Manajemen Kinerja

Oleh: Ilham Noer Satria Aji

A.      Manajemen kinerja
    Manajemen Kinerja (MK) adalah aktivitas untuk memastikan bahwa sasaran organisasi telah dicapai secara konsisten dalam cara-cara yang efektif dan efisien.
Manajemen kienrja bisa berfokus pada kinerja dari suatu organisasi, departement, karyawan, atau bahkan proses untuk menghasilkan produk atau layanan, dan juga di area yang lain.

Baik di tingkatan organisasi ataupun individu, salah satu fungsi kunci dari manajemen adalah mengukur dan mengelola kinerja. Antara gagasan, tindakan dan hasil terdapat suatu perjalanan yang harus ditempuh. Dan barangkali istilah yang paling sering digunakan di keseharian yang menggambarkan perkembangan dari perjalanan tersebut dan juga hasilnya adalah "kinerja" (Brudan, 2010).

Kinerja sendiri adalah suatu hal yang berorientasi ke masa depan, disesuaikan spesifik berdasarkan kondisi khusus dari setiap organisasi/individu dan didasarkan atas suatu model kausal yang menghubungkan antara input dan output (Lebas, 1995).

B.       Paradigma Baru Dalam Manajemeni Kinerja

Pendekatan baru yang dikenal dengan Manajemen Kinerja berlan-daskan pada pendapatyang menyatakan bila karyawan mengetahui dan mema-hami apa yang diharapkan dari dirinya dan mampu mengambil bagian dalam mewujudkan harapan-harapan tersebut maka dengan sendirinya mereka akan dapat dan mau memenuhi harapan kinerja tersebut. Pendekatan manajemen kinerja ini merupakan pendekatan yang mem-perhatikan lima aspek, yaitu :

1.         Mengintegrasikan kinerja dari semua pihak yang terlibat di dalam perusahaan.

2.         Melibatkan semua pihak (tidak hanya atasan) dalam pengelolaan kinerja.

3.      Mengintegrasikan semua proses dalam manajemen kinerja dengan fokus pada menjalankan bisnis.

4.   Menggunakan proses yang sistematis, yang dapat memenuhi kebutuhan administrasi dan kebutuhan bisnis secara keseluruhan.

5.         Memfokuskan pada peningkatan kinerja dimasa yang akan datang.

C.      Tujuan Manajemen Kinerja

Tujuan umum manajemen kinerja adalah membangun suatu budaya dalam perusahaan yang mendorong individu dan kelompok untuk bertanggung jawab memperbaiki secara terus menerus kegiatan operasional perusahaan serta kemampuan dan kontribusi mereka.
Tujuan untuk menerapkan manajemen kinerja sebaiknya ditentukan dan disetujui oleh manajemen puncak. Adapun tujuannya adalah:

·       Meningkatkan kinerja organisasi, kelompok dan individu

·       Mengintegrasikan sasaran orga-nisasi, kelompok dan individu.

·   Memperoleh kejelasan akan harapan perusahaan terhadap kinerja yang harus dicapai oleh individu dan kelompok.

·       Mengembangkan ketrampilan dan kompetensi karyawan.

·       Meningkatkan hubungan kerjasama yang lebih erat antara bawahan dan atasan.

·       Menyediakan sarana yang dapat meningkatkan obyektifitas penilaian kinerja karyawan.

·   Memberdayakan karyawan agar dapat memanajemeni kinerja dan proses pembelajaran mandiri.

Keempat kegiatan utama tersebut dapat diuraikan sbb:

1.    Perencanaan Kinerja

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang paling penting, karena merupakan kegiatan yang menen-tukan kinerja yang diharapkan perusahaan dari karyawannya. Tanpa ada kejelasan mengenai harapan perusahaan terhadap karya-wan, maka karyawan tidak dapat bekerja secara efektif untuk men-capai sasaran perusahaan.
Perencanaan kinerja diawali dengan visi dan misi perusahaan dimana akan diketahui jelas sasaran perusahaan dan kompetensi SDM yang dibutuhkan. Setelah ditetapkan sasaran perusahaan maka ditetapkan juga standar kinerja dan standar kompetensi individual sehingga didapatkan komitmen rencana kinerja. Pada perencanaan kinerja dibuat juga fokus pengukuran kinerja untuk masing-masing level karyawan. Fokus Pengukuran kinerja meliputi tanggung jawab, tugas dan standar kerja. Tanggung jawab untuk level seorang Direktur sudah pasti berbeda dengan tanggunggung jawab untuk level operator.

2.    Pengelolaan Kinerja

Kegiatan pengelolaan kinerja merupakan kegiatan yang terus menerus harus dilakukan agar dapat memastikan bahwa rencana yang sudah disepakati dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Kegiatan ini antara lain meliputi kegiatan pembinaan, konseling, pemberian umpan balik dsb. Pembinaan yang berkelanjutan diperlukan untuk memberikan umpan balik terhadap pencapaian kinerja dan untuk meninjau serta memperbaharui sasaran. Harus diingat ada beberapa point yang harus kita ketahui yaitu :

·       Umpan balik positif maupun negative harus diberikan secara tetap dan berkelanjutan. Kinerja yang baik dapat dipertahankan bila dilakukan pengakuan atau pengukuhan terhadap prilaku yang positif

·       Tingkat formalitas dan panjangnya umpan balik tergan-tung situasi, mulai dari diskusi terencana sampai dengan pembicaraan informal.

·       Umpan balik harus didasarkan rencana kinerja yang telah disepakati bersama, yang terus menerus diperbaharui sesuai perubahan pada organisasi atau unit kerja.

·       Umpan balik yang efektif dilakukan minimum per 3 bulan.

·       Umpan balik membuat karya-wan tahu bagaimana memper-baiki kinerja atau perilaku

·       Umpan balik membangun dan mendewasakan karyawan

·       Umpan balik membuat karya-wan tahu penyesuaian apa yang perlu dilakukan.

Umpan balik yang efektif terhadap kinerja antara lain:

1.    Deskriptif, bukan evaluatif

2.    Spesifik, bukan umum (general)

3.    Diberikan atas perilaku yang sesuai

4.    Tepat Waktu

5.    Dikomunikasikan secara jelas

6.    Berasal dari si pemberi

7.    Didasarkan atas perilaku yang diamati

8.    Seimbang antara umpan balik yang positif dengan umpan balik yang negative.

3.    Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja merupakan kegia-tan yang secara formal dilakukan untuk mengetahui atau menilai seberapa jauh pelaksanaan kinerja masih sesuai atau tidak dengan rencana yang telah disepakati.Kegunaan penilaian kinerja bagi perusahaan antara lain :

1.    Perbaikan kinerja karyawan

2.    Penetapan Kompensasi (gaji, bonus dll)

3.    Keputusan Penempatan Karyawan (promosi, mutasi dan suksesi)

4.    Pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

5.    Perencanaan karir dan pengem-bangan, dll.

Berbagai masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan berkaitan dengan sistem penilaian kinerja, biasanya karena sistem evaluasi yang diterapkan kurang dipahami oleh karyawan dan manajernya. Sehingga karyawan cendrung melihat daerah penilaian sebagai daerah abu-abu atau daerah tak bertuan, bahkan tak jarang system penilaian memicu permusuhan dan kecurigaan antara atasan dengan bawahan sebagai pelaku yang dinilai dan menilai.

Masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang berkaitan dengan penerapan system penilaian kinerja antara lain adalah sebagai berikut:

1.    Hanya memfokuskan pada kinerja individu dan terpisah dari sasaran perusahaan.

2.    Atasan merupakan orang yang paling berhak dalam mengelola karyawan.

3.    Merupakan system yang terpisah dengan sumber daya lainnya.

4.    Hanya merupakan kegiatan adminis-trative.

5.    Terlalu menitik beratkan pada pengalaman masa lalu.

Metode penilaian yang yang umum diterapkan oleh perusahaan untuk system penilaian karya ini biasanya dilakukan dengan bantuan metode predeterminasi dan formal antara lain :

·       Metode Skala Penilaian Grafik

Metode ini menggunakan skala yang mendaftarkan sejumlah ciri (seperti mutu dan kehandalan) dan kisaran kinerja (dari yang tidak memuaskan sampai yang luarbiasa memuaskan) setiap jabatan. Karyawan kemudian dinilai dengan mengidentifikasi skor yang sesuai dan menggambarkan kinerja untuk masing-masing ciri. Nilai yang ditetapkan untuk ciri-ciri itu kemudian dijumlahkan.

·       Metode Peringkatan Alternasi

Metode ini dengan cara membuat peringkat dari karyawan yang terbaik sampai terjelek berdasarkan ciri tertentu.

·       Metode Perbandingan Berpasangan

Pada metode ini dibuat peringkat karyawan dengan membuat peta dari semua semua pasangan karyawan yang mungkin untuk setiap ciri (kuantitas kerja, kualitas kerja dll) dan menunjukkan mana karyawan yang lebih baik dari pasangannya

·       Metode Distribusi Paksa

Metode ini dengan membuat peringkat karyawan sebuah kurva. Persentase yang sudah ditentukan dari peserta penilaian ditempatkan dalam berbagai kategori kinerja

·       Metode Insiden Kritis

Metode ini adalah membuatkan catatan tentang contoh-contoh yang luar biasa baik atau tidak diinginkan dari perilaku yang berhubungan dengan kerja seorang karyawan dan meninjaunya bersama karyawan tersebut pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

·       Metode Skala Penilaian Berjang-karkan Perilaku (BARS)

Suatu metode penilaian yang bertujuan mengkombinasikan man-faat dari insiden kritis dan oenilaian berdasarkan kuantitas dengan men-jangkarkan skala berdasarkan kuan-titas pada contoh-contoh naratif spesifik dari kinerja yang baik dan kinerja yang jelek

·       Metode Manajemen Berdasarkan Sasaran (MBO)

Metode ini meliputi penetapan tujuan khusus yang dapat diukur bersama dengan masing-masing kar-yawan dan selanjutnya secara berkala meninjau kemajuan yang dicapai.

Metode-metode di atas meru-pakan alat bantu untuk mengukur kinerja karyawan. Masing-masing metode tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan akan tetapi ada 5 masalah utama yang dapat merusak alat penilaian diatas yaitu : Standar yang tidak jelas, Efek halo (bias penilaian diakibatkan kedekatan hubungan), kecendrungan sentral (kecendrungan menilai ditengah-tengah), terlalu longgar atau terlalu keras (kecendrungan menilai terlalu tinggi atau terlalu rendah), Prasangka (bias penilaian karena perbe-daan karakteristik seperti usia, ras atau jenis kelamin).

Untuk menghindari kemung-kinan memberikan penilaian yang subyektif dan meminimalisasi masalah-masalah dalam penilaian kinerja, banyak perusahaan yang mulai menerapkan jalur penilaian 360 derajat. Pada penilaian ini karyawan bukan hanya dinilai oleh atasannya akan tetapi juga dinilai oleh rekan kerja, kolega, customer, manajer lain dan bawahan. Model penilaian 360 derajat ini merupakan penilaian keroyokan dari orang disekitar karyawan tersebut dan ini dilakukan ditiap level.

4.    Penghargaan Kinerja

Merupakan tindak lanjut proses penilaian kinerja yaitu kegiatan untuk memberikan penghargaan atas kinerja yang telah dicapai karyawan. Kegiatan tersebut berupa promosi dan rotasi atau peningkatan kompetensi juga termasuk pembe-rian bonus atau peningkatan indeks gaji.

Peranan manajer dalam penghargaan kinerja adalah :

1.    Memberikan pujian (diberikan pada saat khusus, tulus dan layak, pada waktu yang tepat)

2.  Memberikan tambahan tanggung jawab (beri kesempatan, monitor kesulitan, dukungan, selesaikan administrasinya).

3.  Memberikan usulan promosi (kualifikasi sesuai dengan permintaan, tidak merugikan system sdm dan karyawan lain dan monitoring pengusulannya)

4. Memberikan usulan peng-hargaan khusus (usulan sesuai dengan peraturan, informasi disimpan oleh atasn, monitor pengusulan yang dilakukan)

5.  Memberikan informasi untuk kenaikan merit dan bonus (memahami keterkaitan system penggajian/penghitungan bonus dengan hasil penilaian kinerja, tidak melakukan justifikasi nilai demi peningkatan pendapatan, memastikan kenaikan merit atau pemberian bonus didapat oleh bawahan jelas alasannya).

Dapat disimpulkan bahwa salah satu alat ukur untuk menentukan apakah perusahaan memi-liki kinerja yang baik adalah tercapainya atau tidak sasaran yang telah ditetapkan perusahaan. Adapun pencapaian sasaran perusahaan sangat didukung oleh kinerja dari sumberdaya manusia yang ada. Jika kinerja sumberdaya manusianya baik maka diharapkan kinerja perusahaanpun akan baik pula. Namun demikian untuk mendapatkan kinerja yang baik perlu memanajemeni kinerja secara efektif.

Referensi:

·   Dessler, Gary, “Human Resources Management”, Prentice-Hall, Inc, 2005 Lembaga Manajemen PPM, “Modul Pelatihan Performance Management”, PPM Institute of Management, 2004

·    Martoyo, Susilo, “Manajemen Sumberdaya Manusis”, BPFE, Yogyakarta, 1998 Nawawi, Hadari, “Manajemen Sumberdaya Manusia untuk Bisnis yang Kompetitif”, Gajah Mada University Press, 2000.

·   Nitisemito, Alex, “Manajemen Personalia”, Ghalia Indonesia, 1996 Suit, Yusuf dan Almasli, “Aspek sikap mental dalam Manajemen Sumberdaya Manusia”, Ghalia Indonesia, 1997