-Faktor Yang Harus Diperhatikan Dalam Mengambil Keputusan

Menurut Terry (1989) faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengambil keputusan sebagai berikut:

1. Hal-hal yang berwujud maupun tidak berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan;
2. Setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi;
3. Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain;
4. Jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan;
5. Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik;
6. Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang  cukup lama;
7. Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang baik;
8. Setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul.
9. Setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.

F.    Tahapan Proses Pengambilan Keputusan dalam Organisasi

Proses pengambilan keputusan adalah suatu upaya rasional dari seorang administrator untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan. Proses ini dimulai dengan pertimbangan dan berakhir dengan keputusan yang diambil. Dalam pelaksanaannya, dibutuhkan kreativitas, keterampilan kuantitatif, dan pengalaman yang diperoleh untuk memperoleh hasil yang optimal.

Thohiron (2013) menjelaskan, proses pengambilan keputusan meliputi sebagai berikut:

1. Indentifikasi Masalah

Dalam hal ini pemimpin diharapkan mampu mengidentifikasi masalah yang ada di dalam suatu organisasi. Identifikasi masalah harus dilakukan secara cermat dan terperinci sehingga memungkinkan untuk menentukan alternatif solusi yang memadai. Sebuah perumusan yang baik mengidentifikasikan semua elemen-elemen yang relevan, elemen apa yang absen, dan elemen apa yang perlu ditam- bahkan.

2. Pengumpulan dan Penganalisis Data

Tahap kedua adalah mengumpulkan dan menganalisis data atau informasi yang relevan dengan masalah yang dihadapi. Informasi yang dikumpulkan harus akurat dan dapat dipercaya agar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Adapun proses pemecahan masalah dalam pengambilan keputusan yaitu:

a)    Fase pengumpulan fakta

Fase pengumpulan data/fakta meliputi kegiatan mendefinisikan  masalah serta mengumpulkan masalah serta meng-analisis data yang  penting. Satu cara untuk meningkatkan kemampuan pengumpulan data adalah dengan mulai dulu melihat masalah yang ada secara luas dan kemudian melan-jutkannya dengan menentukan sub masalah yang ada.

b)    Fase penemuan ide

Fase penemuan ide meliputi kegiatan pengumpulan ide-ide yang mungkin dipakai dan kemudian mencari ide yang terbaik. Dapat saja berbagai ide yang ada dimodifikasi dan dikom-binasikan.

c)    Fase penemuan solusi.

Fase penemuan solusi ini meliputi kegiatan mengidentifi-kasi dan mengevaluasi pemecahan yang mungkin dilakukan dan bagaimana cara melakukan. Kegiatan dalam fase ini meliputi penentuan pendapat, analisis dan penerimaan/pemberian kritik. Setiap ide yang ada diberi nilai/bobot masing- masing.

3. Pembuatan alternatif-alternatif kebijakan

Setelah masalah dirinci dengan tepat dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan cara-cara pemecahannya. Cara pemecahan ini hendaknya selalu diusahakan adanya alternatif-alter- natif beserta konsekuensinya, baik positif maupun negatif. Oleh sebab itu, seorang pimpinan harus dapat mengadakan perkiraan sebaik-baiknya.

Untuk mengadakan perkiraan dibutuhkan adanya informasi yang secukupnya dan metode perkiraan yang baik. Perkiraan itu terdiri dari berbagai macam pengertian:

• Perkiraan dalam arti proyeksi, perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang telah terkumpul dan tersusun secara kronologis.
• Perkiraan dalam arti prediksi, perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab akibat.
• Perkiraan dalam arti konjeksi, perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan). Intuisi di sini sifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang untuk mengolah perasaan.

4. Pemilihan salah satu alternatif terbaik

Pemilihan satu alternatif yang dianggap paling tepat untuk memecahkan masalah tertentu dilakukan atas dasar pertim- bangan yang matang atau rekomendasi. Dalam pemilihan satu alternatif dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini menentukan alternatif yang dipakai akan berhasil atau sebaliknya.

Pengambilan keputusan oleh pimpinan, kaitannya dengan pemilihan alternatif pemecahan masalah, akan melibatkan semua pihak yang terlibat dalam lembaga pendidikan. Hal ini karena kekuasaan pimpinan tidak dapat dioperasionalkan apabila tidak didukung dan dibantu oleh seluruh personal yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang berbeda-beda.

5. Pelaksanaan keputusan

Dalam pelaksanaan keputusan berarti seorang pemimpin harus mampu menerima dampak yang positif atau negatif. Ketika menerima dampak yang negatif, pemimpin harus juga mempunyai alternatif yang lain. Pelaksanaan pengambilan keputusan sering menjadi masalah karena keputusan yang mesti ditanggapi oleh banyak orang malah ditangani oleh sedikit orang.

6.    Pemantauan dan Pengevaluasian Hasil Pelaksanaan

Setelah keputusan dijalankan pimpinan organisasi harus dapat mengukur dampak dari keputusan yang telah dibuat. Penilaian ulang perlu diadakan. Faktor-faktor penentu yang akan dinilai harus diputuskan sejak awal dan tidak setelah pelaksanaan ber-jalan. Dengan cara ini memang akan mudah terjadi debat yang hangat, namun akurasi akan lebih terjamin.

III. Kesimpulan

Sehingga kesimpulan dari tulisan diatas adalah: 

1. Pengambilan keputusan adalah proses pemilihan tindakan atau keputusan terbaik dari berbagai alternatif yang tersedia dalam organisasi, melalui proses penelusuran masalah hingga terbentuk kesimpulan atau rekomendasi.
2. Pentingnya pengambilan keputusan yang efektif terletak pada kemampuan organisasi dalam mengoptimalkan peluang dan mengurangi risiko, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.
3. Tujuan pengambilan keputusan dalam organisasi adalah untuk mengarahkan tujuan organisasi, mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, menyelesaikan masalah, meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi, dan mengidentifikasi peluang.
4. Terdapat tiga dasar pendekatan dalam pengambilan keputusan, yaitu intuisi, pengalaman, dan fakta. Setiap pendekatan memiliki keuntungan dan kelemahan, dan sebaiknya dipilih berdasarkan situasi dan kondisi yang dihadapi.
5. Terdapat 6 tahapan proses pengambilan keputusan yaitu, identifkasi masalah, pengumpulan dan penganalisis data, pembuatan alternatif-alternatif kebijakan, Pemilihan salah satu alternatif terbaik, pelaksanaan keputusan, dan evaluasi hasil keputusan. 

Daftar pustaka

Fahmi, Irham.(2010). Manajemen Kinerja: Teori dan Aplikasi, Bandung, Alfabeta.

Gaspersz, V. (2014). Total Quality Management. PT Gramedia Pustaka Utama.

Hasibuan, M. S. P. (2018). Manajemen sumber daya manusia. Bumi Aksara.

Hayati, Zahra. (2019). Teori-Teori Pengambilan Keputusan. Universitas Negeri Padang Indonesia

Mintzberg, H., Raisinghani, D., & Theoret, A. (1976). The structure of "unstructured" decision processes. Administrative science quarterly, 246-275.

Terry, George R. (1989). Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions. Richard D. Irwin, Inc.

Thohiron. (2013). Konsep dan Aplikasi Kepemimpinan. Jakarta: Rajagrafindo Persada.