Perencanaan Suksesi

Perencanaan suksesi adalah proses antisipasi kebutuhan managerial staffing di masa yg akan  datang  serta pembuatan  perencanaan  untuk pengembangannya. Perencanaan suksesi ini adlah bagian dari perencanaan sumberdaya manusia.

Perencanaan SDM awal

difokuskan   pada   peramalan   kebutuhan   SDM   di   masa   depan   serta   cara   pencapaian

tujuannya   dan   implementasi   program-program   yg   kemudian   berkembang,   termasuk

dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program yg sedang berjalan

serta memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi

peramalan dan program saat diperlukan.

Dalam pelaksanaannya, perencanaan SDM harus disesuaikan dengan strategi tertentu

agar tujuan utama perencanaan yaitu memfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai.

Perencanaan SDM harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan

jangka panjang organisasi. Hasil evaluasi perencanaan SDM jangka panjang, nantinya

dapat digunakan sebagai dasar perencanaan suksesi organisasi.

Penyusunan rencana suksesi menuntut keterlibatan penuh manajemen perusahaan.

Tanpa visi dan komitmen yg kuat dari jajaran manajemen, sebuah rencana suksesi tidak

akan  terwujud.  Setiap organisasi wajib menyiapkan  rencana suksesi  tersebut  karena

jumlah orang yg berpotensi besar itu tidaklah banyak. Selain itu rencana suksesi juga

penting bagi para karyawan karena menyangkut kepastian karir ke depan.

Mengapa Organisasi Membutuhkan Suatu Perencanaan Sukses

- Pertama, jelas menjadi kebutuhan organisasi, karena tidak selamanya manajemen

senior   dapat   menduduki  jabatannya.   Ada  saatnya   ia   harus   menyerahkan   tampuk

kepemimpinannya kepada penggantinya. Regenerasi kepemimpinan perlu dijalankan,

terutama supaya menjaga visi dan misi yg ingin dicapai turut diemban oleh pemimpin

selanjutnya selanjutnya.

- Kedua, rencana suksesi juga penting guna meningkatkan kinerja organisasi di tengah

persaingan yg makin ketat. Rencana suksesi tidak hanya bermanfaat untuk posisi

puncak  perusahaan, melainkan juga  membekali  calon-calon  pemimpin lainnya di

segenap bagian perusahaan dengan skill dan kompetensi yg dibutuhkan.

 Metode – metode perencanaan suksesi

1.      Rencana suksesi management driven

Pada rencana suksesi ini, manajer melihat siapa saja karyawan yang memiliki

kualifikasi untuk menempati posisi tertentu dalam jangka pendek (1 tahun), menengah

(2 tahun) hingga panjang (3-5 tahun).

Kelebihan dari model ini adalah ia yang paling sederhana diantara model

lainnya. Umumnya para CEO paling menyukai model ini karena mereka hanya perlu

melihat posisi yang kosong dan siapa yang pantas mengisinya. Biasanya nama yand

dipilih adalah karyawan yang memang bintang di perusahaan. Pendekatan ini juga

yang paling cepat dan murah.

Namun, kelemahannya antara lain adalah berisiko dimana manajer cenderung

memilih individu yang paling menyamainya dalam hal latar belakang pendidikan,

pengalaman dan kepribadian. Yang juga jadi masalah pada perusahaan besar adalah

terkadang manajer tidak mengenali seluruh karyawan yang berada dalam perusahaan.

Perusahaan umumnya menggunakan metode ini, karena memang paling sederhana.

Namun untuk perusahaan besar, umumnya mereka menggunakan metode berikut.

2.      Membuat pool rencana suksesi

Model   ini   mengidentifikasi   para   kandidat   yang   berpotensial   tinggi   untuk

menempati posisi manajer senior di masa depan.Umumnya mereka dipilih oleh para

manajer senior yang mengidentifikasi para karyawan yang memenuhi criteria dan

memiliki potensial tinggi. Kemudian sekumpulan kandidat ini melalui serangkaian

proses training dan evaluasi.

Kelebihan model ini adalah lebih adil karena ada lebih dari satu manajer yang

terlibat dalam seleksi. Perusahaan besar banyak yang mengadaptasi model ini.

Sementara itu kelemahannya, umumnya dalam perusahaan besar pandangan

orang lain terhadap individu berdasarkan high profile-nya. Implikasinya, karyawan

yang low profile namun berbakat kadang tidak

Contohnya, Unilever sejak awal tahun 70-an telah mempunyai program untuk

merekrut fresh graduate dari perguruan tinggi. Mereka yang direkrut adalah mereka

yang punya potensi bisa naik setinggi mungkin di dalam organisasi ini. Mereka

dididik melalui program Management Trainee supaya bisa di posisi baik vertical

maupun horizontal.

Unilever  juga  memiliki  semacam professional skill  dictionary  yang  berisi

petunjuk   pengetahuan   yang   harus   dimiliki   seseorang   di   setiap   level.   Unilever

membagi-bagi pengetahuan  dalam  kategori basic  awareness,  working  knowledge,

fully   operational,   dan   terakhir   leading   act.   Mereka   selalu   membandingkan

kemampuan seseorang dengan persyaratan sebuah pekerjaan. Jika belum cocok, maka

itu adalah area untuk pengembangan orang tersebut.

Proses pengembangan orang tersebut dilakukan sendiri secara konsisten tanpa

bantuan  konsultan   dalam bentuk   human   resources  plan  yang   terintegrasi dengan

business plan. Dengan perencanaan ini, perusahaan tidak akan terpengaruh bila tiba-

tiba karyawan diambil perusahaan lain

Metode ini juga yang berlangsung lama di GE. Jones menghabiskan waktu

berbilang  tahun   untuk menyeleksi  Welch   dari sekelompok  kandidat   yang  sangat

bermutu. Hal yang sama juga dilakukan Welch ketika akan mundur dari jabatannya.

Rencana suksesi ia lontarkan sembilan tahun sebelum memutuskan pensiun dari GE.

Dengan proses regenerasi yang berjalan ketat dan penuh kesadaran seperti itu, tak

mengherankan bila GE disebut sebagai perusahaan visioner.

3.      Rencana suksesi top down/ button- up

Pada pendekatan ini, manajer senior menentukan kompetensi dan kualifikasi

apa   yang   dibutuhkan   oleh   posisi   manajerial   tertentu.   Kemudian   manajer   senior

menginformasikan   kepada   para   karyawan   mengenai   rencana   suksesi   ini.   Para

karyawan   yang   tertarik   boleh   mengikuti   rencana   suksesi   ini.   Kemudian   mereka

diwajibkan   terlibat   dalam   workshop,   kemudian   selama   workshop   dibuat   laporan

berdasarkan kemajuan para kandidat.

Kelebihan pendekatan ini adalah program ini memastikan bahwa akan ada

lebih banyak kelompok karyawan yang ikut dalam rencana suksesi. Program ini juga

dapat   memberdayakan   karyawan   dimana   mereka   sendiri   yang   mengontrol   karir.

Kemudian prosesnya juga transparan dan tidak ada yang ditutupi.

Succession planning ini masih sangat jarang ditemui, karena umumnya lebih

banyak yang menggunakan metode sebelumnya. Metode ini kelemahannya adalah

membutuhkan waktu yang lama dan jelas membutuhkan komitmen lebih tinggi karena

melibatkan orang lebih banyak.

Rencana suksesi tidak selamanya melulu mengenai posisi manajerial tinggi.

Perencanaan   suksesi   di   tingkat   menengah   hingga   bawah   juga   perlu   dilakukan.

Unilever contohya, menurut HR Director Josef Bataona seperti dilansir PortalHR,

juga   mempersiapkan   rencana   suksesi   untuk   karyawannya   yang   menjelang   masa

pensiun. Oleh karena jumlah karyawan pensiun yang banyak, maka Unilever harus

benar-benar melakukan rencana suksesi dengan benar-benar matang.

Pada akhirnya, terlepas dari pendekatan apapun yang digunakan dalam rencana

suksesi, hal yang paling penting adalah bagaimana perusahaan dapat menemukan orang

yang tepat untuk posisi yang kosong tersebut. Calon pemimpin haruslah orang yang

memiliki visi ke depan dan mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus ia tempuh

supaya sampai tujuan.

Aspek – aspek perencanaaan suksesi

a. Karyawan mana saja yang merupakan pegawai kunci?

Bisa jadi pegawai kunci bukan terdiri dari tim manajemen senior, namun seringkali

mereka adalah operator mesin, tim kurir atau supir truk keruk. Siapapun yang pada

kenyataannya menjadi kunci untuk keberhasilan organisasi secara berkesinambungan,

yang keahliannya tidak dapat digantikan dengan mudah.

b. Seberapa tua umurnya para karyawan kunci ini?

Kendati umur itu sendiri bukan merupakan factor penting, jika seorang karyawan

kunci sudah mendekati usia pensiun, pastilah dia akan berhenti juga suatu saat.

c. Masa Kerja

Masa kerja dapat mengindikasikan tingkat pengalaman dan pengetahuan yg tidak

terdokumentasi mengenai bagaiamana organsisi berjalan selama ini

d. Resiko Kehilangan

Suatu   keputusan   perlu   dibuat   berdasarkan   pada   individu   tertendu.   Bagaimana

kemungkinan   orang   tertentu   akan   berhenti?   Hal   ini   mungkin   sebagian   besarnya

bersifat  sangat   subjektif, berdasarkan   pada   pengetahuan   anda   mengenai   individu

tersebut. Jika pegawai tersebut sudah mendekati usia pensión dan telah bekerja cukup

lama untuk mengajukan pensión dini, maka resikonya bisa jadi tinggi. Sebaliknya,

seorang pekerja yang berusia pertengahan tiga pululan dengan masa kerja lebih dari

lima atau enam tahun bisa saja dianggap beresiko rendah, Namur jika mereka benar-

benar tidak menyukai pekerjaannya atau merasa jenuh dignan peran mereka, maka

mereka dapat merasa “rumput tetangga lebih hijau” artinya mereka tergiur untuk

bekerja di tempat lain yg mereka rasa lebih menguntungkan.

Sebagaimana telah disebutkan di atas, manusia itu bersifat sukar diramalkan, karena

itulah tidaklah mudah untuk percaya begitu saja pada pernyataan tersebut.   Anda

harus memahami karyawan Anda sendiri.

e. Akibat Kehilangan

Apa efeknya terhadap organisasi jika orang ini berhenti? Apa efek langsungnya, dan

apa   dampak   finansial   yang   akan   terjadi   pada   saat   itu?   Apa   dampaknya   pada

pemenuhan kebutuhan pelanggan? Apa efeknya akan menyebabkan kerugian dari segi

waktu,   kemungkinan2   error   atau   masalah   lainnya   baik   secara   internal   maupun

eksternal? Dan apa efeknya bisa jadi adalah kerugian yang terjadi pada struktur

manajemen?

Seperti Resiko Kerugian, keputusan untuk menentukan rendah, sedang atau tingginya

kebutuhan harus didasarkan parameter yang definisikan dengan jelas, yang dapat saja

bersifat subjektif. Tidak bergantung pada bagaimana Anda memutuskan parameter

apa saja itu, selama Anda menerapkannya pada setiap orang (tanpa pandang bulu).

f. Suksesor (Pengganti) Jangka Pendek

Jika karyawan kunci ini berhenti sementara atau meninggalkan pekerjaan karena

sakit, siapa yang dapat menggantikan pekerjaan mereka dalam waktu sesingkat itu?

Akankah si pengganti harus menggantikan peran si karyawan kunci yang sakit tadi,

sebaik orang yang digantikannya? Seberapa lama pergantian mereka berdua dapat

berlangsung secara efektif? Apakah suksesor jangka pendek ini memiliki seluruh

keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menggantikan peran tersebut dengan

pemberitahuan sesingkat itu? Jika tidak, Anda harus membuat rencana pengembangan

dan diklat untuk mereka berdua.

g. Suksesor Jangka Panjang

Siapa dalam organisasi yang memiliki kemampuan atau potensi untuk menggantikan

seluruh peran karyawan kunci dalam jangka panjang? Gap (kesenjangan) apa yang

akan timbul dalam struktur organisasi (dengan adanya pergantian tersebut)? Akankah

mereka memiliki keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan

peran ini secara efektif?

Pengrekrutan suksesor

Perekrutan suksesor dapat dilakukan dari 2 sumber, yakni sumber internal dan

eksternal. Sumber internal berasal dari karyawan organisasi tersebut, sedangkan sumber

eksternal berasal dari luar organisasi tersebut.

Merekrut orang siap pakai ada plus minusnya. Plusnya, seperti mereka siap pakai

sehingga langsung bisa menjalankan tugasnya secara professional. Organisasi tidak butuh

waktu dan tenaga terlalu banyak untuk membuat orang itu siap tempur.

Minusnya, orang tersebut belum memahami budaya dan strategi organisasi sehingga

dalam bekerja orang tersebut harus melakukan penyesuaian diri. Rekrutmen dari luar

sering pula menimbulkan kecemburuan dan resistensi dari orang dalam, khususnya orang-

orang di bagian tersebut.

Rencana suksesi secara efektif

ersin   &   Associate,   salah   satu   lembaga   riset   dan   konsultan,   berdasarkan   hasil

studinya   dalam   hal   succession   planning,   menemukan   beberapa   poin   utama   sebagai

berikut:

• Lebih   dari   separuh   responden   mengaku   bahwa   perusahaannya   hanya

melakukan proses suksesi pada level eksekutif yang paling senior

• Hanya sekitar 12% responden yang menyatakan bahwa program suksesi di

perusahaannya   terintegrasi   dengan   program   talent   management,   seperti

performance management dan employee development.

• Kurang   dari   40%   responden   yang   mengaku   bahwa   perusahaannya

mengikutkan   manajer   menengah   dan   profesional   dengan   skill   dalam

succession planning. Dan hanya 11% yang mengikutkan supervisor lini.

Lalu, bagaimana supaya rencana suksesi dapat berjalan secara efektif?

- Rencana Suksesi yang Menyeluruh

Menurut Bersin & Associate, salah satu caranya adalah dengan memperluas

rencana suksesi ke seluruh posisi kunci di tiap level organisasi. Kembangkan

suatu sistem career profiling, dimana tersimpan database mengenai skill dan

kompetensi tiap individu organisasi. Sehingga, ketika Anda membutuhkan

pengganti untuk suatu posisi, Anda bisa mengecek database dan menemukan

kandidat yang sesuai dengan skill dan kompetensi yang dibutuhkan dengan

cepat.

- Komitmen dan Engagement

Selanjutnya, yang terpenting dimiliki oleh kandidat pemimpin adalah tingkat

komitmen dan engagement terhadap organisasi. Skill dan kompetensi memang

penting, namun yang terpenting mereka punya komitmen dan engagement

yang tinggi dengan organisasi, sehingga akan berusaha untuk memberikan

kontribusi terbaik. Mereka dengan komitmen tinggi tentunya akan bersedia

untuk berkorban, dan menempatkan kepentingan organisasi diatas kepentingan

pribadinya, suatu tuntutan yang sering dimiliki oleh tiap pemimpin.

- Possess High Technical and Managerial Skill

Berdasarkan temuan Bersin & Associates, rencana suksesi lebih ditekankan

pada   kemampuan   manajerial.   Padahal,   tidak   hanya   skill   manajerial   yang

penting, melainkan juga skill teknis. Hal ini disebabkan karena dalam usaha

mencapai keunggulan kompetitif, skill teknis yang tinggi juga punya peranan

yang sama penting dengan skill manajerial.

- Strategy Alignment

Strategy   alignment   dalam   perencanaan   suksesi   penting,   karena   dengan

demikian maka menjamin keselarasan visi dan misi yang dipegang saat ini

dengan kandidat pemimpin. Lalu bagaimana menjalankan strategy alignment

ini Yakni   melalui   program-program   seperti   coaching,   mentoring   dan

pelatihan-pelatihan   lainnya,   yang   memastikan   bahwa   calon   kandidat

mempunyai skill dan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Demikian adalah beberapa poin penting supaya rencana suksesi dapat berjalan

secara   efektif.   Dengan   menjalankannya,   maka   akan   diperoleh   kandidat   yang   siap

memimpin dan membawa organisasi ke arah kesuksesan.

Sumber :

http://dokumen.tips/documents/perencanaan-suksesi.html ( 17 05 2016 )