Analisis Jabatan yang Optimal

Abstrak

Mengutip kata-kata bijak dari Albert Einstein, bahwa “Hidup itu laksana naik sepeda. Untuk mempertahankan keseimbangan, kamu harus tetap bergerak”.
Sebuah organisasi yang dinamis adalah organisasi yang selalu siap dengan perubahan-perubahan baik yang bersumber dari eksternal maupun internal. Dalam hal ini perubahan organisasi melalui struktur organisasinya yang menjadi besar atau sebaliknya disederhanakan. Setiap perubahan struktur organisasi akan membawa konsekwensi terhadap perubahan pekerjaan atau jabatan di dalamnya.

Perencanaan Organisasi

Dalam manajemen seperti definisi yang dikutip dari Wikipedia (2016), perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Stephen Robbins dan Mary Coulter seperti dikutip dari Wikipedia (2016) mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Perencanaan organisasi dengan perubahan terhadap struktur organisasi induk secara langsung akan berdampak terhadap struktur-struktur organisasi unit bisnis/departemen-departemen di bawahnya. Perubahan bisa berupa penambahan unit bisnis baru dengan fungsi-fungsi serta jabatan-jabatan baru yang perlu didefinisikan dan didesain sesuai strategi organisasi tersebut. Atau yang terjadi sebaliknya yaitu penggabungan beberapa fungsi yang sama atau terkait sehingga perlu merencanakan perubahan struktur organisasi unit bisnis/departemen hingga jabatan-jabatan yang ada di dalamnya.

Perencanaan organisasi yang berdampak baik langsung maupun tidak terhadap suatu jabatan atau pekerjaan membutuhkan sebuah aktivitas yang disebut analisis jabatan atau analisis pekerjaan.

Permasalahan

Sering terjadi kesalahan dimana yang dianalisis adalah personel yang akan menduduki suatu jabatan tertentu sehingga standar berupa job deskripsi dan job spesifikasi disesuaikan dengan kondisi personel tersebut.

Analisis jabatan adalah fokus pada jabatan bukan terhadap personel pada jabatan tersebut. Salah satu hasil dari analisis jabatan ini akan digunakan untuk menentukan tingkatan dan upah jabatan tersebut.

Personel yang menduduki dan mengerjakan jabatan tersebut dapat saja orang yang memiliki kemampuan dan kompetensi yang lebih tinggi sehingga mampu memanggung pekerjaan di luar tanggung jawabnya atau sebaliknya memiliki kemampuan dan komptensi yang lebih rendah sehingga mengerjakan lebih sedikit dengan hasil kurang berkualitas. Dampak terhadap pengupahan adalah bahwa jabatan tersebut dapat dihargai terlalu tinggi atau sebaliknya terlalu rendah.

Analisis Jabatan

Manfaat analisis jabatan menurut Aprianto (2013:212) adalah proses mempelajari jabatan dengan mengumpulkan informasi tentang tanggung jawab, tugas-tugas, hubungan kerja dengan jabatan lainnya, persyaratan pemangku jabatan serta kondisi pekerjaan yang dilakukan. Analisis jabatan atau pekerjaan merupakan proses mendokumentasikan suatu jabatan. Secara praktis analisis jabatan adalah merancang job deskripsi dan job spesifikasi.

Analisis jabatan menurut menurut Aprianto (2013:212) adalah mengumpulkan data berdasarkan bagaimana pekerjaan sebenarnya dikerjakan dan disesuaikan dengan sistem dan prosedur serta posisi jabatan dalam struktur organisasi perusahaan. Analisis jabatan biasanya dilaksanakan oleh departemen SDM, atasan, orang yang menduduki jabatan atau konsultan.

Faktor-faktor Jabatan

• Analisis jabatan mengumpulkan faktor-faktor jabatan sebagai berikut :
• Konteks jabatan yaitu tujuan jabatan, kondisi lingkungan kerja dan posisinya dalam struktur organisasi
• Konten jabatan yaitu tugas dan tanggung jawab orang yang menduduki jabatan
• Persyaratan yaitu persyaratan pendidikan, pengalaman kerja dan pelatihan untuk memperoleh pengetahuan, keahlian dan sikap kerja yang dibutuhkan personel tersebut agar berhasil menduduki jabatan/pekerjaan tersebut.
• Kriteria kinerja yaitu hasil-hasil yang diharapkan dari jabatan tersebut.

Metode Pengumpulan Informasi

Pengumpulan informasi tentang suatu jabatan akan semakin baik bila dilakukan secara langsung dengan beberapa sumber yang didapat dengan beberapa metode, yaitu:

• Observasi, melalui pengamatan saat melakukan pekerjaan juga instruksi kerja, checklist dan formulir-formulir yang harus diisi. Pada beberapa jenis jabatan, aktivitas pekerjaan sulit diamati secara fisik.
• Wawancara, melalui wawancara dengan personel yang mengetahui tentang jabatan tersebut, seperti atasan, personel sedang atau pernah menduduki jabatan tersebut dan seorang yang ahli pada bidang tersebut. Bila responden cukup banyak, maka diambil secara sampling saja.
• Kuestioner, digunakan untuk melengkapi metode observasi dan wawancara. Informasi yang mungkin belum tercakup dalam observasi dan wawancara dapat ditanyakan lagi melalui kuestioner serta menyediakan bagian kosong untuk tugas-tugas yang belum termasuk dalam daftar.

Job Deskripsi

Merupakan dokumentasi tentang tanggung jawab dan tugas-tugas jabatan dalam organisasi perusahaan. Tugas suatu jabatan menunjukkan peran jabatan tersebut terhadap suatu sistem dan prosedur kerja.

Dokumentasi job deskripsi terdiri atas elemen-elemen yang menggambarkan suatu jabatan, meliputi:

• Nama jabatan yang dimaksud
• Departemen yang menaungi jabatan tersebut
• Hubungan kerja dengan pihak-pihak dan jabatan lain
• Posisi dalam organisasi (letak dalam struktur organisasi)
• Ringkasan pekerjaan yang menjelaskan fungsi utama jabatan
• Tugas dan tanggung jawab (rincian pekerjaan utama)
• Kewenangan (otoritas terhadap sesuatu dalam tanggung jawabnya)
• Kondisi pekerjaan (lingkungan pekerjaan jabatan)
• Disclaimer (tugas-tugas lain)

Job Spesifikasi

Menggambarkan kualifikasi personel yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas-tugas jabatan atau dengan kata lain  adalah persyaratan personel untuk dapat melaksanakan pekerjaan pada suatu jabatan dengan baik.

Dokumentasi job spesifikasi terdiri atas elemen-elemen yang menggambarkan suatu persyaratan/kualifikasi personel untuk suatu jabatan/pekerjaan, yaitu:

• Pendidikan, informasi jurusan pendidikan formal.
• Pengalaman, waktu yang dibutuhkan untuk keterampilan pada jabatan tersebut.
• Pelatihan, topik pelatihan yang dibutuhkan mendukung jabatan tersebut.
• Sertifikasi, pengakuan keahlian dari lembaga atau asosiasi profesi yang memberikan sertifikasi profesi.
• Kompetensi, pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang mendukung keberhasilan dalam pekerjaan
• Persyaratan fisik, kondisi kebugaran fisik yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan.

Aktivitas Manajemen SDM

Departemen SDM pada tahap perencanaan personel mengadakan analisa kebutuhan pengisian jabatan organisasi, jumlah personel serta keahlian yang dibutuhkan perusahaan di masa mendatang. Dalam rangka reorganisasi juga perlu diketahui tugas dan tanggung jawab pada setiap jabatan sesuai job deskripsi, sehingga  perusahaan dapat merancang sistem, prosedur serta desain pekerjaan yang baru secara tepat.

Manfaat analisa jabatan atau pekerjaan dalam aktivitas manajemen SDM adalah:

Rekrutmen dan Seleksi

Pada tahap rekrutmen personal SDM menentukan kriteria persyaratan pelamar berdasarkan job spesifikasi yang didapat dari analisa jabatan yang baik, maka akan didapatkan pelamat yang berkualitas sesuai dengan persyaratan jabatan/pekerjaan tersebut.

Pada tahap seleksi, pemilihan pemilihan dan pembuatan alat tes seleksi didasarkan atas hasil analisa jabatan/pekerjaan sehingga dapat membangun alat wawancara dengan job deskripsi  yang berdasar pada kompetensi dan perilaku jabatan/pekerjaan tersebut.

Pelatihan

Pembuatan Analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan kepada job deskripsi dan job spesifikasi dalam rangka mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang mendukung kinerja jabatan.

Kesenjangan pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja inilah yang menjadi dasar pembuatan rencana pelatihan dengan kurikulum dan isi materi yang dibutuhkan serta dapat dievaluasi sehingga pelaksanaan pada pekerjaan dapat optimal.

Manajemen Kinerja

Pembuatan manajemen kinerja dengan Key Performance indicator (KPI) yang berdasarkan pada job deskripsi dan job spesifikasi. Pencapaian KPI atau sasaran kinerja dapat digunakan sebagai sarana umpan balik kepada karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan/tugasnya dengan lebih baik.

Pengupahan

Kaitan pengupahan terhadap analisa pekerjaan atau jabatan sangat erat karena evaluasi jabatan menentukan bobot relative jabatan terhadap jabatan lainnya. Penentuan bobot jabatan ditentukan dengan mempelajari job deskripsi dan job spesifikasi. Bobot jabatan ini sebanding dengan skala upah, yaitu semakin tinggi bobot jabatan maka akan semakin tinggi upah yang diterima personel pada jabatan tersebut.

Manajemen Talenta

Manajemen karir, suksesi atau Talent Management mengelola pemenuhan kebutuhan pencapaian sasaran organisasi agar selaras dengan sasaran karyawan.

Database Talent merekam data keahlian personel sekaligus memetakannya ke dalam jabatan-jabatan dalam organisasi. Melalui job deskripsi dan job spesifikasi, organisasi perusahaan melakukan pemetaan kebutuhan organisasi, keahlian dan karir karyawannya.

Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

Manajemen resiko K3 mengidentifikasi dan mengelola sumber potensi bahaya yang berhubungan dengan proses kerja serta peralatan kerja berdasarkan dari job deskripsi dan job spesifikasi atau sebaliknya job deskripsi dirancang untuk mengurangi risiko bahaya kerja.

Kesimpulan

Analisa jabatan atau pekerjaan perlu dibuat dengan ideal sesuai fungsi jabatan, prosedur terkait dan kebutuhan organisasi, tetapi tidak menambahkan tugas-tugas yang seharusnya tidak ada. Ideal maksudnya adalah semakin sederhana dan tidak menjadi rumit serta mudah dipahami.

Semakin baik dan optimal analisa jabatan atau pekerjaan dilakukan dapat dibuktikan dengan manfaat yang dirasakan oleh personel yang menduduki jabatan dan atasan yang mengelola bawahan tersebut serta personel SDM yang memanfaatkannya sebagai dasar aktivitas manajemen SDM.

Dokumentasi job deskripsi dan job spesifikasi juga menjadi lebih baik karena menjadi selalu terkini  karena dianalisa dan dilakukan perubahan berdasarkan kebutuhan organisasi terhadap jabatan.

Daftar Pustaka

• Gaol. J.L, CHR. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep, Teori, dan Pengembangan Dalam Konteks Organisasi Publik dan Bisnis. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.
• Aprianto, B. SPHR dan Arisandy Jacob, Fonny. 2013. Pedoman Lengkap Profesional SDM Indonesia. Penerbit PPM. Jakarta
• Handoko, T Hani. 1996. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:BPFE.
• Gibson dkk. 2006. Organisasi. Editor: Lyndon Saputra. Jakarta: Binarupa Aksara.
• Sunyoto, Danang. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Caps Publising.