Oleh : Sylvia Della
A.
PENGERTIAN DESAIN JABATAN
Simamora
(2004:116) mengatakan desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang
akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas
ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di
dalam organisasi.
Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain pekerjaan.
Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain pekerjaan.
B.
ELEMEN-ELEMEN DESAIN JABATAN
Menurut
Handoko (2001:33) elemen-elemen desain pekerjaan adalah :
a. Elemen-elemen
organisasional
Elemen-elemen
organisasional merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam
pembentukan atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain
pekerjaan bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan
sesuai dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan.
Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu
dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi
ini telah dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah.
Para
ahli mencurahkan riset mereka untuk menemukan cara-cara terbaik untuk merancang
pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin
baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa
spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai
bekerja berulang-ulang sampai batas tertentu, tingkat keluarannya bisanya lebih
tinggi. Penemuan-penemuan para peneliti ini dapat diterapkan dalam era
komputerisasi sekarang.
Berikut
ini adalah elemen-elemen organisasi dalam desain pekerjaan menurut Handoko
(2001:35) :
1. Pendekatan
Mekanistik
Pendekatan mekanistik berusaha untuk
mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat
diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah identifikasi
tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya
adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya
tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan
dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang
berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.
2. Aliran
kerja
Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat
dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan
urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja
dari suatu kegiatan.
3. Praktek-praktek
kerja
Praktek-praktek kerja merupakan cara-cara
bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya
terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian kontrak
(perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi flerksibilitas
departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.
b. Elemen-elemen lingkungan
Elemen-elemen
lingkungan merupakan aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan
tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan
pokok dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai
potensial serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus
diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan
pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi
karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain
itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya
masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun
kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang
mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal
kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin
menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi
harapan-harapan para pegawai dan masyarakat.
c. Elemen-elemen keperilakuan
Menurut
Handoko (2001:36) elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa
aspek dalam desain pekerjaan, yaitu :
1. Otonomi
Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam
melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai
diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang
tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka berarti akan
bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan perasaan
dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai menjadi
apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya
kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
2. Variasi
Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh
pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik maka
tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila
seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan yang
berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas.
Dengan adanya kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh
atasannya. Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan
tidak puas dalam melaksanakan tugasnya.
3. Indentitas
tugas
Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri,
jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan
tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa
bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi
(sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan
jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.
4. Umpan
balik
Bila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan
pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan
mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk
melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja
pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat
memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai
dapat ditingkatkan.
d. Teknik – Teknik Rancang Ulang Desain
Jabatan
Menurut
Simamora (2004:118) teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara
:
1.
Simplikasi pekerjaan
Simplikasi pekerjan merupakan suatu teknik
desain pekerjaan yangmengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini
berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah menjadi bagian terkecil,
biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan dapat dilakukan secara
bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih cepat. Resiko
simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi
terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.
2.
Rotasi pekerjaan
Teknik desain pekerjaan dengan memungkinkan
adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara sistematis
berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam
organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan
banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas
akan rendah, hal ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke
pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami
pekerjaannya.
3.
Pemekaran pekerjaan
Pemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik
desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan
kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat
dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh
seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi tingkat kebosanan dan
akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang turun dan meningkatkan
kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan bagi pegawai yang akan
menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran pekerjaan bersifat
horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan
yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas dan tanggung
jawabnya.
4.
Pemerkayaan Pekerjaan
Pemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan
tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang
untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam pekerjaan yang
berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk
melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung
jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan pekerjaan
ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih
mempunyai fungsi yang bersamaan.
Sedangkan
Handoko (2001:40) menyatakan teknik-teknik perancangan kembali
pekerjaan-pekerjaan ada 2 (dua) jenis, yaitu :
1.
Simplikasi pekerjaan
2.
Perluasan pekerjaan
Perbedaan yang menyolok dari teknik-teknik
tersebut adalah pada teknik pertama ada 4 cara, sedangkan pada teknik kedua
hanya 2 cara. Teknik desain pekerjaan dengan simplikasi pekerjaan adalah
merupakan teknik mempersempit ruang lingkup pekerjaan dari seorang pegawai.
Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Sedangkan perluasan
pekerjaan merupakan teknik-teknik desain pekerjaan yang memperluas pekerjaan
dari seorang pegawai atau bagian. Cara kedua dalam teknik kedua yaitu perluasan
pekerjan termasuk kedalam pengertian rotasi pekerjaan, pemekaran pekerjaan
(perluasan pekerjaan secara horizontal) dan pemerkayaan pekerjaan (perluasan
pekerjaan secara vertikal). Dengan adanya teknik-teknik desain pekerjaan ini,
para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan dengan sebaik
mungkin dan dapat menyesuaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak pegawai dan
sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang telah sesuai
dengan kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan maka
besar kemungkinan dapat memuaskan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugas atas
pekerjaan mereka
e. Analisa Jabatan
Pegertian
analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan
berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu
jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan,
dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan,
bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil
dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses
analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data.
Berbagai
pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan
apa yang bisa dipergunakan adalah:
•
Kuesioner
•
Menuliskan cerita singkat (written narrative)
•
Pengamatan (observasi)
•
Wawancara (interview)
Pendekatan
yang paling sering digunakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik untuk
pekerja harian maupun bulanan. Berikutnya yang sering dipergunakan adalah
observasi, terutama untuk pekerja-pekerja harian.
Walaupun
demikian harus disadari bahwa masing-masing teknik mempunyai kelemahan dan
kebaikan sendiri-sendiri. Kelemahan teknik kuesioner dan written narrative
terletak pada data yang diperoleh seringkali tidak lengkap tidak teratur dan
tidak kompak. Tetapi kebaikannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar
belakang pengetahuan untuk melakukan interview terhadap pemangku-pemangku
jabatan. Sedangkan metode ketiga dan keempat terutama memberikan data yang
lebih lengkap, lebih teliti dan penggunaan waktu yang lebih baik. Jika
pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan yang sederhana dan berulang-ulang maka
teknik observasilah yang biasa digunakan.
Karena
banyak para analisis jabatan yang menggunakan teknik wawancara (interview)
sebagai metode pengumpulan data maka beberapa sikap dasar dan teknik yang bisa
digunakan untuk memperoleh informasi yang lengkap dan akurat perlu
diperhatikan. Sikap-sikap dan teknik-teknik tersebut bisa membantu para analis
jabatan untuk mengurangi kecurigaan baik dari karyawan maupun pengawas yang
sedang dianalisa jabatannya.
f. Deskripsi Jabatan
Hasil
pertama yang segera diperoleh dari analisa jabatan adalahdeskripsi jabatan.
Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur dari berbagai tugas
dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan
tentang suatu jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.
Penyusunan
statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa
dipergunakan:
1.
Identifikasi jabatan
2.
Ringkasan jabatan
3.
Tugas yang dilaksanakan
4.
Pengawasan yang diberikan dan yang diterima
5.
Hubungan dengan jabatan-jabatan lain
6.
Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan
7.
Kondisi kerja
8.
Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim
9.
Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.
Didalam
pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau membuat
tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa
mulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan
“mengapa” kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan
kata kerja.
g. Spesifikasi Jabatan
Sesudah
membaca deskripsi jabatan yang kita buat, maka akan timbul pertanyaan yang
selanjutnya. Misalnya, siapa yang memangku jabatan tersebut, karyawan-karyawan
yang bagaimana yang akan memenuhi persyaratan-persyaratan bagi jabatan
tersebut, apakah jabatan tersebut bisa dipegang oleh lulusan SLTA dan lain
sebagainya. Jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi
apa yang disebut denganspesifikasi jabatan. Dengan kata lain spesifikasi
jabatan adalah suatuinformasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap
karyawan atau pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik.Spesifikasi
jabatan merupan suatu statement dari kualitas minimum karyawan yang harus
diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik.
*
Pada umumnya isi dari suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:
1.
Identifikasi jabatan
2.
Persyaratan kerja
h. Metode Pengumpulan Data Atau Informasi
Jabatan
Untuk
memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi,
wawancara, dan angket.
1. Metode Observasi
Metode
observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan
mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk
menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat
tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan
metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan
dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis
mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work
sampling dan employee diary/log.
2. Metode Wawancara
Pekerja
diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka
yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara
dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara
individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam
beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga
digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah
sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga
pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode Angket
Dengan
mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data
mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi
kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan
tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah
informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktuyang
relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk
menguji kuisioner tersebut.
i. Kegunaan Informasi Analisa Jabatan
Analisa
jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga
mempunyai berbagai kegunaan lainnya. Diantara berbagai kegunaan tersebut
adalah:
·
Pengadaan Tenaga Kerja.
Spesifikasi
jabatan merupakan standard personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para
pelamar jabatan tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar
pembentukan prosedur seleksi nantinya.
·
Latihan
Uraian
tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan merupakan bahan
pembantu di dalam pengembangan program-program latihan.
·
Evaluasi Jabatan.
Deskripsi
jabatan dan persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk
menentukan harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan
penghargaan yang layak.
·
Penilaian
Prestasi
Untuk
menentukan apakah suatu pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi
jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
·
Promosi dan
Transfer
Informasi
jabatan akan sangat membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer.
·
Organisasi
Informasi
jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk
bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
·
Induksi
Untuk
pegawai baru deskripsi jabatan sangat berguna untuk maksud atau tujuan
orientasi. Deskripsi jabatan ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan
yang akan dilakukan oleh pegawai baru tersebut.
·
Counseling
Informasi
jabatan akan sangat berguna dalam pemberian counseling atau konsultasi baik
bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai
dengan jabatannya sekarang ini.
Analisa
jabatan memberikan keterangan yang akan membantu didalam kemungkinan perubahan
jabatan agar bisa diisi dengan karyawan-karyawan dengan sifat khusus.
DAFTAR PUSTAKA
·
Nitisemito, Alex
S. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia, 1982.
·
Handoko, Hani T.
Manajemen Personalia dan sumber Daya Manusia. Yogyakarta: 1993.
·
Moekijat. Analisa
Jabatan. Bandung: Alumni, 1982.
· http://studentjournal.petra.ac.id/index.php/manajemen-bisnis/article/viewFile/1529/1382
diakses tanggal 8 april 2016
·
http://laodesamsir.blogspot.co.id/2014/09/desain-dan-analisis-pekerjaan.html
diakses tanggal 8 april 2016
·
http://manajemena2011.blogspot.co.id/2013/04/desain-pekerjaan.html
diakses tanggal 8 april 2016
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.