Desain Pekerjaan Yang Efektif

Abstrak

Organisasi yang bertumbuh dan berkembang mengikuti dinamika perkembangan jaman akan mengalami naik turun dan pasang surut. Sebuah organisasi yang semakin bertambah besar dan atau sebaliknya menjadi semakin ramping dan taktis akan sangat membutuhkan penyesuaian-penyesuaian.

Penyesuaian dalam hal ini berkaitan dengan aktifitas-aktifitas apa saja yang dikerjakan serta seberapa banyak aktifitas tersebut berpengaruh secara langsung terhadap Sumber Daya Manusia yang ada di dalamnya. Oleh sebab itu diperlukan sebuah rancangan atau desain dalam melaksanakan dan melakukan aktifitas yang dalam hal ini disebut juga sebagai desain pekerjaan.

Tujuan Desain Pekerjaan

Pengertian desain pekerjaan menurut para ahli sumber daya manusia seperti Handoko (1996:31), desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional.

Tujuannya adalah untuk mengatur pengawasan-pengawasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, teknologi dan keprilakuan. Dari sudut pandang manajemen personalia, desain pekerjaan sangat mempengaruhi kualitas kehidupan kerja, dimana hal ini tercermin pada kepuasan individu para pemegang jabatan.

Peranan penting desain pekerjaan dalam kualitas kehidupan kerja terutama membahas elemen-elemen desain pekerjaan, tantangan yang dihadapi departemen personalia dalam memilih rancangan, dan peralatan-peralatan perancangan kembali pekerjaan.

Hal lainnya yang penting dalam perancangan pekerjaan adalah menguraikan ciri-ciri nyata (actual) yang sekarang ada dalam setiap pekerjaan. Para manajer perlu mengetahui karakteristik-karakteristik, standar-standar dan kemampuan manusia yang diperlukan setiap pekerjaan. Atau dengan kata lain, mereka memerlukan informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang mereka kendalikan, yang diperoleh melalui analisis pekerjaan.

Desain pekerjaan (job design) menurut Gibson dkk. (2006:368) dinyatakan :

“The process by which managers decide individuals job tasks and authority” atau dapat dijemahkan : “Suatu proses dimana manajer memutuskan tugas pekerjaan individu maupun wewenangnya”.

“Job design involves managerial decisions and actions that specify specific objective job depth, range and relationships to satisfy organizational requirement as well as the social and the personal requirement of job holders” yang diterjemahkan : “Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan tindakan manjerial yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari pekerjaan yang diembannya”. 

Sesuai dengan definisi tersebut di atas, desain pekerjaan adalah hasil dari analisis pekerjaan (job analysis) yang ditandai oleh 3 (tiga) karakteristik yaitu :

1. Job Range : jumlah tugas seseorang yang diharapkan dapat dilaksanakan ketika melaksanakan pekerjaan. Semakin banyak tugas yang diperlukan, semakin besar lingkup pekerjaannya.
2. Job Depth : derajat pengaruh setiap individu mempunyai untuk memilih bagaimana pekerjaan akan dilakukan.
3. Job Relationship : hubungan interpersonal yang diperlukan atau kemungkinan dibuat terhadap pekerjaan.

Yang terkait dengan analisis pekerjaan adalah :

1. Job Content : terkait dengan aktivitas kebutuhan kerja. Metode yang digunakan adalah Functional Job Analysis (FJA) yang meliputi : apakah pekerja melakukan pekerjaannya berhubungan dengan data, orang dan pekerjaan?; metode dan teknik apakah yang pekerja gunakan?; mesin, alat dan perlengkapan yang digunakan dalam bekerja? serta bahan baku, produk barang atau jasa apa yang dihasilkan pekerja?
2. Job Requirement : berkaitan dengan pendidikan, pengalaman, sertifikat, dan karakteristik pribadi yang diperlukan terkait dengan job content. Metode yang digunakan adalah Position Analysis Questionare (PAQ) yang meliputi 5 (lima) hal yaitu : sumber informasi kritis terhadap kinerja pekerjaan, pengolahan informasi dan pengambilan keputusan kritis terkait dengan kinerja, aktivitas fisik yang diperlukan dalam pekerjaan, hubungan antar pribadi yang dibutuhkan sesuai pekerjaan, reaksi individu terhadap kondisi pekerjaan.
3. Job Context : lingkungan fisik dan kondisi lingkungan kerja lainnya, disertai dengan pertimbangan faktor lain sebagai pekerjaan ekstrinsik.

Permasalahan

Berdasarkan defisini dan pengertian para ahli SDM, terdapat 4 (empat) variable yang berpengaruh dalam pekerjaan, yaitu :

• Produktivitas
• Kehadiran
• Turnover
• Kepuasan kerja

Para manajer mengkhawatirkan pelaksanaan dua dari keempat variable tersebut yaitu masalah produktivitas dan kepuasan kerja.

Desain Pekerjaan Yang Efektif

Menurut Danang Sunyoto (2012:50), bentuk dan struktur pekerjaan sangat mempengaruhi bagaimana karyawan berpendapat mengenai suatu pekerjaan, sejauhmana seorang karyawan memiliki kewenangan terhadap suatu pekerjaan, seberapa jauh tingkat pengambilan keputusan bisa diperoleh karyawan, dan komponen pekerjaan apa yang harus dikerjakan karyawan dalam rangka penyelesaian tugasnya.

Jadi dengan mengubah dan menyusun kembali corak pekerjaan, kita ingin agar karyawan itu mau mengerjakan pekerjaannya dengan tekun, mencapai sasaran, dan juga memperoleh kepuasan dalam mengerjakannya itu. Sehingga desain pekerjaan adalah upaya memanipulasi dimana pekerjaan itu dilaksanakan dengan menyesuaikan isi pekerjaan (job content), fungsi yang harus diembannya, dan hubungan (interpersonal) yang harus dilakukan oleh karyawan untuk mensukseskan pelaksanaan pekerjaan, selain itu karyawan yang mengerjakannya memperoleh kepuasan yang tinggi. Job content adalah tugas spesifik yang diperlukan dalam suatu pekerjaan.

Elemen-elemen Desain Pekerjaan

Menurut Handoko (1996:32),  kegiatan desain yang paling menantang (dan membingungkan) bagi menajemen adalah pengembangan dan pengaturan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap karyawan dan kelompok karyawan. Ini diakibatkan paling tidak tiga hal pekerjaan, yaitu :

Pada hakikatnya sering terjadi konflik antara kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginan karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai pesyaratan sedain pekerjaan.

Sifat unik setiap karyaawan mengakibatkan munculnya bermacam-macam tanggapan dalam wujud sikap, kegiatan phisik dan produktivitas dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu.

Perubahan-perubahan lingkungan, organisasional dan perilaku karyawan membuat desain pekerjaan, ketepatan pendekatan-pendekatan pengembangan kerja standard an model-model tradisional profesional perilaku karyawan harus selalu dipertanyakan.

Elemen-elemen Organisasi

Menurut Handoko (1996:33), elemen-elemen organisasi pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. Perhatian efisiensi ini telah dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah.

Para ahli mencurahkan riset mereka untuk menemukan cara-cara terbaik untuk merancang pekerjaan-pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu memberikan suatu disiplin baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukan bahwa spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Bila para karyawan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi.

Berikut ini diuraikan elemen-elemen organisasional dalam desain pekerjaan:

Pendekatan mekanistik

Pendekatan mekanistik berupaya untuk mengidentifikasikan setiap tugas dalam pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan. Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokan menjadi suatu pekerjaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini menekankan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan waktu belajar karyawan. Teknik ini masih secara luas dilingkungan dalam operasi-operasi perakitan pada zaman sekarang, dan terutama efektif bila para karyawan kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman industrial.

Aliran kerja

Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan.

Praktek-praktek kerja   

Praktek-praktek kerja adalah acara-acara pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesempatan kolektif para karyawan, atau bagian kontrak (perjanjian) kerja serikat karyawan manajemen. Hal ini mengurangi fleksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-pekerjaan.

Elemen-elemen Lingkungan

Menurut Handoko (1996:35) aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkunagan. Seperti dalam hampir semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan ekternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancang pekerjaan-pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan dan tersedianya para karyawan potensial, dan pengharapan-pangharapan sosial.

Kemampuan dan tersedianya karyawan

Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan yang akan melaksanakan pekerjaan sebagai contoh, meskipun tingkat pengangguran tinggi, banyak lowongan pekerjaan yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon karyawan yang mempunyai kemampuan tertentu.

Berbagai pengharapan sosial

Desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh penghargaan manyarakat. Sebagai contoh, masyarakat dimana lokasi pabrik berada, meskipun tidak keterampilan, dalam kenyataannya sering menurut lapangan pekerjaan yang tersedia bagi mereka. Disamping itu, para karyawan yang semakin berpendidikan mempengaruhi pengharapan lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain pekerjaan tertentu, pekerjaan tertentu, pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para karyawan.

Elemen-elemen Keperilakuan

Menurut Handoko (1996:36) ada bebrapa elemen keprilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan, yaitu:

1. Otonomi: yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa yang dilakukan. Pekerjaan-pekerjaan yang memberikan kepada para karyawan wewenang untuk mengambil keputusan-keputusan, berarti menambah tanggung jawab, akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan memnyebabkan katyawan menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya.
2. Variasi: kurangnya variasi pekerjaan bisa menyebabkan kebosanan. Dan selanjutnya, kebosanan menimbulkan kelemahan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan-kesalahan.
3. Identitas tugas: bila pekerjaan-pekerjaan tidak mempunyai identitas, para karyawan tidak akan atau kurang merasa bertanggung jawab dan mungkin kurang bangga dengan hasil-hasilnya. Ini berarti kontribusi mereka tidak tampak, sehingga kepuasan kerja bisa menurun.
4. Umpan balik: bila pekerjaan-pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai pedoman atau motivasi untuk melaksanakan dengan baik lebih baik.

Perencangan Kembali Desain Pekerjaan

Terkadang pekerjaan yang ada perlu dirancang kembali guna menghindari  in-efisiensi dalam melaksanakannya. Metode yang dapat digunakan dalam perancangan kembali pekerjaan, seperti :

Simplifikasi Pekerjaan

Atau disebut juga menyederhanakan pekerjaan, dimana resiko yang akan muncul adalah terjadinya spesialisasi, sehingga dapat menimbulkan kebosanan, terutama yang terampil.

Perluasan Pekerjaan

Dapat dilakukan melalui :

1. Job enlargement (perluasan kerja secara horizontal), dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan mengurangi pekerjaan yang monoton.
2. Job enrichment (perluasan kerja secara vertikal), karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping operasional.
3. Job rotation (rotasi pekerjaan), memindahkan / merotasi karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain, untuk mengatasi kejenuhan dan memberi kesempatan karyawan untuk menggunakan keterampilannya.

Kesimpulan

Pentingnya desain pekerjaan untuk meningkatkan kualitas dalam kehidupan pekerjaan, dimana dengan adanya pekerjaan yang berbeda atau penambahan pekerjaan dari sebelumnya diharapkan akan meningkatkan performa bekerja menjadi lebih baik.

Hal positif lain yang didapat bahwa semakin banyak bidang yang dikuasai dan menambahnya ilmu di bidang lain sehingga dapat memperkaya kualitas performa pekerja. Dengan meningkatnya performa bekerja diharapkan dapat memberikan kontribusi yang lebih baik terhadap organisasi sehingga tercipta iklim bekerja yang positif dalam rangka mewujudkan visi dan misi organisasi.

Daftar Pustaka

• Handoko, T Hani. 1996. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:BPFE.
• Gibson dkk. 2006. Organisasi. Editor: Lyndon Saputra. Jakarta: Binarupa Aksara.
• Sunyoto, Danang. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Caps Publising.