Dampak Kesalahan Proses Rekrutmen

ABSTRAK

Rekrutmen merupakan suatu cara mengambil keputusan perencanaan manajemen sumber daya manusia mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan diperlukan, serta kriteria apa saja yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Rekrutmen pada dasarnya merupakan usaha mengisi jabatan atau pekerjaan yang kosong di lingkungan suatu organisasi atau perusahan, untuk itu ada dua sumber tenaga kerja yakni sumber dari luar (eksternal) organisasi dan sumber dari dalam (internal) organisasi.

Kesalahan pada saat proses rekrutment bisa sangat berakibat fatal bagi suatu perusahaan tersebut, karena kemajuan atau kemunduran suatu perusahaan ditentukan oleh sumber daya manusia yang tersaring lewat proses rekrutment.

PERMASALAHAN

Sebenarnya proses Rekrutment ini bisa dilakukan dengan cara yang baik dan benar tanpa menimbulkan permasalahan yang akan dating di suatu perusahaan, hanya saja pihak penyelenggara dan pihak perekrut biasanya melakukan kesalahan – kesalahan saat melakukan proses rekrutment. Kesalahan – kesalahan yang biasanya dilakukan adalah :

1.      Mengabaikan talent yang sebetulnya sudah ada di perusahaan.

Untuk memperoleh posisi manager misalnya, adakalanya Departemen HRD memutuskan untuk mencari kandidat dari luar, bisa dengan memasang iklan lowongan kerja atau berkonsultasi dengan lembaga headhunter. Padahal, bisa jadi orang yang sebetulnya mereka cari adalah yang mereka hadapi setiap harinya. Oleh karena itu, mempertimbangkan orang internal untuk menempati posisi baru adalah hal yang baik untuk dilakukan. Selain kita lebih mengenal kandidat tersebut, para karyawan juga merasa lebih dihargai. Mereka akan merasa lebih bersemangat karena ada harapan untuk naik jabatan atau mendapat promosi.

2.      Mencari sosok replika.

Mendapatkan kandidat yang tepat bukan berarti harus mencari orang yang memiliki keterampilan di bidang industri sama, di departemen yang sama dan bahkan memiliki jobdecs lama yang sesuai dengan posisi yang ditawarkan. Melakukan hal tersebut justru menjauhkan kita pada kandidat yang berpotensi memberikan inovasi baru bagi perusahaan.

3.      Tidak menjelaskan proses rekrutmen secara jelas.

Akan lebih baik bagi karyawan untuk menjelaskan mengenai proses seleksi, tahap-tahap apa saja yang harus mereka lalui untuk dapat lolos seleksi. Jika kita membiarkan kandidat tanpa informasi yang jelas mengenai proses seleksi tersebut, perusahaan tentunya akan mendapat reputasi yang buruk.

4.      Tidak melibatkan karyawan.

Khusus untuk bisnis yang skalanya belum terlalu besar, tidak ada salahnya melibatkan karyawan dalam proses wawancara. Misalnya saja untuk penerimaan karyawan staff akuntansi, akan lebih baik jika kita melibatkan supervisornya. Dengan demikian ada rasa ‘sense of belonging’ karyawan tersebut dengan perusahaan.

5.      Time-frame perekrutan yang tidak tepat.

Tidak jarang kita melihat suatu lowongan kerja diiklankan di media dalam waktu yang sangat lama. Hal seperti ini membuat perusahaan terkesan kurang serius dalam mencari kandidat. Akan lebih baik jika perusahaan membuat batasan waktu yang tegas, tidakk terlalu lama dan mewawancara kandidat yang berkualifikasi, dan akhirnya mempekerjakan seseorang yang potensif.

6.      Terlalu banyak mempercayakan proses perekrutan kepada konsultan.

Menggunakan jasa konsultan untuk rekrutmen mungkin tidak akan menjadi masalah bagi perusahaan besar, apabila itu menyangkut biaya. Namun, untuk perusahaan yang skalanya tidak terlalu besar dan komplek, membayar mahal konsultan itu belum perlu, apalagi lembaga eksternal tersebut belum tentu membawa hasil terbaik.

7.      Selalu menggunakan media yang sama dalam beriklan lowongan kerja.

Apa pun media yang digunakan perusahaan untuk memasang iklan lowongan kerja, harusnya kita tidak hanya bergantung pada satu media tersebut. Perlu ada variasi untuk menjaring lebih banyak kandidat dengan kompetensi yang berbeda-beda.

8.      Tidak melibatkan manager atau orang kunci untuk terlibat dalam proses.

Jika calon karyawan yang kita inginkan akan melaporkan pekerjaannya langsung ke manager atau direktur, maka sebaiknya dalam menyeleksi kandidat, manager atau direktur yang bersangkutan diikutkan.

9.      Tidak menyediakan job description dengan jelas.

Jika kita tidak menjelaskn ‘jobdesc‘ secara gamblang maka kita telah membuang waktu dengan puluhan atau bahkan ratusan orang yang “hanya coba-coba”. Tulislah ‘jobdesc‘ yang jelas untuk mempersempit jumlah kandidat.

10.  Mencari kandidat “superhero”.

Saat iklan lowongan kerja, selain jobdesc-nya harus jelas, juga jangan mencantumkan persyaratan yang mungkin hanya seorang ‘superhero‘ yang bisa memenuhi kriteria tersebut. Jadi, praktisi SDM seharusnya bisa lebih bijak membuat bahasa iklan lowongan sehingga bisa menarik kandidat yang kompeten.

LANDASAN TEORI

Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh perusahaan. Rekrutmen dapat dikatakan sebagai proses untuk mendapatkan sejumlah SDM (karyawan) yang berkualitas untuk menduduki suatu jabatan/pekerjaan dalam suatu perusahaan.

Rekrutmen merupakan suatu kegiatan dalam MSDM yang memerlukan biaya tinggi, antara lain untuk preproses riset interview, pembayaran fee agen rekrutmen,seleksi,pemprosesan karyawan baru, dll. Oleh karena itu diperlukan pertimbangan yang kuat sebelum melakukan rekrutmen. Terdapat beberapa alternatif untuk tidak melakukan rekrutmen, yaitu:

a.       Overtime (Kerja Lembur)

b.      Subcontracting

c.       Temporary Employees

d.      Employee Leasing

Setelah suatu perusahaan mempunyai gambaran tentang hasil analisa pekerjaan dan rancangan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan, maka tugas manajer suatu perusahaan adalah mengisi jabatan dengan mencari manajemen sumber daya manusia yang cocok dan berkualitas untuk pekerjaan itu.

 Rekrutmen merupakan suatu cara mengambil keputusan perencanaan manajemen sumber daya manusia mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan diperlukan, serta kriteria apa saja yang diperlukan dalam suatu organisasi. Rekrutmen pada dasarnya merupakan usaha mengisi jabatan atau pekerjaan yang kosong di lingkungan suatu organisasi atau perusahan, untuk itu ada dua sumber tenaga kerja yakni sumber dari luar (eksternal) organisasi dan sumber dari dalam (internal) organisasi.

Penarikan (rekrutmen) karyawan merupakan suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan tambahan karyawan melalui berbagai tahapan yang mencakup identifikasi dan efaluasi sumber-sumber penarikan tenaga kerja, menentukan kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi, penempatan, dan orientasi tenaga kerja. Penarikan karyawan bertujuan untuk menyediakan karyawan yang cukup agar manajemen dapat memilih karyawan yang memenuhi kualifikasi yang mereka perlukan di perusahaan (Malthis : 2001).

Rekrutmen yang efektif memerlukan tersedianya informasi yang akurat dan berkesinambungan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai pekerjaan dalam perusahaan. Aktifitas rekrutmen akan menyisihkan pelamar yang kurang tepat dan memfokuskan kemampuannya pada calon yang akan dipanggil kembali. Aktifitas rekrutmen dapat membangun opini publik yang menguntungkan dengan cara mempengaruhi sikap pelamar sedemikian rupa terlepas mereka diangkat atau tidak dalam organisasi tesebut.

Hasibuan (2008) menyatakan bahwa rekrutmen merupakan usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam organisasi. Sedangkan pengertian rekrutmen menurut Simamora (2004) merupakan serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. Aktifitas rekrutmen dimulai pada saat calon mulai dicari, dan berakhir pada saat lamaran mereka diserahkan. Hal ini memerlukan keahlian bagi manajer organisasi untuk jeli dan teliti dalam mengamati tahap demi tahap rekrutmen untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi kualifikasi yang telah ditentukan oleh organisasi tersebut guna membantu mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan jauh sebelumnya.

Handoko (2008) menjelaskan bahwa rekrutmen merupakan proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan (pelamar) yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. Lebih jauh lagi, Rivai (2009) menjelaskan rekrutmen sebagai suatu rangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan pekerjaan sampai mendapatkan calon yang diinginkan atau memenuhi kualifikasi sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada.

Rekrutmen merupakan masalah yang penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan dalam hal pengadaan tenaga kerja. Jika proses rekrutmen berhasil atau dengan kata lain banyak pelamar yang memasukan lamarannya, maka peluang perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan menjadi semakin terbuka lebar, karena perusahaan akan memiliki banyak pilihan yang terbaik dari para calon pelamar.

Nawawi (2008:167) mengemukakan terdapat 4 (empat) sikap yang berbeda dalam lingkungan organisasi/perusahaan dalam melakukan rekrutmen. Keempat sikap dalam rekrutmen tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut ini :

1.      Sikap pasif tanpa diskriminasi, sikap ini merupakan sikap para eksekutif dilingkungan organisasi/perusahaan untuk meniadakan perbedaan dan memberlakukan secara sama dalam mengangkat, menggaji dan memberikan promosi bagi para calon dan para pekerja.

2.      Rekrutmen berdasarkan perbedaan, rekrutmen ini dilakukan secara aktif untuk mengelompokkan para pelamar, dengan hanya menerima kelompok tertentu.

3.      Rekrutmen berdasarkan prioritas, rekrutmen ini dilakukan dengan mendahulukan atau memprioritaskan kelompok tertentu.

4.      Rekrutmen dengan penjatahan, rekrutmen ini dilakukan dengan menetapkan jatah untuk kelompok tertentu.

Penentuan Dasar Rekrutmen

Menurut Handoko (2008), proses rekrutmen (penarikan) saat ini memiliki beberapa istilah populer seperti: Job Analysis, Job Description, Job Specification, Job Evalution, dan Job Classification. Uraiannya adalah sebagai berikut :

1.      Job Analysis (Analisis Jabatan)

Analisis jabatan merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan, keterampilan dari sebuah pekerjaan dan jenis orang yang akan dipekerjakan.

2.      Job Description (Uraian Jabatan)

Menurut Yoder (2010) mengatakan uraian jabatan adalah mengikhtisarkan fakta-fakta yang diberikan oleh analisis jabatan dalam susunan yang sistematis. Uraian jabatan merupakan garis-garis besar yang ditulis dan dimaksudkan untuk memberikan penjelasan tentang fakta-fakta yang penting dari jabatan yang diberikan.

3.      Job Spesification (Persyaratan Jabatan)

Persyaratan jabatan adalah catatan mengenai syarat-syarat orang yang minimum harus dimiliki untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik (Moekijat : 2010)

4.      Job Evalution (Penilaian Jabatan)

Menurut Moekijat (2010) mengatakan penilaian jabatan adalah penilaian kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu jabatan dengan nilai dar suatu jabatan lainnya.

5.      Job Classification (Penggolongan Jabatan)

Penggolongan jabatan adalah pengelompokan jabatan-jabatan yang memiliki nilai yang sama (Moekijat : 2010).

PEMBAHASAN

Proses Rekruitment adalah proses yang paling berpengaruh terhadap kemajuan ataupun kemunduran suatu perusahaan. Rekrutmen karyawan adalah sebuah awal yang paling menentukan dari semua kegiatan pengelolaan SDM perusahaan, jika kita berhasil mendapatkan tenaga yang handal maka kedepan, pengelolaan SDM akan semakin mudah dalam proses operasional sehari-harinya, namun sebaliknya jika kita mendapatkan tenaga yang kurang baik maka tentunya akan berdampak pada proses berikutnya dan akan banyak menyita waktu untuk melakukan pembinaan secara kontinyu, agar mereka dapat berubah menjadi baik atau handal. Sebuah tantangan yang selalu timbul ketika kita mendapatkan tenaga baru adalah mengukur kinerja mereka sehari-hari, hal ini dilakukan untuk menentukan hasil kerja tim rekrut, apakah mereka berhasil atau tidak dalam proses rekrutmen yang dilakukan oleh mereka. Apapun hasil pengukuran kinerja yang dilakukan terhadap tenaga baru, tentunya akan memberikan masukan kepada para pengelola SDM untuk melakukan perbaikan-perbaikan dalam proses rekrutmen diwaktu yang akan datang (continoues improvement).

Harus kita sadari bahwa “tak ada gading yang tak retak”, ungkapan ini berlaku juga terhadap proses rekrutmen yang dilakukan oleh sebuah tim, baik itu yang dibentuk oleh Perusahaan itu sendiri ataupun diberikan kepada pihak ketiga untuk melaksanakannya. Ada pengaruh-pengaruh tertentu yang mengakibatkan proses rekrutmen tidak bisa berjalan secara utuh, pengaruh-pengaruh itu bisa datang dari internal maupun eksternal perusahaan ataupun dari personil tim rekruting itu sendiri, karena biasanya ada kepentingan-kepentingan yang harus dijalankan baik oleh tim maupun pribadi anggota tim. Kendala-kendala seperti ini akan mudah kita temukan pada proses rekrutmen yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan milik pemerintah namun tidak menutup kemungkinan juga pada perusahaan swasta akan tetapi untuk perusahaan swasta kita akan mengalami kesulitan dalam menelusurinya, karena tentu kita harus menghormati hak para pemilik perusahaan.

Setelah kita melihat sedikit bahasan diatas dan dikaitkan dengan pokok bahasan kita kali ini yaitu salah rekrut atau sering penulis istilahkan “gagal rekrut” atau juga ada istilah lainnya disebut dengan “terpaksa rekrut”. Secara manajemen perusahaan, kesalahan dalam merekrut akan mempunyai dampak terhadap kinerja perusahaan, karena perusahaan akan mempunyai beban untuk menanggung tenaga baru selama berada di perusahaan, oleh sebab itu banyak perusahaan yang merekrut karyawan baru dengan sistim kontrak jangka pendek atau diberikan masa percobaan dengan jangka waktu yang tidak terlalu lama, sementara untuk lapis-lapis bawah, banyak perusahaan yang memberikan pekerjaan kepada pihak ketiga (outsourching), walaupun semua diatur dalam UU ketenagakerjaan namun pada kenyataannya, banyak yang melanggar UU itu. Secara selintas persoalan ini seperti sebuah dilemma bagi perusahaan namun kenyataannya juga ketakutan akan salah rekrut dijadikan alasan juga oleh para pengusaha agar bisa melakukan kontrak kerja atau outsourching.

Persoalan yang muncul ketika kita salah merekrut adalah ada rasa “kasihan” kepada tenaga baru jika mereka harus diberhentikan ataupun kontrak kerjanya tidak diperpanjang, karena ada rasa kebersamaan dan kekeluargaan yang terjalin dalam proses sehari-harinya sehingga ini akan menimbulkan rasa “iba” dari para user tenaga tersebut dan melaporkan kepada para pengelola SDM perusahaan bahwa tenaga yang baru mempunyai kemampuan yang baik, dan ini tentu saja ini akan “membantu” untuk membiarkan tenaga baru tersebut berada terus di perusahaan. Bisa saja tindakan para user bisa kita benarkan sepanjang di satuan kerja user terus dilakukan pembinaan terhadap tenaga baru tersebut, tetapi sebaliknya apabila satuan kerja user tidak melakukan pembinaan maka tentunya akan menambah beban perusahaan, disinilah seluruh komponen yang ada di perusahaan selalu harus melakukan koordinasi dengan pihak pengelola SDM perusahaan, demikian juga sebaliknya para pengelola SDM perusahaan harus juga terus aktif untuk turun ke satuan-satuan kerja user tenaga baru, agar keberadaannya terpantau dengan baik.

Persoalan lain yang muncul adalah bahwa tenaga yang direkrut merupakan “titipan” dari para pemilik perusahaan baik itu perusahaan pemerintah (dalam hal ini para birokrat sebagai pembina teknis) maupun swasta ( dalam hal ini para owner ataupun kewenangan para pimpinan perusahaan), akibat para pengelola perusahaan tidak dapat menghindari tenaga “titipan” ini, tentunya kita akan bersyukur apabila tenaga titipan ini mempunyai kemampuan yang mumpuni tetapi yang sering terjadi adalah mereka yang masuk jalur ini adalah mereka yang tidak mau berkompetisi di dunia kerja, secara logika kemampuannya bisa diragukan dan lebih bahaya lagi, mereka ini tidak bisa diberikan pembinaan dikarenakan merasa bahwa mereka masuk perusahaan adalah sebagai mata dan telinga dari para owner, akibatnya kita terpaksa harus “memelihara” tenaga ini, mungkin dalam jangka waktu yang lama bahkan mungkin saja sampai pensiun. Memang dari pengalaman yang penulis pernah terlibat dalam “titip-menitip” ini, tidak semua yang menjadi “titipan” merupakan tenaga yang kurang handal, tetapi ada juga yang memang berkemampuan baik apalagi ditunjang dengan basic pendidikan berasal dari perguruan tinggi terbaik di negeri ini.

Hal lain yang menjadi batu sandungan dalam merekrut tenaga baru adalah besarnya gaji yang bakal diterima tenaga baru, tidak bisa menjamin bahwa yang bersangkutan bersedia bergabung dengan perusahaan, karena gaji atau penghasilan yang kompetitif akan bisa menghindari salah rekrut, artinya kita bisa menolak tenaga baru ketika para tenaga baru tidak mempermasalahkan besaran gajinya, atau mengatakan terserah perusahaan untuk memberikan besaran gajinya, tenaga seperti ini lebih cenderung, mengambil untuk masuk ke perusahaan dulu, baru setelah berjalannya waktu akan banyak melakukan tuntutan-tuntutan. Padahal saat sekarang perusahaan akan menghargai prestasi lebih dahulu baru ada pemberian penghargaan, yang dapat saja berupa kenaikan penghasilan, jadi begitu banyak permasalahan dalam proses kegiatan rekrut ini.

Selanjutnya agar kita tidak salah dalam melakukan rekrumen atau gagal dalam rekrutmen dan bukan terpaksa rekrut, maka perlu kita lakukan seleksi dengan melakukannya melalui uji kompetensi, ada beberapa kompetensi yang dapat dijadikan pegangan kita dalam merekrut, antara lain :

1. Fleksibelitas : adalah kemampuan untuk melihat perubahan sebagai suatu kesempatan yang menggembirakan ketimbang sebagai ancaman

2. Menggunakan dan mencari Informasi motivasi dan kemampuan untuk belajar : adalah kompetensi tentang antusiasme untuk mencari kesempatan belajar tentang keahlian teknis dan interpersonal.

3. Motivasi berprestasi : adalah kemampuan untuk mendorong inovasi; perbaikan berkelanjutan dalam kualitas dan produktivitas yang dibutuhkan untuk memenuhi tantangan kompetensi.

4. Motivasi kerja di bawah tekanan waktu merupakan kombinasi fleksibilitas,motovasi berprestasi,menahan stress dan komitmen organisasi yang membuat individu bekerja dengan baik dibawah permintaan produk-produk baru walaupun dalam waktu yang terbatas.

5. Kolaborasi : adalah kemampuan bekerja secara kooperatif di dalam kelompok yang multi disiplin; menaruh harapan positif kepada orang lain, pemahaman interpersonal dan komitmen organisasi.

6. Orientasi pelayanan kepada pelanggan : adalah keinginan yang besar untuk melayani pelanggan dengan baik; dan inisiatif untuk mengatasi hambatan-hambatan di dalam organisasi agar dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pelanggan.

Kompetensi-kompetensi ini adalah kompetensi umum untuk seluruh lapisan, apabila kita akan merekrut tenaga manajerial tentu kompetensi diatas harus ditambah dengan kompetensi-kompetensi manajerial atau untuk tenaga-tenaga teknis, kompetensinya ditambah dengan kompetensi teknis, yang biasanya sudah ada didalam perusahaan dalam bentuk model kompetensi.

Proses rekrutmen adalah proses yang sarat dengan berbagai kepentingan banyak pihak walaupun kita tahu bahwa apabila yang menjadi inputnya sampah maka outputnya akan sampah juga, ini yang sebenarnya harus dimengerti oleh pihak-pihak yang merasa mempunyai kekuasaan, agar tidak terus memaksakan kehendaknya, demi kemajuan perusahaan itu sendiri

PENUTUP

Dalam memenuhi kebutuhan SDM dalam sebuah organisasi perlu dilakukan rekrutmen (pencarian personil untuk mengisi posisi yang sedang dibutuhkan). Dalam melaksanakan proses rekrutmen kurang lebih tahapan yang dilalui adalah sebagai berikut :

1. Pemilihan media iklan lowongan.
2. Proses desain iklan lowongan kerja.
3. Seleksi administratif calon karyawan.
4. Test psikologi.
5. Interview awal, biasanya dengan HRD.
6. Interview dengan user.
7. Pemilihan kandidat.
8. Negosiasi gaji.

Dari tahapan tersebut di atas masing-masing perusahaan mempunyai cara yang berbeda-beda, dari urutan tahapan atau bahkan test yang diselenggarakan, namun akan lebih baik proses tersebut dilakukan dan tidak boleh ada yang terlewat demimendapatkan SDM baru yang berkualitas.

DAFTAR PUSTAKA

·         stiebanten.mei.2011.pengertian rekrutmen dan seleksi.

·         triantorikie.juni.2014.pengertian proses rekrutment dan seleksi.blogger.

·         epsmanagemensdm.juni.2011.salah rekrut.blogger.

·         portalhr.2010.kesalahan dalam rekrutment.people management resourcing.